Está na altura! Está na altura de adaptar os processos empresariais para trabalhar de forma mais eficaz e segura. No mundo dos negócios, os fluxos de trabalho digitais cada vez melhores estão a ajudar nesse sentido. Existem cada vez mais plataformas e soluções que podem ajudar em tudo, desde processos absolutamente normais a aplicações especiais de nicho. Um destes processos padrão que pode ser significativamente melhorado graças às soluções digitais é a obtenção de assinaturas.
Neste artigo, explicamos o que é um "fluxo de trabalho de assinatura" digital e como você, a sua empresa ou a sua rede serão ajudados se confiar numa digitalização sensata para este caso de utilização.
Analógico versus digital: Como é que obtém as assinaturas?
Claro que existe a opção "à moda antiga": assinar com uma caneta num papel. Isoladamente, também não custa muito - especialmente se for você a assinar - e, por vezes, parece mais "chique" ou até mais formal. Especialmente quando combinado com uma reunião física. De qualquer forma, uma assinatura manuscrita é legalmente válida.
Um segundo olhar revela o "rabo do rato": um processo muito complexo, laborioso e que consome muitos recursos (impressão, digitalização, carimbos, envio por correio, espera de devoluções, etc.). Isto significa também: quebras de suportes que diluem o valor probatório, um arquivamento moroso e, por último, mas não menos importante: A obtenção ou a espera de um contrato assinado e devolvido é muito morosa.
A alternativa agora conhecida: a assinatura digital ou eletrónica: Tecnicamente, trata-se de um método criptográfico baseado em algoritmos de cifragem assimétrica. Permite verificar a autenticidade do documento e a identidade do signatário. Saiba mais. O que é tecnicamente complexo e altamente seguro em segundo plano é ocultado em primeiro plano por uma interface de utilizador fácil de utilizar. A assinatura digital legalmente válida é, em última análise, tão simples como efetuar uma transferência bancária online.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Basicamente, existem diferentes formas de assinar digitalmente: simples, avançada e qualificada. Apesar do aspeto superficialmente idêntico das assinaturas digitais no documento final, o estatuto do respetivo tipo de assinatura digital e o seu carácter vinculativo são diferentes"
Com uma simples assinatura eletrónica ou legenda de imagem, não é possível detetar adulterações. Resumindo: apenas uma assinatura que possa ser verificada por um serviço de verificação aprovado publicamente pode ser classificada como legalmente conforme. Plataformas como a sproof sign são especializadas tanto na criação de assinaturas ao mais alto nível como na verificação integrada de qualquer documento.
Sem limites, simples, digital. Obter assinaturas com uma plataforma de assinatura eletrónica (no contexto empresarial).
As plataformas de assinatura permitem mapear de forma mais ou menos completa os processos de assinatura digital, também conhecidos como fluxos de trabalho de assinatura. A sproof sign especializa-se a 100% na emissão e obtenção de assinaturas e destaca-se nestes fluxos de trabalho.
Mas o que é um fluxo de trabalho no contexto da assinatura de documentos?
Em geral, um fluxo de trabalho é uma sequência estruturada de etapas de trabalho para atingir um objetivo ou resultado específico. As etapas de trabalho individuais, a sua sequência, responsabilidades e dependências são definidas de modo a realizar o trabalho de forma eficiente e eficaz.
O mesmo se aplica à obtenção de assinaturas. Uma boa ferramenta de assinatura eletrónica permite mapear todos os processos de aprovação possíveis, de modo a poupar tempo e recursos humanos. Tudo isto é feito ao mesmo tempo que garante os mais elevados padrões de segurança e conformidade na empresa.
O poder do fluxo de trabalho: Obtenha assinaturas digitais externas em apenas 5 passos
1) Adicione contactos profissionaisClaro! Se pretender aprovar um documento para assinatura, o primeiro passo é conhecer os dados de contacto. Na maioria dos casos, os pedidos de assinatura são processados através do endereço de correio eletrónico, uma vez que o endereço de correio eletrónico já é uma boa base para autenticar a outra parte. No caso da assinatura eletrónica avançada (AES), a prova de identidade está diretamente ligada ao endereço de correio eletrónico pessoal. Isto significa que a outra parte emite uma assinatura digital com o mesmo endereço de correio eletrónico que foi utilizado para o pedido de assinatura.
