Ce este semnătura digitală?

Semnătura digitală (sau semnătura electronică, semnătura electronică etc.) a devenit un instrument indispensabil pentru companii și persoane fizice pentru a gestiona documentele într-un mod mai eficient și mai ecologic. În acest articol, oferim un punct de plecare pentru toți cei care doresc să aducă la zi un proces vechi - semnarea documentelor.

Ce este o semnătură digitală?

O semnătură digitală este o metodă sigură și eficientă de semnare a contractelor într-un mediu digital, ca alternativă la semnăturile scrise de mână.

Semnătura digitală funcționează ca o amprentă digitală umană, deoarece fiecare document are propria amprentă electronică unică. Niciun alt document nu poate avea aceeași semnătură digitală. Dacă un document digital este "sigilat" cu o semnătură, se poate dovedi că

• fișierul nu a fost modificat după semnare (integritate).
• o anumită persoană a semnat documentul (autentificare).
• semnatarul a semnat într-adevăr documentul. Persoana nu poate nega că a semnat documentul după ce a fost creată o semnătură digitală.
• documentul nu este un fals.

Semnăturile digitale sunt deja utilizate în multe industrii pentru o mare varietate de aplicații.

Ce nu este o semnătură digitală (validă)?

Numai o semnătură care poate fi verificată și de un serviciu de verificare online aprobat (de exemplu, Acrobat Reader, RTR sau direct în sproof sign) poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic.

Regulamentul eIDAS reglementează pentru Europa modul în care documentele pot fi semnate într-un mod valabil și verificabil din punct de vedere juridic. Puteți afla mai multe informații aici.

Cum funcționează semnarea digitală a documentelor PDF

Aplicarea unei semnături digitale valide pe un document (PDF) este un proces tehnic complex care se desfășoară discret în fundal atunci când se semnează digital un document.

Prin urmare, o semnătură digitală corectă diferă semnificativ de simpla inserare a unei semnături manuscrise scanate.

O semnătură digitală validă permite recunoașterea modificărilor ulterioare aduse documentului. Acest lucru nu se întâmplă în cazul în care se inserează pur și simplu imagini.

Acesta este modul în care funcționează dovada digitală de intenție cu o platformă de semnătură:

Etapa 1: Încărcare și conversie

În primul rând, încărcați documentul online prin intermediul contului dvs. pe o platformă de semnătură. Documentul este convertit într-un document PDF.

Etapa 2: Aplicarea semnăturii digitale

Pentru semnătura propriu-zisă, aveți nevoie de un certificat digital care să dovedească identitatea dvs. ca semnatar. Acesta este creat pentru dvs. atunci când vă înregistrați pe o platformă de semnătură. Dacă doriți să semnați cu cel mai înalt standard, semnătura electronică calificată , acest pas este efectuat de o autoritate de certificare recunoscută de stat .

Cu o platformă de semnătură, aveți opțiunea de a vă personaliza semnătura (similar cu versiunea scrisă de mână) și de a vă crea propriul stil de semnătură.

Etapa 3: Criptarea documentului și a semnăturilor

În etapa finală, întregul contract, inclusiv semnăturile atașate, este criptat criptografic. Se generează o așa-numită valoare hash. Contractul devine astfel infailibil și verificabil.

Semnăturile atașate au cea mai mare valoare probatorie și nu mai pot fi falsificate.

Bineînțeles, contractele semnate pot fi descărcate, trimise sau salvate oriunde.

Pot să semnez digital și în Word sau în alte programe Office?

În principiu, multe formate de fișiere pot fi, de asemenea, semnate digital. Cu toate acestea, pentru ca semnătura digitală aplicată să nu poată fi modificată, fiecare document trebuie mai întâi convertit într-un document PDF. După cum se știe, documentele PDF nu mai pot fi modificate (spre deosebire de documentele docx, de exemplu). Platformele de semnătură digitală convertesc automat multe formate de fișiere într-un document PDF corect, de obicei atunci când documentul este încărcat.

Cum pot obține o semnătură digitală?

Există mai multe modalități de a obține o semnătură digitală.

Înregistrarea la o platformă de semnătură digitală (AES)

După cum s-a explicat deja, crearea unei semnături digitale este elementul central al unei platforme de semnătură digitală. Soluții consacrate și bine cunoscute sunt, de exemplu, DocuSign , AdobeSign sau soluții europene mai noi, cum ar fi sproof sign sau yousign, care s-au specializat, de asemenea, în mod special pentru utilizarea în cadrul companiilor europene.

O semnătură electronică avansată este creată pentru dvs. atunci când vă înregistrați.

