LeasePlan je globálna spoločnosť špecializujúca sa na poskytovanie riešení v oblasti lízingu automobilov a správy vozového parku. Spoločnosť LeasePlan spravuje vozový park s viac ako 1,9 milióna vozidiel a ponúka spoločnostiam všetkých veľkostí komplexné služby pre ich úžitkové vozidlá. Pri výbere vhodného poskytovateľa na digitalizáciu podpisových procesov bola pre konkrétny prípad použitia vybraná spoločnosť sproof sign.
Portrét
Názov spoločnosti: LeasePlan
Krátky popis projektu:"Špeciálny prípad si vyžiadal integráciu platformy digitálneho podpisu pre interakciu medzi niektorými z našich hlavných zákazníkov."
Prečo sproof sign:"Jednou z výhod sproof sign je veľmi jednoduché spracovanie veľkých objemov dokumentov, ktoré sa majú podpísať (nahrávanie dokumentov u dávkové podpisovanie)."
Roland Woerle, externý manažér IT projektov
Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?
Woerle: "Už sme používali podpisovú platformu pre elektronické podpisy a boli sme s ňou v podstate spokojní. Pre potrebné vydanie približne 4 000 zmlúv pre 1 500 zákazníkov B2B sme museli nájsť nové riešenie, aby sme mohli zmluvy vyplniť úplne elektronicky, odoslať ich a postúpiť našim zákazníkom v podpisovom obehu.
Našou úlohou bolo nájsť poskytovateľa, ktorý by technicky zvládol tieto objemy, umožnil technický štandard kvalifikovaných podpisov a bol flexibilný voči našim detailným požiadavkám.
S týmito požiadavkami sme oslovili viacerých poskytovateľov, ale najlepšie riešenie sme našli v spoločnosti sproof sign."
Prečo bol projekt založený výlučne na kvalifikovanom podpise? Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní vhodného poskytovateľa elektronického podpisu?
Woerle: "Niektorí naši zákazníci alebo dodávatelia chceli podpisovať zmluvy len kvalifikovaným elektronickým podpisom, iným stačil aj zaručený podpis. Z tohto dôvodu sme museli pružne reagovať na požiadavky."
Hovoríte o "zložitých podpisoch". Ako by ste opísali prípad použitia podpisu sproof?
Woerle: "V spoločnosti LeasePlan zachovávame prístup k zákazníkom orientovaný na služby a podľa možností vždy pružne reagujeme na rôzne potreby zákazníkov. Tak to bolo aj v prípade získavania podpisov na zmluvné dokumenty. Naším cieľom bolo predvyplniť približne 4 000 zmlúv všetkými zmluvnými údajmi a pripraviť ich pre oprávnených signatárov tak, aby ich bolo možné len skontrolovať, jednoducho podpísať a vrátiť bez väčšej námahy."
Takže podpis zásobníka sa používal veľmi intenzívne?
Woerle: "Dávkový podpis využívali najmä naši dodávatelia, ktorí museli spolupodpisovať zmluvy so zákazníkmi. Oceňovali, že mohli podpísať všetky zmluvy, ktoré dovtedy dostali, kvalifikovaným podpisom len raz týždenne. Túto funkciu sme vopred intenzívne testovali a pokiaľ objem dát jednotlivých dokumentov nebol príliš veľký, tento proces fungoval bez problémov."
"Jednou z výhod programu sproof sign je veľmi jednoduchá manipulácia s veľkými objemami podpisovaných dokumentov (nahrávanie dokumentov a dávkové podpisovanie)."
Roland WoerleManažér IT projektov
Aká bola spätná väzba zo strany zákazníka - bol digitálny podpis akceptovaný?
Woerle: "Naša zákaznícka základňa siaha od malých a stredných podnikov až po najväčšie národné a medzinárodné korporácie. Prijímanie digitálnych podpisov sa však veľmi líšilo. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti boli zaujaté bezproblémovým procesom bezpapierových podpisov, boli aj iné spoločnosti, ktoré buď nechceli podpisovať zmluvy digitálne, alebo ich interné pravidlá to neumožňovali. V týchto prípadoch si zákazníci mohli stiahnuť zmluvy vo formáte PDF, podpísať ich ručne a potom ich opäť podpísať pomocou aplikácie Sproof.
V tomto vidím pre Rakúsko určitý náskok a dúfam, že spoločnosti ako Sproof s domácim riešením vytvoria potrebnú dôveru a umožnia našim spoločnostiam bezpečné, dôveryhodné a plne digitalizované riešenie, mnohé zefektívnenie procesov, úsporu času a nákladov."
Aké normy týkajúce sa bezpečnosti údajov a súladu s predpismi musí softvérové riešenie spĺňať vo vašej spoločnosti?
Woerle: "Samozrejme, bolo dôležité, aby podpisové riešenie spĺňalo všetky požiadavky na ochranu údajov. Keďže ide o cloudové riešenie, nemuseli sme sa starať ani o hosting dokumentov."
Čo sa vám na značke sproof páči najviac?
Woerle: "Okrem technických vlastností bola pre nás rozhodujúca rýchla reakcia a realizácia našich požiadaviek a dobrá spolupráca s tímom sproof. sproof bol pri riešení veľmi dynamický a profesionálny, čo sme na projekte veľmi ocenili. Nakoniec všetko prebehlo veľmi hladko a boli sme veľmi spokojní. "
Viac záznamov na blogu
Digitálna udržateľnosť v hotelierstve a gastronómii: HOGAST šetrí merateľné zdroje pomocou značky sproofConstantin Graf z Viedne porovnáva softvérové nástroje "Made in Europe".Súlad s GDPR: čo musíte vedieť, ostatné je dobrovoľnéAko funguje kvalifikovaný digitálny podpis? Vyžiadanie elektronických podpisov - získanie viacerých digitálnych podpisov prostredníctvom e-mailu (interných a externých)
