Právne platný elektronický podpis

Stále existujú nejasnosti: rôzne, často veľmi podobné pojmy, ako napríklad písomná forma, písomná forma, voľná forma, ručne písaná forma, spôsobujú zmätok pri spracovaní zmlúv. Z tohto dôvodu sa ľudia, žiaľ, stále často uchyľujú k peru, papieru a ťažkopádnym poštovým kanálom, keď treba niečo podpísať.

V tomto článku vysvetlíme, pre ktoré prípady použitia je digitálny podpis 100 % právne platný a zaručuje najvyššiu dôkaznú hodnotu a vysledovateľnosť. Malý "spoiler": Existuje len veľmi málo výnimočných prípadov, keď elektronický podpis nie je povolený. V opačnom prípade proces digitálneho podpisu "prekonáva" analógový podpis v každom prípade z dôvodu technickej nefalšovateľnosti a najvyššej dôkaznej hodnoty.

Aká je funkcia zmlúv?

V podstate je to zrejmé: podpísaním zmluvy všetky zúčastnené strany súhlasia s podmienkami a povinnosťami stanovenými v zmluve. Uzavretie zmluvy zabezpečuje, že všetky zmluvné strany si splnia svoje povinnosti a že ich práva a záujmy sú chránené. Okrem toho môže podpísaný dokument slúžiť ako dôkaz v prípade konfliktu a pomôcť obstáť na súde. Najefektívnejší spôsob podpisovania zmlúv je digitálny.

Či už analógové alebo digitálne: Čo znamená sloboda formy pre zmluvy?

V európskych krajinách sú zmluvy vo všeobecnosti platné bez predpísanej formy. To znamená, že neexistujú žiadne predpisy týkajúce sa spôsobu, akým musia byť zmluvy podpísané. Povolená je napríklad elektronická, písomná alebo dokonca ústna forma (pozri § 883 ABG). V konečnom dôsledku sa na konkrétnom type podpisu môžu dohodnúť samotné zmluvné strany.

Hoci neexistujú žiadne právne požiadavky na to, ako podpisovať zmluvy, ktoré nepodliehajú žiadnym požiadavkám na formu, na mnohé obchodné účely sa odporúča opatrnosť! Bolo by chybou podpisovať dôležité zmluvy, ktoré nepodliehajú žiadnym formálnym požiadavkám, nízkym štandardom elektronického podpisu. Ak ide o zmluvy s vysokými dohodnutými sumami alebo s vysokým rizikom zodpovednosti, rozhodne by sa mal použiť vysoký štandard elektronického podpisu.

Niektoré zmluvy si zo zákona vyžadujú písomnú formu.

Pri niektorých typoch zmlúv je ochrana jednej zo zmluvných strán obzvlášť dôležitá, a preto zákon vyžaduje písomnú formu. V právnej terminológii sa táto forma označuje ako písomná forma. Na splnenie písomnej formy alebo písomnej formy sa zo zákona vyžaduje vlastnoručný podpis oboch zmluvných strán. V Rakúsku je písomná forma upravená v § 886 ABGB, v Nemecku v § 126 ods. 1 BGB.

Tu je dobrá správa zakotvená v zákone: Podľa § 126a BGB (DE) možno zákonom predpísanú písomnú formu nahradiť elektronickou formou, ak zákon neustanovuje inak. Všeobecne platí, že nariadenie eIDAS, ktoré platí v celej Európe od roku 2016, upravuje technické a obsahové požiadavky na elektronické podpisy a má prednosť pred vnútroštátnymi zákonmi.

Ak sa výslovne vyžaduje "písomná forma", na podpisovanie v súlade s právnymi predpismi možno použiť kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je preto dôležité pochopiť, že pojmy "písomná forma" alebo "písomná forma", ktoré zvyčajne znamenajú písanie rukou a na papier, v žiadnom prípade nevylučujú digitálne metódy. Digitálny podpis môže byť stopercentne rovnocenný s "vlastnoručným podpisom".

Wills & Co. V ojedinelých prípadoch stačí len "mokrý podpis".

Vlastnoručný podpis sa pri uzatváraní zmlúv a podpisovaní dokumentov vyžaduje len vtedy, ak to výslovne (!) predpisuje právny predpis alebo zmluvné dojednanie medzi stranami.

Okrem niektorých dokumentov z oblasti dedičského práva, ako sú závety (ktoré musia byť dokonca vlastnoručne podpísané) a niektoré iné notárske listiny, existujú niektoré významné príklady typov dokumentov, ktoré môžu byť zo zákona podpísané len vlastnoručne, najmä v oblasti ľudských zdrojov.