Identificarea cu o platformă de semnătură (QES)

Mulți furnizori îi echipează, de asemenea, pe utilizatori cu o semnătură electronică calificată, care este profund integrată în aplicația însăși. Pe lângă valoarea probatorie ridicată a acestui standard de semnătură, beneficiați de numeroasele opțiuni de personalizare a procesului de semnare.

Identificarea cu un serviciu guvernamental (QES; de exemplu, semnătura de pe telefonul mobil)

În Austria, peste 50% dintre cetățeni au deja o semnătură pe telefonul mobil. Aceasta este emisă de autoritățile publice și este conformă cu standardul de semnătură electronică calificată.

Valabilitatea juridică a unei semnături digitale

Un contract valabil se încheie atunci când ambele părți își exprimă consimțământul. În general, legiuitorul lasă la latitudinea părților contractante să decidă dacă încheie un contract verbal, în scris sau electronic. Acest lucru este cunoscut sub numele de libertate de formă.

Dacă optați pentru o soluție de semnătură digitală, aveți avantajul că toate semnăturile sunt integrate în fișierul PDF într-un mod inalterabil și infailibil.

În orice caz, este necesar să se selecteze standardul de semnătură electronică potrivit în funcție de contract.

Pentru aceasta au fost stabilite trei standarde, care sunt definite în Regulamentul eIDAS și servesc drept cadru juridic.

• Semnătura electronică simplă (EES)
• Semnătura electronică avansată (AES)
• Semnătura electronică calificată (QES)

Semnătura electronică calificată (QES) îndeplinește cele mai înalte criterii de calitate și este, din punct de vedere juridic, 100% echivalentă cu o semnătură manuscrisă.

Întrucât implicațiile juridice pot varia foarte mult, factori precum costurile de implementare, ușurința de utilizare (experiența clienților), legislația, politicile companiei și riscul de afaceri evaluat vor determina, de obicei, ce metodă ar trebui utilizată într-o anumită situație.

Puteți utiliza următorul ghid de decizie pentru a vă ajuta.

Prin urmare, doi factori influențează alegerea standardului potrivit pentru semnătura electronică:

• riscurile de răspundere, riscurile operaționale
• Cerințe legale

Avantajele unei platforme de semnătură electronică constau în faptul că puteți

• puteți schimba standardul de semnătură electronică în orice moment, în funcție de tipul de contract
• puteți specifica standardul de semnătură electronică dorit atunci când achiziționați semnături externe.

Furnizorii europeni de semnături s-au concentrat în principal pe cele două standarde de semnătură digitală cele mai înalte.

sproof sign este un expert în special în domeniul semnăturilor electronice calificate (QES).

Aflați mai multe

Este valabilă o semnătură scanată sau o imagine de semnătură?

Termenul "semnătură scanată" înseamnă că este o imagine digitală a unei semnături scrise de mână. Semnătura originală pe hârtie este convertită într-un format digital (.jpg, .doc, .pdf etc.) cu ajutorul unui scaner sau al unui aparat foto.

În principiu, astfel de semnături scanate sunt valabile atât timp cât nu este necesară o formă scrisă pentru declarația de intenție corespunzătoare.

O copie semnată nu este valabilă din punct de vedere juridic, deoarece semnatarul nu poate fi identificat, iar consimțământul nu poate fi dovedit.

O semnătură scanată este ușor de falsificat, astfel încât destinatarul contractului semnat o poate copia cu ușurință (#SnippingTool #Screenshot). Este evident că acest lucru nu este legal.

O semnătură scanată nu are nicio valoare probatorie în instanță, deoarece este doar o copie a semnăturii dvs. originale. Fără dovada modului în care a fost făcută semnătura, aceasta este considerată o simplă copie și nu o semnătură autentică. Din acest motiv, nu este valabilă, în special în cazul tranzacțiilor comerciale.

Care este diferența dintre o semnătură digitală și o semnătură electronică?

Termenii "semnătură electronică" și "semnătură digitală" pot fi ușor de confundat. Termenii sunt adesea utilizați în mod interschimbabil, dar, strict vorbind, nu sunt același lucru.

O semnătură electronică (sau semnătură electronică) este o metodă de încheiere a unui acord juridic într-un mediu digital. Este, ca să spunem așa, echivalentul digital al semnării unui document pe hârtie.