Uma das vantagens de uma plataforma de assinatura eletrónica é a gestão simples dos dados de contacto logo no início do pedido de assinatura. Regra geral, os contactos frequentemente utilizados são automaticamente sugeridos durante os processos de recolha e todos os dados de contacto são automaticamente introduzidos num sistema simplificado de gestão de contactos, onde podem ser visualizados e editados.
2) Defina o padrão de assinaturaComojá descrito em pormenor, o padrão de assinatura é essencial no que diz respeito ao valor probatório desejado de uma assinatura solicitada. É importante saber que o padrão de assinatura pode ser definido para a contraparte signatária, mas não é obrigatório. Por exemplo, se se tratar de um contrato de grande importância formal, pode presumir-se a assinatura eletrónica qualificada ou excluir-se tecnicamente outros tipos de assinatura. Se a outra parte não tiver a opção de assinar com uma assinatura qualificada, uma ferramenta de assinatura eletrónica guiá-lo-á automaticamente através do processo de identificação
3) Defina sequências e funçõesHávários casos de utilização em que pretende evitar que vários contactos recebam um documento para assinatura ao mesmo tempo. Por exemplo, a direção deve assinar depois dos representantes de dois outros departamentos e, por fim, o secretariado recebe o documento para visualização ou descarregamento final.
4) Defina a posição da assinaturaUmadas caraterísticas mais importantes de qualquer plataforma de assinaturas é a "definição de espaços reservados para assinaturas". Pode definir exatamente em que página, quem tem de assinar e onde. Com o sproof sign, o tamanho do cartão de assinatura também pode ser ajustado.
5) Defina um prazo para a assinatura e envie lembretesNopasso final do fluxo de trabalho, as soluções de assinatura multifuncionais mais completas permitem-lhe definir um prazo, escrever um texto de convite amigável (ou específico) e, mais importante, lembrar automaticamente o destinatário do prazo. Isto aumenta significativamente a taxa de sucesso da receção atempada do documento contra-assinado. Para não mencionar o facto de que este fluxo de trabalho minimiza significativamente o "tempo até à decisão".
6) (Opcional:) Verifique as assinaturas recebidas diretamente no sproof signComojá foi referido, é importante compreender que as assinaturas electrónicas qualificadas e avançadas garantem o mais alto nível de segurança porque a sua validade pode ser validada muito facilmente. Um mecanismo de verificação diretamente integrado - como o disponível no sproof sign - permite uma rastreabilidade e segurança completas em processos de aprovação importantes.
A assinatura digital na perspetiva da pessoa convidada
Para a pessoa que convida, é essencial que todas as assinaturas sejam devolvidas a tempo. O sproof sign optimizou este processo:
- Como descrito, a pessoa que convida envia o documento para assinatura por correio eletrónico
- A pessoa convidada recebe o e-mail, clica na ligação e pode assinar o documento diretamente sem se registar (!)
- Se for necessária uma assinatura qualificada e a pessoa convidada ainda não tiver uma identificação QES (a opção de assinar com uma assinatura qualificada), a pessoa convidada é conduzida diretamente através do processo de identificação após o registo.
- Nunca (!) terá quaisquer custos para a pessoa convidada.
- Se já for um utilizador do sproof sign, pode, naturalmente, arquivar o documento ou, se desejar, reencaminhá-lo para assinatura posterior, colocá-lo na pilha, delegar pedidos de assinatura, etc.
Quer começar? Registe-se agora gratuitamente e obtenha a sua primeira assinatura
Só vai encontrar isto na sproof sign. Esforçámo-nos por facilitar ao máximo a iniciação dos nossos utilizadores no mundo das assinaturas digitais. Com uma conta privada gratuita, pode utilizar a plataforma imediatamente e fazer as suas primeiras assinaturas digitais ou obtê-las sem barreiras em toda a Europa.
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