Inovatívne riešenia pre udržateľnú budúcnosť: partnerstvo medzi spoločnosťami sproof sign a Energie AG Oberösterreich

Burger: "Rozhodli sme sa implementovať riešenie digitálneho podpisu, aby sme vyriešili dve kľúčové výzvy. Po prvé, uvedomili sme si, že v našich procesoch s koncovými zákazníkmi sa často stretávame s mediálnou diskontinuitou. Veľa informácií sa predkladalo v papierovej podobe, čo viedlo k časovo náročným manuálnym procesom zaznamenávania, archivácie a ďalšieho spracovania. Táto mediálna diskontinuita výrazne spomaľovala naše procesy. Digitalizáciou týchto procesov a zavedením digitálnych podpisov sa nám podarilo odstrániť toto úzke miesto a zvýšiť efektivitu

Okrem toho nás pandémia COVID-19 prinútila prispôsobiť naše interné procesy. Tradičný spôsob fyzického podpisovania dokumentov už nebol praktický kvôli cestovným obmedzeniam a nariadeniam home office. V záujme zachovania obchodných činností sa ukázala potreba zaviesť digitálne riešenie. V tejto súvislosti sme hľadali riešenie, ktoré by nám poskytlo potrebnú flexibilitu."

Burger: "Digitálne podpisy používame na rôzne aplikácie. Na jednej strane ho používame v kontakte so zákazníkmi, napríklad keď chce zákazník uzavrieť zmluvu alebo potrebuje potvrdiť poskytnutú službu. Ďalším prípadom použitia je interné použitie, najmä v situáciách, ako je rýchle zavedenie nových predpisov, napríklad nariadenia o home office. V jednom takomto prípade sme museli rýchlo spracovať dokumenty pre 1500 zamestnancov, čo by pri bežných papierových procesoch nebolo možné. Na zvládnutie tohto procesu sme použili interné riešenia, ktoré sú integrované prostredníctvom špeciálne vyvinutej aplikácie. Bol implementovaný schvaľovací proces, v ktorom dokumenty najprv schválili priami nadriadení a až potom boli odoslané zamestnancom pomocou preddefinovaných podpisových zástupcov."

Burger: "Ako dodávateľ energie s kritickou infraštruktúrou pôsobíme vo vysoko regulovanej oblasti. Ochrana údajov je pre nás mimoriadne dôležitá, pretože neustále pracujeme s osobnými údajmi. Preto bolo kľúčové nájsť poskytovateľa v bezprostrednej blízkosti, najlepšie v Rakúsku alebo aspoň v Európe. Americký poskytovateľ by bol spojený s príliš mnohými neistotami a problémami, keďže nemôžeme riskovať. Naša politika sa preto jednoznačne zameriava na európskych poskytovateľov, aby sme zabezpečili splnenie požiadaviek nariadenia GDPR a minimalizovali riziká v oblasti ochrany údajov."

Burger: "Okrem GDPR sú pre nás veľmi dôležité aj ďalšie normy, napríklad ISO 271001, ktorá je pre nás obzvlášť dôležitá, pretože sme sami certifikovaní a očakávame, že naši dodávatelia budú schopní spĺňať rovnaké bezpečnostné normy ako my. Vykonávame tiež pravidelné bezpečnostné audity, aby sme zabezpečili, že naša infraštruktúra je vždy chránená. Tieto audity sa vykonávajú každoročne, aby sme včas identifikovali potenciálne zraniteľnosti a odstránili ich skôr, ako dôjde k bezpečnostným incidentom, ktoré môžu byť veľmi nákladné."

Burger: "Máme už niekoľko rôznych vlastných riešení, čo nás naučilo, ktoré funkcie sú pre nás mimoriadne dôležité a ktoré nám nemôžu ponúknuť potrebnú flexibilitu. Pri hodnotení potenciálnych poskytovateľov sme preto definovali konkrétne požiadavky vrátane možnosti presúvať miesto podpisu podľa potreby a upravovať škálovanie, ako aj možnosti používateľov flexibilne konfigurovať svoju podpisovú rolu. Toto sme nenašli všade. Prioritou bola aj možnosť integrácie do existujúcich procesov, najmä prostredníctvom rozhrania REST API, aby sme zabezpečili bezproblémovú integráciu do našich pracovných postupov. "

Burger: "Na základe prieskumu medzi našimi kľúčovými používateľmi, ktorí produkt často používajú, bol kladne hodnotený najmä aspekt použiteľnosti. Používateľské rozhranie je intuitívne navrhnuté, čo používateľom zjednodušuje proces podpisovania. Bez problémov funguje aj na mobilných zariadeniach, čo naši zamestnanci vysoko oceňujú. Okrem toho na používanie produktu nepotrebovali takmer žiadne školenie. To výrazne minimalizovalo úsilie na školenie a bolo pre nás veľkou výhodou. Ďalším pozitívnym aspektom je možnosť voľne konfigurovať podpisové pečiatky. To nám umožňuje pokryť rôzne požiadavky a podporiť jednotlivé procesy. Iné podpisové riešenia túto výzvu jednoducho nedokázali splniť."

Burger: "V súčasnosti sme vo fáze testovania integrácie so systémom SAP pre proces tvorby ponúk. V tomto procese sa vytvárajú, schvaľujú a podpisujú cenové ponuky pred ich odoslaním zákazníkovi. Táto integrácia už bola nastavená a bude sa postupne zavádzať od leta. Niečo, čo by pravdepodobne tiež malo potenciál, je naša interná oblasť ľudských zdrojov. Máme približne 4 500 zamestnancov, ktorých je potrebné podporovať. Samozrejme, všetko, čo funguje digitálne a odkloní sa od papiera, je obrovskou pákou."