Reducerea costurilor - Semnături digitale - Departamentul Achiziții

Astăzi, sustenabilitatea este mai mult decât o simplă tendință, este o componentă-cheie a strategiei corporative. Uniunea Europeană a stabilit un cadru clar cu Standardele europene de raportare privind sustenabilitatea (ESRS), care se vor aplica începând cu 2024. Acesta include obligația de raportare ESG, conform căreia companiile trebuie să raporteze în mod regulat cu privire la subiectul sustenabilității în cadrul companiei lor. Aceste rapoarte acoperă aspectele de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) și sunt menite să sporească transparența cu privire la impactul nefinanciar al întreprinderii. Scopul este de a oferi părților interesate - inclusiv investitorilor, clienților și publicului - informații complete cu privire la practicile de sustenabilitate și la responsabilitatea socială a companiei.

Deși organizații precum HOGAST nu sunt supuse în mod direct cerințelor de raportare ESG, ele sunt totuși pionieri în demonstrarea modului în care acțiunile durabile pot arăta în practică. Decizia HOGAST de a trece la semnăturile digitale cu sproof sign este un exemplu impresionant al modului în care companiile pot utiliza inovația tehnologică pentru a-și reduce amprenta asupra mediului, crescând în același timp eficiența financiară.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, a declarat următoarele în cadrul unui interviu: "Pentru noi, ca societate, două aspecte au fost decisive în alegerea unei soluții de semnătură digitală. Unul dintre acestea a fost pandemia de corona, deoarece munca cu program redus și munca de acasă au însemnat că a trebuit să ne regândim, deoarece fără un nou sistem digital nu am mai fi putut semna contracte, facturi și comenzi.

Al doilea aspect, care a fost cu siguranță un subiect de discuție cu conducerea de ceva timp, este că noi, ca societate, ne-am concentrat în același timp pe digitalizare și durabilitate. Concentrându-ne pe acest aspect, am ajuns în cele din urmă în punctul în care am decis să semnăm totul digital și în care este posibil să renunțăm la toate facturile și contractele pe hârtie."

Randamentul investițiilor și durabilitatea

Această decizie a dat roade după doar 18 săptămâni. Implementarea sproof sign ca soluție de semnătură all-in-one a condus la o reducere semnificativă și la o eficientizare a activității administrative la HOGAST. Procesele de aprobare accelerate și timpii de așteptare reduși nu numai că au optimizat procesele de afaceri, dar au și contribuit semnificativ la reducerea costurilor.

Aceste economii pot fi cuantificate atât în termeni financiari, cât și de mediu: Timpul mediu economisit pentru fiecare flux de semnături digitalizate pe plan intern și extern, salariul orar brut al acelor lucrători care nu mai trebuie să se lupte cu pregătirea și gestionarea proceselor contractuale analogice, economiile de costuri pe foaie A4 economisită, emisiile de CO2 economisite și consumul de energie. Trebuie remarcat faptul că unii factori care ar putea influența valoarea adăugată reală nu au fost incluși în calcule, cum ar fi călătoriile de afaceri, costurile de stocare și arhivare, costurile pentru tehnologia de imprimare și scanare și dezavantajele financiare datorate timpilor lungi de așteptare pentru încheierea contractelor.

Combinația de beneficii economice și ecologice a făcut din sproof sign o investiție valoroasă din punct de vedere strategic

HOGAST este doar una dintre numeroasele companii care au beneficiat de pe urma implementării sproof sign în procesele sale operaționale existente. Dar care sunt mai exact cazurile de utilizare a semnăturilor digitale acolo? Dl Sigmond explică: "Practic, noi suntem legătura dintre clienții sau membrii noștri și furnizori. Cu toate acestea, acest lucru înseamnă, de asemenea, că toate facturile și comenzile trec prin HOGAST și, în unele cazuri, trebuie să le semnăm și să le contrasemnăm. Vă puteți imagina lanțul de semnături ca un triunghi între furnizor, membrii individuali și HOGAST.

Un exemplu în care semnătura digitală este utilizată și ajută este atunci când sunt adăugați furnizori noi. Există, de asemenea, contracte care trebuie să fie semnate. Înainte de a opta pentru o soluție de semnătură electronică, trebuia mai întâi să trimitem totul pe hârtie prin poștă și să așteptăm. Deoarece întreaga companie este formată de fapt din patru companii, în acest caz de utilizare partenerul furnizor trebuie să semneze o dată, iar HOGAST de patru ori. Putea dura între două și trei săptămâni până când totul ajungea înapoi la noi. Cu soluția digitală de la sproof sign, acest lucru este mult mai rapid.

Dar folosim semnătura electronică și pentru a înregistra livrările. Acest lucru se datorează faptului că toate confirmările de comandă de peste 7.500 de euro trebuie să fie contrasemnate de noi după ce clientul și furnizorul au semnat deja. Aceasta este o problemă de răspundere! HOGAST este, de asemenea, răspunzătoare pentru clienții săi în cazul în care aceștia dau faliment sau devin insolvabili. Apoi plătim facturile pentru membrii noștri, dar numai dacă confirmarea comenzii sau comanda a fost contrasemnată de noi în prealabil. Acesta este un aspect foarte important pentru membrii și furnizorii noștri."

Eficiență și sustenabilitate pentru viitor datorită sproof sign

Doar prin utilizarea semnăturilor digitale, HOGAST economisește în medie 10 minute pentru fiecare flux de semnături externe fără efort logistic și până la 20 de minute pentru fluxurile de lucru cu efort logistic. În plus, emisiile de CO2 ale companiei per foaie A4 pot fi reduse cu 0,008 kg și consumul de energie per foaie cu 0,0648 kWh. Dar și 0,14 euro pe foaie pentru costurile de imprimare și achiziții au fost complet eliminate de când lucrează cu sproof.

Cu ajutorul calculatorului ROI al sproof integrat pe site-ul web, companiile care fac obiectul ESRS își pot calcula acum și economiile potențiale, sporind astfel eficiența propriilor procese de afaceri și promovându-și obiectivele de sustenabilitate. Experiența HOGAST arată în mod clar că semnăturile digitale nu reprezintă doar o inovație tehnologică, ci pot aduce, de asemenea, o contribuție decisivă la un viitor mai durabil.