Jedným z príkladov je ukončenie pracovného pomeru výpoveďou alebo dohodou o skončení pracovného pomeru podľa § 623 nemeckého občianskeho zákonníka (BGB) v nemeckom (!) práve. Žiadna forma elektronického podpisu tu nemôže nahradiť písomnú formu, pretože elektronická forma je podľa § 623 BGB výslovne vylúčená zákonom.

Veľká komplikácia v nemeckej politike digitalizácie bola nedávno predmetom kontroverznej diskusie v mnohých médiách. Od roku 1995 musia zamestnávatelia v Nemecku zaznamenávať najdôležitejšie zmluvné podmienky písomne a odovzdávať ich zamestnancovi na podpis v súlade s nemeckým zákonom o dokazovaní (NachwG): Záznam o podstatných pracovných podmienkach (§ 2 NachwG). Hoci smernica EÚ (nariadenie eIDAS) povoľuje elektronický prenos, v Nemecku nie je povolené poskytovať dôkazy o podstatných zmluvných podmienkach v elektronickej forme. Dokonca ani kvalifikovaný elektronický podpis nespĺňa požiadavky zákona o overovaní.

Naše osobné hodnotenie: Bude len otázkou času, kedy sa nevyhnutná ofenzíva digitalizácie, najmä v oblasti ľudských zdrojov, pozitívne prejaví aj v legislatíve a zákon o overovaní bude veľmi skoro opäť novelizovaný.

Okrem toho už existujú "obchádzky" aj pre tento špeciálny prípad, aby sa čo najviac obmedzilo množstvo potrebného papiera a času a aby sa mediálne narušenia obmedzili na minimum. Funguje to napríklad vďaka ďalším dokumentom, ktoré sa podpisujú analogicky v súlade so zákonom, ale digitálna kópia sa stále spravuje a ukladá centrálne v digitálnom archíve.

Úplne bez rizika: podpisujte digitálne a v súlade s požadovanými formálnymi požiadavkami.

Bez ohľadu na to, či ide o analógový alebo digitálny podpis, vnútroštátne právne predpisy upravujú predovšetkým to, či a ako zmluva podlieha formálnym požiadavkám. Keď ste získali prehľad a rozhodli ste sa ísť digitálnou cestou, ktorá šetrí čas, nariadenie eIDAS (elektronická identifikácia, autentifikácia a dôveryhodné služby) platí ako platný rámec vo všetkých členských štátoch EÚ/EHS. Tento právny rámec by mal urýchliť digitálnu transformáciu v celej Európe, umožniť obchodné procesy bez mediálnej diskontinuity a uľahčiť bezpečné elektronické procesy medzi 28 jednotlivými trhmi.

Veľká časť eIDAS upravuje otázky bezpečnej digitálnej identity a bezpečných elektronických podpisov. Ak teda, ako už bolo uvedené, nie je elektronický podpis výslovne vylúčený vnútroštátnymi právnymi predpismi, zmluvy sa môžu podpisovať v súlade s usmerneniami eIDAS. Nariadenie v zásade rozlišuje tri typy elektronických podpisov: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Pre všetky podnikateľské subjekty je dôležité získať dobrý prehľad o zmluvných procesoch v spoločnosti, aby sa mohli rozhodnúť, ktorý štandard podpisu je vhodný pre ten ktorý zmluvný proces.

Odporúčame podrobne si prečítať náš prehľadový článok o podpisových štandardoch. V kombinácii s týmto článkom sa budete môcť rozhodnúť, ktoré z vašich zmlúv by ste mali podpisovať ktorým štandardom.

Tu je bežný praktický príklad podpisu, ktorý nie je právne platný:

Príklad e-mailu: Rozhodnutia, ktoré sú vykonané ako text v e-maile, podliehajú písomnej forme, aby boli právne platné. To znamená, že písomný podpis musia pripojiť všetky zmluvné strany. V tomto prípade sa často stáva, že digitálne podpisy sú nedostatočné. Tieto postupy nie sú právne platné:

• Vytlačiť, podpísať, znovu naskenovať, odoslať (prerušenie média)
• Umiestnenie obrazu podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis)

V tomto prípade by bol právne platným spôsobom len kvalifikovaný elektronický podpis.

Záver

Sme presvedčení, že napriek všetkým digitalizačným ofenzívam a novým metódam bezpapierového podnikania bude podpis vždy nevyhnutnou súčasťou rozhodnutí a schvaľovania všetkého druhu. To znamená, že musí byť zaručená bezpečnosť a dodržiavanie predpisov, najmä v profesionálnom sektore.

Práve tu sa prejavuje sila platforiem pre digitálny podpis, ako je napríklad sproof sign: technicky zložité procesy sú riešené na pozadí. Napríklad pri kvalifikovanom elektronickom podpise sa stačí identifikovať len raz. Platforma vás prevedie celým 10-minútovým procesom.