Je čas! Je čas prispôsobiť obchodné procesy tak, aby fungovali efektívnejšie a zároveň bezpečnejšie. Lepšie digitálne pracovné postupy pomáhajú vo svete podnikania. Existuje čoraz viac platforiem a riešení, ktoré dokážu pomôcť so všetkým, od absolútne štandardných procesov až po špecializované aplikácie vo výklenkoch. Jedným z týchto štandardných procesov, ktorý možno vďaka digitálnym riešeniam výrazne zlepšiť, je zber podpisov.
V tomto článku vysvetlíme, čo je digitálny "podpisový workflow" a ako vám samotným, vašej spoločnosti alebo vašej sieti pomôže, ak sa spoľahnete na zmysluplnú digitalizáciu.
Analógové verzus digitálne. Ako získať podpisy.
Samozrejme, existuje aj "old-school" variant: Podpisovanie perom na papier. To tiež nestojí veľa - najmä ak ste podpisujúcou osobou vy - a niekedy sa zdá "honosnejšie" alebo dokonca formálnejšie. Najmä v kombinácii so skutočným stretnutím. Vlastnoručný podpis je aj tak právne platný.
Druhý pohľad odhalí "krysí chvost": veľmi zložitý, prácny a na zdroje náročný proces (tlač, skenovanie, frankovanie, odosielanie, čakanie na návratku atď.). To tiež znamená: mediálne prestávky, ktoré oslabujú dôkaznú hodnotua v neposlednom rade: Získanie alebo čakanie na podpísanú a vrátenú zmluvu je časovo veľmi náročné.
Alternatívou je digitálny alebo elektronický podpis: Z technického hľadiska ide o kryptografickú metódu založenú na asymetrických šifrovacích algoritmoch. Umožňuje overiť pravosť dokumentu a totožnosť podpisovateľa. Ďalšie informácie. To, čo je v pozadí technicky zložité a vysoko bezpečné, je v popredí ukryté v ľahko použiteľnom používateľskom rozhraní. V konečnom dôsledku je právne platné digitálne podpisovanie také jednoduché ako uskutočnenie bankového prevodu online.
Rozdiel medzi právne platným elektronickým podpisom a bezcenným podpisom.
V podnikateľskom svete sa totiž ešte všeobecne neprijalo, že vydávanie a získavanie digitálnych podpisov musí byť v súlade s prísnymi usmerneniami. Je to preto, že najvyššiu úroveň bezpečnosti, ako ju presne upravuje nariadenie eIDAS, neposkytuje nespočetné množstvo webových nástrojov.
Obrázkové podpisy predstavujú veľký problém. Digitálny obraz vlastného podpisu nie je platným digitálnym podpisom a nespĺňa žiadnu normu. Neexistuje spôsob, ako overiť totožnosť podpisovateľa alebo zabezpečiť integritu (dokument nebol pozmenený) dokumentu. S obrázkovým podpisom sa dá ľahko manipulovať.
Inak je to so zaručeným alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom. Tieto dva štandardy elektronického podpisu zaručujú veľmi vysokú bezpečnosť pre všetky strany zapojené do procesu podpisovania. Mnohí dodávatelia, najmä európski, sa zamerali na tieto dva štandardy. Viac informácií
Ako však môžete zistiť alebo skontrolovať, ktorý štandard získaný digitálny podpis spĺňa, alebo či bol podpis dokonca zmanipulovaný?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"V zásade existujú rôzne spôsoby digitálneho podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. Napriek navonok rovnakému vzhľadu digitálnych podpisov na konečnom dokumente sa status príslušného typu digitálneho podpisu a jeho záväznosť líšia."
QES, AES, EES: Všetky štandardy elektronického podpisu v skratke
Existujú rôzne typy digitálnych podpisov a v závislosti od aplikácie a požiadaviek je potrebné vybrať konkrétny podpisový štandard. Právnym základom v EÚ je nariadenie eIDAS, ktoré definuje požiadavky na jednotlivé formy. V tomto článku sú vysvetlené tri najdôležitejšie podpisové štandardy a ich rôzne vlastnosti.V prípade jednoduchého elektronického podpisu alebo popisku k obrázku nie je možné zistiť žiadnu manipuláciu. Stručne povedané, iba podpis, ktorý možno overiť verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy, ako napríklad sproof sign, sa špecializujú na vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov aj na integrované overovanie akéhokoľvek dokumentu.
V prípade jednoduchého elektronického podpisu alebo popisku k obrázku nie je možné zistiť žiadnu manipuláciu. Stručne povedané, iba podpis, ktorý možno overiť verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy, ako napríklad sproof sign, sa špecializujú na oboje: vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov a integrované overovanie akéhokoľvek dokumentu.
