Este timpul! Este timpul să adaptăm procesele de afaceri pentru a lucra mai eficient și mai sigur. În lumea afacerilor, fluxurile de lucru digitale din ce în ce mai bune contribuie la acest lucru. Există din ce în ce mai multe platforme și soluții care pot ajuta la orice, de la procese absolut standard la aplicații speciale de nișă. Unul dintre aceste procese standard care poate fi îmbunătățit semnificativ datorită soluțiilor digitale este obținerea semnăturilor.
În acest articol, explicăm ce este un "flux de lucru pentru semnături" digitale și cum veți fi ajutați dvs., compania sau rețeaua dvs. dacă vă bazați pe digitalizarea sensibilă pentru acest caz de utilizare.
Analog versus digital: Cum obțineți semnături?
Desigur, există opțiunea "old-school": semnarea cu pixul pe hârtie. Privită izolat, nici aceasta nu costă mult - mai ales dacă sunteți persoana care semnează - și uneori pare mai "elegantă" sau chiar mai formală. Mai ales atunci când este combinată cu o întâlnire fizică. O semnătură scrisă de mână este oricum valabilă din punct de vedere juridic.
O a doua privire dezvăluie "coada șobolanului": un proces foarte complex, laborios și consumator de resurse (tipărire, scanare, ștampilare, trimitere prin poștă, așteptarea retururilor etc.). Aceasta înseamnă, de asemenea: ruperi de suport care diluează valoarea probantă, arhivare care necesită mult timp și, nu în ultimul rând: Obținerea sau așteptarea unui contract semnat și returnat consumă foarte mult timp.
Alternativa acum bine cunoscută: semnătura digitală sau electronică: Tehnic vorbind, aceasta este o metodă criptografică bazată pe algoritmi de criptare asimetrică. Aceasta face posibilă verificarea autenticității documentului și a identității semnatarului. Aflați mai multe. Ceea ce este complex din punct de vedere tehnic și foarte sigur în fundal este ascuns în prim-plan de o interfață utilizator ușor de utilizat. Semnarea digitală valabilă din punct de vedere juridic este în cele din urmă la fel de simplă ca efectuarea unui transfer bancar online.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Practic, există diferite modalități de a semna digital: simplă, avansată și calificată. În ciuda aspectului superficial identic al semnăturilor digitale pe documentul final, statutul tipului respectiv de semnătură digitală și natura sa obligatorie sunt diferite"
Cu o simplă semnătură electronică sau o legendă de imagine, nu este posibilă detectarea falsificării. Pe scurt: numai o semnătură care poate fi verificată de un serviciu de verificare aprobat public poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic. Platforme precum sproof sign sunt specializate atât în crearea de semnături la cele mai înalte standarde, cât și în verificarea integrată a oricărui document.
Fără limite, simplu, digital. Obținerea semnăturilor cu ajutorul unei platforme de semnătură electronică (în contextul întreprinderilor).
Platformele de semnături fac posibilă cartografierea mai mult sau mai puțin cuprinzătoare a proceselor de semnătură digitală, cunoscute și sub denumirea de fluxuri de semnături. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de obținerea semnăturilor. sproof sign este specializat 100% în emiterea și obținerea semnăturilor și excelează în aceste fluxuri de lucru.
Dar ce este un flux de lucru în contextul semnării documentelor?
În general, un flux de lucru este o secvență structurată de etape de lucru pentru a atinge un anumit obiectiv sau rezultat. Etapele de lucru individuale, secvența, responsabilitățile și dependențele acestora sunt definite în vederea realizării eficiente și eficace a activității.
Același lucru este valabil și pentru obținerea semnăturilor. Un bun instrument de semnătură electronică face posibilă cartografierea tuturor proceselor de aprobare imaginabile pentru a economisi timp și resurse umane. Toate acestea se fac garantând în același timp cele mai înalte standarde de securitate și conformitate în cadrul întreprinderii.
Puterea fluxului de lucru: Obțineți semnături digitale externe în doar 5 pași
1) Adăugați contacte de afaceriDesigur! Dacă vreau să aprob un document pentru semnătură, primul pas este să cunosc datele de contact. În majoritatea cazurilor, cererile de semnătură sunt procesate prin intermediul adresei de e-mail, deoarece adresa de e-mail este deja o bază bună pentru autentificarea celeilalte părți. În cazul semnăturii electronice avansate (AES), dovada identității este direct legată de adresa personală de e-mail. Aceasta înseamnă că cealaltă parte emite o semnătură digitală cu aceeași adresă de e-mail care a fost utilizată pentru solicitarea semnăturii.
