Procesele plictisitoare de semnare a contractelor sunt de domeniul trecutului - dar cum funcționează semnarea online a contractelor cu ușurință și în siguranță? În acest articol, veți afla cum se semnează contractele online sau cum se pot obține semnături pe internet. Ce este important, care sunt criteriile de calitate? Dar un "spoiler" în prealabil: Simplu & sigur pot, dar nu trebuie să lucreze împreună.
Semnătura electronică a venit pentru a rămâne
Este o chestiune de atitudine. Semnarea unui document are o anumită componentă estetică. Sigilezi o decizie cu ceva foarte personal: propria semnătură scrisă de mână. Această semnătură este adesea repetată și rafinată de-a lungul anilor și, în cele mai multe cazuri, rămâne neschimbată de-a lungul întregii vieți profesionale. Adesea, semnătura analogică a unui document este asociată cu o întâlnire, există mai multe părți la contract și, de multe ori, există ceva social în legătură cu aceasta. Oamenii se întâlnesc, își strâng mâna, semnează un document și apoi îl arhivează într-o arhivă mai mult sau mai puțin sigură. În cele mai multe cazuri, părțile sunt mulțumite și merg pe drumuri separate.
Cealaltă față a monedei este evidentă. Indiferent dacă doriți să cartografiați procesele de semnare interne sau externe. Aceasta necesită un nivel foarte ridicat de resurse, care pot fi irosite cu ajutorul semnăturii digitale. Digitalizarea proceselor de luare a deciziilor a ajuns deja chiar și în industrii și domenii de afaceri foarte "vechi". În contextul privat, semnarea electronică a contractelor este deja răspândită de ceva timp și este susținută de furnizorii de stat de identitate electronică în multe țări europene.
În consecință, integrarea soluțiilor de semnătură în contextul corporativ pornește foarte adesea de la voci individuale din cadrul companiei care s-au familiarizat de mult timp cu avantajele semnăturii electronice în sectorul privat. Multe servicii guvernamentale online permit cetățenilor să semneze contracte în format digital. În cele din urmă, acest lucru îi determină pe antreprenori să dorească să beneficieze de avantajele acestor soluții de semnătură online pentru procesarea contractelor și în propriile companii.
Cum funcționează semnătura digitală?
Pe internet circulă din ce în ce mai multe instrumente de semnătură noi, adesea mici și gratuite, de tip freeware, care deseori mențin înregistrarea și utilizarea la un nivel foarte scăzut. Funcționează la fel ca instrumentele mai mari: Ați salvat un document digital pe plan local, îl încărcați într-un instrument de navigare pe internet și îl semnați. Cu unele instrumente, documentul poate fi, de asemenea, descărcat și apoi trimis mai departe. În schimb, există platforme complexe de semnătură care sunt adesea integrate într-un sistem global de gestionare a documentelor sau într-un sistem CRM sau ERP. Acest lucru permite, de asemenea, semnarea mult mai complexă de către terți sau semnarea la distanță. Acest lucru înseamnă că pot, de asemenea, să eliberez un document semnat de mine însumi pentru semnare, să definesc secvențe complexe de semnare și fluxuri de lucru și așa mai departe.
În special în mediul profesional, câștigă din ce în ce mai mult aderență soluțiile specializate în semnarea completă a documentelor PDF și care oferă cele mai înalte standarde de securitate și, mai presus de toate, o îndrumare foarte simplă a utilizatorului. Semnarea digitală a documentelor PDF prin intermediul browserului web poate fi împărțită, în principiu, în trei componente esențiale.
Gestionarea contractelor:
Aici, după cum am menționat, diferența este mare. Criteriul minim pentru un instrument web este capacitatea de a încărca documente (în cazul majorității aplicațiilor, fișierele sunt convertite automat în formatul comun PDF) și de a le descărca din nou după semnare sau de a le stoca cât mai sigur posibil. Instrumentele complete permit, de asemenea, gestionarea inteligentă și o privire de ansamblu a tuturor documentelor importante într-o locație centrală.
Semnătura digitală a documentelor:
Elementul central al tuturor instrumentelor de semnătură online este aplicarea semnăturii digitale la un document contractual. Aplicarea unei semnături digitale valide la un document PDF este un proces tehnic care trebuie să fie clar diferențiat de simpla inserare a unei imagini a unei semnături manuale fără alte măsuri tehnice!
În special, o semnătură digitală validă permite detectarea modificărilor ulterioare ale documentului. Acest lucru nu este valabil în cazul simplei inserări de imagini. Din punct de vedere tehnic, pentru o semnătură digitală, conținutul documentului este strâns legat de semnătura aplicată. Aspectul vizual al semnăturii pe document este în primul rând informativ și nu este relevant pentru validitatea (tehnică). sproof sign, de exemplu, acceptă inserarea imaginilor unei semnături sau a semnăturii manuale pe ecran, dar creează și o semnătură digitală completă în fundal. Un alt nivel de semnături digitale sunt semnăturile digitale calificate. Acestea implică verificarea semnatarului de către un furnizor de servicii de încredere. Acestea sunt organizații care efectuează o verificare extinsă a identității unei persoane sau a unei organizații și leagă identitatea de semnătură în cursul semnării digitale. Astfel, semnăturile digitale calificate au un statut juridic special, echivalent cu cel al semnăturilor scrise de mână.