Sila pracovného postupu: Získajte externé digitálne podpisy len v 5 krokoch
1) Pridajte obchodné kontaktySamozrejme! Ak chcem vydať dokument na podpis, prvým krokom je poznať kontaktné údaje. Vo väčšine prípadov sa žiadosti o podpis vybavujú prostredníctvom poštovej adresy, pretože poštová adresa už poskytuje dobrý základ na overenie druhej strany. V prípade zaručeného elektronického podpisu (AES) je preukázanie totožnosti priamo spojené s osobnou poštovou adresou. Preto protistrana vydá digitálny podpis s rovnakou poštovou adresou, aká bola použitá na žiadosť o podpis.
Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je už od začiatku žiadosti o podpis jednoduchá správa kontaktných údajov. Často používané kontakty sa spravidla automaticky navrhujú počas procesov zberu a všetky kontaktné údaje sa automaticky vkladajú do zjednodušeného systému správy kontaktov, kde ich možno prezerať a upravovať.
3) Definujte sekvencie a roly podpisovania. Existuje niekoľko prípadov použitia, v ktorých chcete zabrániť tomu, aby dokument na podpis dostalo viacero kontaktov súčasne. Prípadom použitia by mohlo byť, že vedenie by malo podpísať po zástupcoch dvoch ďalších oddelení a nakoniec sekretárka dostane dokument na nahliadnutie alebo na konečné stiahnutie.
4) Definovanie pozícií pre podpis. Jednou z najdôležitejších funkcií každej podpisovej platformy je "definovanie pozícií pre podpis". Tým môžete presne definovať, na ktorej stránke, kto, kde sa má podpísať. Pomocou funkcie sproof sign je možné nastaviť aj veľkosť podpisovej karty.
5) Nastavenie termínu podpisu a odoslanie pripomienok. V poslednom kroku pracovného postupu vám väčšina komplexných riešení na podpisovanie typu "všetko v jednom" umožňuje nastaviť termín, napísať priateľský (až špecifický) text výzvy a, čo je najdôležitejšie, automaticky pripomenúť príjemcom tento termín. Výrazne sa tak zvyšuje úspešnosť prijatia spolupodpísaného dokumentu načas. Nehovoriac o tom, že tento workflow aj tak výrazne minimalizuje "čas do rozhodnutia".
6) (Voliteľné:) Overenie získaných podpisov priamo v programe sproof sign. Ako bolo uvedené vyššie, je dôležité vytvoriť si predstavu o tom, že kvalifikovaný a zaručený elektronický podpis zaručuje najvyššiu úroveň bezpečnosti, pretože jeho platnosť možno veľmi jednoducho overiť. Priamo integrovaný mechanizmus overovania - ako je k dispozícii v programe sproof sign - umožňuje úplnú sledovateľnosť a bezpečnosť dôležitých schvaľovacích procesov.
Digitálny podpis z pohľadu pozývajúcej osoby
Pre pozývajúcu osobu je dôležité, aby sa všetky podpisy vrátili včas. Rozhodujúci je nízkoprahový vstup do podpisovej platformy. sproof sign tento proces optimalizoval:
- Ako bolo opísané, pozývajúca osoba odošle dokument na podpis poštou.
- Pozvaná osoba dostane mail, klikne na odkaz a môže dokument podpísať priamo bez registrácie (!).
- Ak sa vyžaduje kvalifikovaný podpis a pozvaná osoba ešte nemá existujúcu identifikáciu QES (možnosť kvalifikovaného podpisu), pozvaná osoba je po registrácii prevedená priamo procesom identifikácie.
- Pozvanej osobe nikdy (!) nevzniknú žiadne náklady.
- Ak už je osoba používateľom sproof sign, môže samozrejme dokument založiť alebo v prípade potreby postúpiť na ďalšie podpísanie, uložiť do zásobníka, delegovať žiadosti o podpis atď.
Chcete začať? Zaregistrujte sa teraz zadarmo a získajte svoj prvý podpis
Nájdete ho len na stránke sproof sign. Urobili sme všetko pre to, aby sme našim používateľom umožnili čo najjednoduchší štart do sveta digitálnych podpisov. Vďaka bezplatnému súkromnému účtu môžete platformu okamžite používať a sami si vytvoriť svoje prvé digitálne podpisy alebo ich získať bez bariér v celej Európe.
Viac záznamov na blogu
Digitálny podpis sa dostáva do rakúskych advokátskych kancelárií.Úspešný príbeh PÖTTINGERSmernica NIS-2 a digitálne podpisy: krok k vyššej bezpečnosti v digitálnom svete"značka sproof nás presvedčila". LeasePlan integruje značku sproof do veľkého projektu.Najmodernejšie zabezpečenie a ochrana údajov: PMU sa spolieha na sproof sign