Un avantaj al unei platforme de semnătură electronică este gestionarea simplă a datelor de contact încă de la începutul cererii de semnătură. De regulă, contactele utilizate frecvent sunt sugerate automat în timpul proceselor de colectare și toate datele de contact sunt introduse automat într-un sistem simplificat de gestionare a contactelor, unde pot fi vizualizate și modificate.
2) Definirea standardului de semnăturăAșa cums-a descris deja în detaliu, standardul de semnătură este esențial în ceea ce privește valoarea probantă dorită a unei semnături solicitate. Este important de știut că standardul de semnătură poate fi definit pentru contrapartea semnatară, dar nu trebuie să fie. De exemplu, dacă este vorba de un contract de mare importanță formală, se poate presupune semnătura electronică calificată sau se pot exclude din punct de vedere tehnic alte tipuri de semnături. Dacă cealaltă parte nu are opțiunea de a semna cu o semnătură calificată, un instrument de semnătură electronică vă va ghida automat prin procesul de identificare
3) Definirea secvențelor și a rolurilorExistădiverse cazuri de utilizare în care doriți să evitați ca mai multe contacte să primească un document pentru semnare în același timp. Un caz de utilizare ar putea fi acela în care conducerea ar trebui să semneze după ce reprezentanții altor două departamente și, în final, secretariatul primesc documentul pentru vizualizare sau pentru o descărcare finală.
4) Definirea poziției semnăturiiUnadintre cele mai importante caracteristici ale fiecărei platforme de semnături este "definirea spațiilor libere pentru semnături". Puteți defini exact pe ce pagină, cine trebuie să semneze și unde. Cu sproof sign, dimensiunea cardului de semnătură poate fi, de asemenea, ajustată.
5) Stabiliți un termen limită pentru semnare și trimiteți memento-uriÎnultima etapă a fluxului de lucru, cele mai cuprinzătoare soluții de semnătură all-in-one vă permit să stabiliți un termen limită, să scrieți un text de invitație prietenos (sau specific) și, cel mai important, să reamintiți automat destinatarului termenul limită. Acest lucru crește semnificativ rata de succes a primirii la timp a documentului contrasemnat. Ca să nu mai vorbim de faptul că acest flux de lucru minimizează semnificativ oricum "timpul până la decizie".
6) (Opțional:) Verificarea semnăturilor primite direct în sproof signAșa cumam menționat, este important să înțelegem că semnăturile electronice calificate și avansate garantează cel mai înalt nivel de securitate, deoarece validitatea lor poate fi validată foarte ușor. Un mecanism de verificare direct integrat - așa cum este disponibil în sproof sign - permite o trasabilitate și o securitate complete în procesele de aprobare importante.
Semnătura digitală din perspectiva persoanei invitate
Pentru persoana invitată este esențial ca toate semnăturile să fie returnate la timp. Accesul cu prag scăzut la platforma de semnături este crucial. sproof sign a optimizat acest proces:
- Așa cum este descris, persoana care invită trimite documentul pentru semnare prin e-mail
- Persoana invitată primește e-mailul, face clic pe link și poate semna documentul direct, fără să se înregistreze (!)
- Dacă este necesară o semnătură calificată și persoana invitată nu are încă o identificare QES existentă (opțiunea de a semna cu o semnătură calificată), persoana invitată este condusă direct prin procesul de identificare după înregistrare.
- Nu există niciodată (!) niciun cost pentru persoana invitată.
- Dacă sunteți deja un utilizator sproof sign:in, puteți, bineînțeles, să arhivați documentul sau, dacă doriți, să îl transmiteți pentru semnare ulterioară, să îl plasați în stivă, să delegați cereri de semnătură etc.
Doriți să începeți? Înregistrează-te acum gratuit și primește prima ta semnătură
Veți găsi acest lucru numai la sproof sign. Ne-am străduit să facem cât mai ușor pentru utilizatorii noștri să se inițieze în lumea semnăturilor digitale. Cu un cont privat gratuit, puteți utiliza imediat platforma și să vă faceți singuri primele semnături digitale sau să le obțineți fără bariere în întreaga Europă.
Mai multe intrări pe blog
Kyocera & sproof. Un mic basm al digitalizării.Contracte digitale, angajament real: FSJ și calea către o administrație fără hârtieSemnarea contractelor online în mod legal (și semnarea lor) - ce trebuie să știțiSecuritate și protecție a datelor de ultimă generație: PMU se bazează pe semnul sproofSemnarea digitală a rețetelor - teleclinica este un motor de inovare în domeniul telemedicinei
