Soluții inovatoare pentru un viitor durabil: parteneriatul dintre sproof sign și Energie AG Oberösterreich

Burger: "Am decis să implementăm o soluție de semnătură digitală pentru a aborda două provocări cheie. În primul rând, ne-am dat seama că ne confruntăm adesea cu o discontinuitate mediatică în procesele noastre cu clienții finali. O mulțime de informații erau transmise pe suport de hârtie, ceea ce ducea la procese manuale consumatoare de timp pentru înregistrare, arhivare și procesare ulterioară. Această discontinuitate mediatică ne-a încetinit considerabil procesele. Prin digitalizarea acestor procese și introducerea semnăturilor digitale, am reușit să eliminăm acest blocaj și să creștem eficiența

În plus, pandemia COVID-19 ne-a obligat să ne adaptăm procesele interne. Metoda tradițională de semnare fizică a documentelor nu mai era practică din cauza restricțiilor de călătorie și a reglementărilor de la biroul de origine. Necesitatea de a implementa o soluție digitală a devenit evidentă pentru a menține operațiunile de afaceri. În acest context, am căutat o soluție care să ne ofere flexibilitatea necesară."

Burger: "Folosim semnături digitale pentru diverse aplicații. Pe de o parte, le folosim în contactul cu clienții, de exemplu atunci când un client dorește să încheie un contract sau trebuie să confirme un serviciu furnizat. Un alt caz de utilizare este utilizarea internă, în special în situații precum implementarea rapidă a unor noi reglementări, cum ar fi regulamentul privind biroul de acasă. Într-un astfel de caz, a trebuit să procesăm rapid documente pentru 1 500 de angajați, ceea ce nu ar fi fost posibil cu procesele convenționale bazate pe hârtie. Pentru a gestiona acest proces, am folosit soluții interne care sunt integrate prin intermediul unei aplicații special dezvoltate. A fost implementat un proces de aprobare în care documentele au fost mai întâi aprobate de către supervizorii direcți înainte de a fi trimise angajaților, folosind spațiile predefinite pentru semnături."

Burger: "În calitate de furnizor de energie cu o infrastructură critică, operăm într-un domeniu foarte reglementat. Protecția datelor este extrem de importantă pentru noi, deoarece lucrăm în mod constant cu date cu caracter personal. Prin urmare, a fost esențial să găsim un furnizor în imediata apropiere, de preferință în Austria sau cel puțin în Europa. Un furnizor american ar fi fost asociat cu prea multe incertitudini și provocări, deoarece nu ne putem asuma niciun risc. Prin urmare, politica noastră se concentrează în mod clar pe furnizorii europeni pentru a ne asigura că respectăm cerințele GDPR și că reducem la minimum riscurile legate de protecția datelor."

Burger: "Pe lângă GDPR, alte standarde sunt de mare importanță pentru noi, cum ar fi ISO 271001, care este deosebit de important pentru noi, deoarece suntem noi înșine certificați și ne așteptăm ca furnizorii noștri să poată îndeplini aceleași standarde de securitate ca și noi. De asemenea, efectuăm periodic audituri de securitate pentru a ne asigura că infrastructura noastră este întotdeauna protejată. Aceste audituri sunt efectuate anual pentru a identifica din timp potențialele vulnerabilități și pentru a le corecta înainte de apariția incidentelor de securitate, care pot fi foarte costisitoare."

Burger: "Avem deja mai multe soluții interne diferite, ceea ce ne-a învățat ce funcții sunt deosebit de importante pentru noi și care nu ne pot oferi flexibilitatea de care avem nevoie. Prin urmare, atunci când am evaluat potențialii furnizori, am definit cerințe specifice, inclusiv posibilitatea de a muta semnatura în funcție de necesități și de a ajusta scalarea, precum și opțiunea ca utilizatorii să își configureze în mod flexibil rolul semnăturii. Nu am găsit acest lucru peste tot. De asemenea, am acordat prioritate capacității de integrare în procesele existente, în special prin intermediul API REST, pentru a asigura o integrare perfectă în fluxurile noastre de lucru. "

Burger: "În urma unui sondaj efectuat în rândul utilizatorilor noștri cheie, care folosesc produsul în mod frecvent, aspectul de utilizare a fost subliniat în mod deosebit în mod pozitiv. Interfața cu utilizatorul este concepută intuitiv, ceea ce simplifică procesul de semnare pentru utilizatori. De asemenea, funcționează fără probleme pe dispozitivele mobile, ceea ce este foarte apreciat de angajații noștri. În plus, aceștia au avut nevoie de puțină sau chiar deloc instruire pentru a utiliza produsul. Acest lucru a minimizat considerabil efortul de instruire și a reprezentat un mare avantaj pentru noi. Un alt aspect pozitiv este capacitatea de a configura liber ștampilele de semnătură. Acest lucru ne permite să acoperim diferite cerințe și să susținem procese individuale. Alte soluții de semnătură pur și simplu nu au reușit să facă față acestei provocări."

Burger: "În prezent, suntem în faza de testare a unei integrări cu SAP pentru procesul de ofertare. Aici se creează, se aprobă și se semnează ofertele înainte de a fi trimise clientului. Această integrare a fost deja configurată și va fi implementată treptat începând din vară. Un alt aspect care ar avea probabil potențial este zona noastră internă de resurse umane. Avem în jur de 4 500 de angajați care au nevoie de asistență. Bineînțeles, orice lucru care funcționează digital și care se îndepărtează de hârtie este o pârghie uriașă."