În timp ce semnătura electronică dovedește consimțământul semnatarului documentului, semnătura digitală este o dovadă a autenticității documentului în sine. Aceasta înseamnă că combinația dintre document și semnătură a fost concepută din punct de vedere tehnic și criptată astfel încât contractul să fie infailibil. Astfel, termenii fuzionează sau lucrează împreună în așa fel încât un acord digital devine verificabil și aplicabil din punct de vedere juridic.

Avantajele unei platforme de semnătură digitală (europeană)

Cloud extrem de sigur, gata deutilizare sproof sign este o soluție bazată pe web pentru semnarea digitală a contractelor și funcționează pe toate dispozitivele mobile (desktop, smartphone, tabletă). sproof sign are sediul în Austria, iar toate datele sunt susținute exclusiv în centre de date din UE. Garantăm conformitatea GDPR la toate nivelurile, atât la noi, cât și la subcontractanții noștri. Oferim clienților noștri aceste garanții într-un contract de procesare a datelor de comandă (ADV), care se bazează pe clauzele contractuale standard ale UE și, prin urmare, oferă, de asemenea, siguranță juridică maximă.

Interfețe și sisteme existente

• sproof sign poate fi integrat fără probleme în sistemele dvs. existente.
• Semnați direct în instrumente obișnuite, cum ar fi MS Teams, Word, Google Drive etc. (lista tuturor integrărilor ).
• Autentificare unică
• API simplu pentru cazuri de utilizare personalizate. (documentația API ).

Stocarea documentelor și controlul progresuluiContractele importantesunt stocate într-o locație centrală, într-un mod clar, foarte sigur și criptat. Cu toate acestea, documentele pot fi accesate în orice moment și din orice locație. În plus, progresul proceselor de semnare poate fi vizualizat în orice moment și pot fi trimise memento-uri, dacă este necesar.

Semnăturaelectronică calificată (QES) și avansată**(AES), inclusiv identificarea**. sproof sign acceptă toate tipurile de semnături electronice (simplă, avansată și calificată) în conformitate cu Regulamentul eIDAS, precum și cu multe alte standarde de semnătură utilizate la nivel mondial (de exemplu, conformitatea cu FDA). Puteți semna atât în cadrul organizației dumneavoastră, cât și cu parteneri externi, furnizori sau clienți.

Semnătura pe loturi**: semnați contracte în același timpCu**ajutorul semnăturii pe loturi, nenumărate documente pot fi semnate digital și legal într-o singură operațiune. O economie enormă de timp.

Dosar de documente: trimiteți contracte în același timpAgrafațimai multe documente în mod digital și trimiteți-le împreună pentru semnare. Acest lucru vă economisește mult timp atât dumneavoastră, cât și destinatarului.

Brandingul companiei, ștampilele companiei și stilurile de semnătură Indiferent dacăsunteți o echipă mare sau un utilizator individual. În sproof sign, puteți stoca logo-ul companiei dvs. ca ștampilă de companie. De asemenea, puteți crea diferite stiluri de semnătură pentru diferite scopuri.

eID Hub: Obțineți semnăturiîn toată EuropaFirma calificată este echivalentă din punct de vedere juridic cu semnătura manuscrisă în toată Europa. sproof sign permite semnarea contractelor cu diverși furnizori de semnături calificate cu ajutorul interfeței sale unice. Acesta este un avantaj uriaș atunci când se obțin și se emit semnături valabile din punct de vedere juridic. Faceți clic aici pentru o prezentare generală a tuturor furnizorilor de servicii integrate de încredere →

Verificarea semnăturilor și descărcarea rapoartelor deverificarePuteți verifica validitatea semnăturilor electronice aplicate direct în sproof sign cu un simplu clic de mouse. De asemenea, puteți descărca un raport de verificare pentru fiecare semnătură executată și puteți vedea cine a semnat cu ce certificat și când.

Gestionarea echipei și reguli de înlocuireproofsign permite gestionarea simplă a utilizatorilor și a drepturilor pentru utilizatorii dintr-un plan. În plus, cota de semnături poate fi gestionată la nivel central și pot fi efectuate diverse setări importante pentru întregul plan.

Asistențăși Academysproofsign este cunoscut pentru asistența sa rapidă și flexibilă. Academia sproof sign este un portal de instruire gratuită care vă ajută pe dvs. și pe angajații dvs. să porniți rapid la drum.

Prețuri transparente, fără costuri ascunseObiectivulnostrueste de a fi cel mai bun ofertant de neegalat în căutarea unui furnizor de semnături adecvat. În acest sens, punem mare preț pe corectitudine și transparență. Două valori care caracterizează cultura noastră corporativă. Aceste valori determină, de asemenea, stabilirea prețurilor soluției noastre pe segmentul întreprinderilor.