Najdôležitejšie fakty v skratke

• Podpisová platforma je centralizované, auditovateľné riešenie na elektronické podpisovanie, správu a audit dokumentov.
  
• Moderné platformy podporujú viacero úrovní podpisu eIDAS a umožňujú automatizované procesy podpisovania a schvaľovania.
  
• Pôvod poskytovateľa určuje právnu kontrolu vašich údajov: Európske platformy podliehajú výlučne nariadeniu GDPR a vyhýbajú sa rizikám vyplývajúcim z amerických zákonov, ako je napríklad zákon CLOUD.

Čo je to podpisová platforma?

Podpisová platforma je centralizovaný softvér odolný voči auditu , ktorý riadi celý proces súvisiaci s elektronickými podpismi:

• Vytváranie a nahrávanie dokumentov
• Definovanie pracovných postupov podpisovania
• Identifikujte zainteresované strany
• Poskytnúť podpisy
• Dokumentačné auditné záznamy
• Archivácia v súlade s právnymi predpismi

Čím sa odlišuje platforma od nástroja na podpisovanie?

Digitálne podpisy sú dnes štandardom. Ale ako sa podpisuje, určuje právnu platnosť, bezpečnosť a účinnosť.

Podpisový nástroj zvyčajne digitalizuje len vlastnoručný podpis. Na druhej strane podpisová platforma kontroluje celý proces podpisovania a zabezpečuje súlad.

Kritérium	Nástroj na podpisovanie	Profesionálna podpisová platforma
Účel	Rýchle digitálne podpisovanie jednotlivých dokumentov	Bezpečné a efektívne riadenie celých podpisových procesov
Rozsah funkcií	Základná funkcia podpisu – zvyčajne len EES	Pracovné postupy, overovanie identity, archivácia, audit trail, automatizácia, všetky podpisové štandardy eIDAS (EES, FES, QES)
Rozsah systému	Samostatná aplikácia alebo malý prídavný modul	Centralizovaná firemná platforma s integráciou do CRM/ERP/HR
Príklad použitia	“Vložiť podpis” do dokumentu	Odosielanie dokumentov, definovanie podpisových rolí, sledovanie stavu, archivácia v súlade so zákonom
Dodržiavanie predpisov	Rozdiely v závislosti od poskytovateľa; zvyčajne len jednoduchý právny účinok	Právna suverenita EÚ, súlad s eIDAS a GDPR, odolnosť voči auditu GoBD
Škálovanie	Vhodné na príležitostné podpisy	Spoľahlivosť aj pri veľkých objemoch a zložitých procesoch
Cieľová skupina	Jeden používateľ, jednoduché požiadavky	Spoločnosti, orgány, regulované odvetvia

Strategické jadro: súlad a súlad s eIDAS

Pre európske spoločnosti sú najprísnejšími kritériami právne základy eIDAS a GoBD (porovnateľné normy v Nemecku a Rakúsku). Aby sa digitálne podpisy mohli používať v súlade s právnymi predpismi, musia podpisové platformy spoľahlivo spĺňať tieto regulačné požiadavky:

1. trojica eIDAS: EES, FES a QES

Nariadenie EÚ o eIDAS definuje tri úrovnepodpisu . Podpisová platforma musí byť schopná poskytnúť každú z týchto úrovní pre príslušný prípad použitia.

*Príklady sa môžu líšiť v závislosti od krajiny a interných smerníc, a preto by mali slúžiť len ako pomôcka na pochopenie! Konkrétny prípad konzultujte s právnym poradcom alebo naším obchodným oddelením.

! QES je jediná forma podpisu, ktorá je právne rovnocenná vlastnoručnému podpisu. Nie každá platforma ponúka QES – spoločnosti by si to mali pred výberom overiť, aby sa vyhli mediálnym poruchám v následnom procese.

2. zabezpečenie auditu prostredníctvom auditného záznamu

Podpísaný dokument je právne platný len vtedy, ak je celý proces plne vysledovateľný. Podpisová platforma kompatibilná s eIDAS, ako je napríklad sproof sign, automaticky vytvára auditnú stopu – protokol odolný voči manipulácii, ktorý dokumentuje čas, zúčastnené strany, použitý dôkaz totožnosti a podpisový štandard. To je kľúčom k bezpečnosti auditu a súladu s GoBD.

Prečo záleží na tom, či podpisová platforma pochádza z EÚ alebo z USA?

Procesy digitálneho podpisu nie sú len o pohodlí, ale aj o dôveryhodnosti:

• Kto chráni moje údaje?
• Ktoré zákony sa vzťahujú na uložené dokumenty?
• Kto je oprávnený k nemu pristupovať?
  

GDPR platí v Európe: Osobné údaje sa môžu odovzdávať len na základe právneho základu.

V USA sa uplatňuje aj zákon CLOUD Act: americké orgány môžu spoločnosti zaviazať, aby poskytli údaje,

• bez ohľadu na to, kde sú uložené.
• aj keď sa nachádzajú v EÚ.

To vedie ku konfliktu práv:

EÚ / DSGVO	USA / CLOUD Act
Prísna ochrana osobných údajov	Prístup orgánov za určitých právnych podmienok
Cieľ: Ochrana súkromia a suverenita údajov	Cieľ: Národná bezpečnosť a vyšetrovanie
Prístup len na základe jasného právneho základu a v rámci vymedzených rámcových podmienok	Poskytovatelia služieb s jurisdikciou USA môžu byť povinní odovzdať údaje na základe súdneho príkazu – bez ohľadu na to, či sú údaje uložené v USA alebo v EÚ.

Platforma sproof sign: inteligentné pracovné postupy, vďaka ktorým bude váš tím rýchlejší

Najväčší nárast efektívnosti spočíva v automatizácii zložitých procesov schvaľovania a podpisovania. Moderná platforma, ako je sproof sign, umožňuje definovať pracovné postupy podpisovania (napr. sekvenčné, paralelné, s podmienenými krokmi), ktoré automaticky postupujú dokumenty správnym ľuďom (so správnou úrovňou podpisu).

Spoľahnite sa na európsku zhodu a maximálnu automatizáciu už dnes. Dovoľte nám, aby sme vám na nezáväznej ukážke ukázali, ako sproof sign ako centrálna platforma urýchľuje vaše procesy a minimalizuje právne riziká. Objednajte si teraz demo a prediskutujte svoju stratégiu elektronického podpisu →