Managementul semnăturilor și fluxuri de lucru:
Întregul potențial al platformelor de semnături devine evident atunci când vine vorba de trimiterea de cereri de semnături sigure și conforme către alte persoane. De exemplu, sproof sign face posibilă delegarea diferitelor sarcini (de exemplu, semnarea documentelor, vizualizarea documentelor, transmiterea documentelor) către diferite persoane. Comunicarea are loc, pe de o parte, în cadrul aplicației web și, pe de altă parte, prin intermediul traficului de e-mail. În acest fel, nimic nu se poate pierde. Delegarea automată facilitează, de asemenea, gestionarea proceselor de semnare și respectarea termenelor și a limitelor de timp. În plus, este posibil să se definească înlocuitori, să se stabilească note de absență, să se precizeze secvențe de semnătură și să se definească standardul care trebuie utilizat pentru semnare.
Calitatea este pe primul loc. - Criteriile de calitate ale instrumentelor de semnătură bazate pe internet
Beneficiile semnăturilor digitale sunt multe și variate. Iată o listă a celor mai importante caracteristici de calitate ale instrumentelor avansate de semnătură electronică:
Disponibilitatea și securitatea în cloud:.
Contractele online sunt disponibile oricând și oriunde, atâta timp cât aveți acces la internet. Disponibilitatea 24/7 este marele avantaj al soluțiilor cloud securizate. Cu toate acestea, trebuie să se acorde o atenție foarte strictă pentru a se baza pe un mediu de stocare sigur și protejat împotriva accesului neautorizat, a pierderilor și a utilizării abuzive. În cazul aplicațiilor cloud, trebuie să se acorde o atenție deosebită pentru a se asigura că instrumentul este 100% găzduit pe servere europene.
Încrederea în semnăturile digitale:
În plus, ar trebui să se acorde atenție modului în care se poate sau trebuie să se dovedească propria identitate. O semnătură electronică simplă (SES) nu oferă nicio protecție juridică și nu ar trebui să fie utilizată niciodată pentru semnături în context corporativ. Pentru cel mai înalt nivel de securitate, ar trebui utilizată semnătura electronică calificată (QES), care reprezintă punctul de referință în Europa, în conformitate cu regulamentul eIDAS. De fapt, alegerea furnizorului de semnături are o importanță deosebită și este necesară o anumită cunoaștere de bază a celor trei standarde diferite de semnătură pentru a putea cartografia în cel mai bun mod posibil cazurile de utilizare în propria întreprindere.
Verificarea semnăturilor electronice aplicate:
Un alt lucru extraordinar este faptul că semnăturile electronice sunt verificabile pentru totdeauna. Informațiile despre fiecare etapă a procesului de semnare - de la început până la sfârșit - inclusiv semnăturile aplicate și identitatea unică a semnatarului (semnatarilor) sunt ancorate în mod inseparabil și pentru totdeauna în documentul pdf. Soluțiile complete de semnătură electronică (cum ar fi sproof sign) permit verificarea direct pe platformă.
Colaborarea:
Semnarea este un efort de echipă. Semnați la nivel intern sau obțineți aprobări de la părțile interesate externe. Este important să vă puteți gestiona foarte ușor echipa cu un cont de administrator. Utilizatorii noi trebuie să poată fi adăugați foarte ușor, iar fondul de unități de semnătură disponibile trebuie să poată fi mărit foarte ușor.
Conformitate:
Este obligatoriu pentru companii să respecte legile și reglementările în vigoare, în special în ceea ce privește stocarea sigură și conformă din punct de vedere juridic a documentelor și a datelor în spațiul european. Câteva instrumente (de exemplu, sproof sign) se bazează pe standardul foarte ridicat de documente PDF/A.
Concluzie:
Este timpul să semnați. Serviciile de semnătură electronică bazate pe web reprezintă o modalitate interesantă și utilă de a simplifica procesele de afaceri și de a economisi timp și efort. Într-un context de afaceri, este important ca acesta să îndeplinească toate cerințele relevante pentru cazul de utilizare specific.
Mai multe intrări pe blog
Crearea unei semnături digitale - Cum se obține o semnătură electronică (calificată) (QES)QES, AES, EES: Toate standardele de semnătură electronică dintr-o privire de ansamblu10 avantaje ale unei soluții cloud e-SaaS10 criterii pe care trebuie să le luați în considerare atunci când alegeți un furnizor de semnături electronice (calificate)Semnăturile digitale în conformitate cu FDA (Partea 11) creează trasabilitate în industriile reglementate de FDA.
