Ligação API e facilidade de utilização: Os critérios de decisão para o sinal sproof na União de Estudantes da FH Oberösterreich

Existem diferentes níveis de representação e de administração no seio da associação de estudantes. A libertação de vários documentos e a aprovação de pagamentos são necessárias diariamente. Estes pedidos requerem a utilização de assinaturas qualificadas ou, em alternativa, assinaturas físicas e os respectivos documentos originais. Trata-se de um processo que consome muito tempo. Decidimos digitalizar e modernizar os nossos processos e tarefas administrativas, de modo a podermos investir mais tempo na nossa tarefa real de representação. Por este motivo, ligámos também o sproof sign à nossa ferramenta interna de gestão orçamental, para que, no futuro, os documentos sejam assinados digitalmente pelas 3 pessoas necessárias, sem termos de perder tempo a trocá-los e a enviá-los por correio eletrónico.

Vários critérios foram decisivos para nós quando procurámos o fornecedor de assinaturas electrónicas certo. Um aspeto fundamental foi a ligação API, uma vez que tivemos de a criar a partir de um sistema de terceiros. Também era importante que as pessoas externas pudessem ser facilmente convidadas a assinar por correio eletrónico. Outro critério foi a facilidade de utilização e a modernidade do software, que se deve refletir numa interface de utilizador intuitiva. Um fornecedor que combina todos estes requisitos num software acessível é uma grande vantagem para nós e penso que este é um grande ponto positivo para o sproof sign. Por estas razões, decidimos também trabalhar com a sproof.

Utilizamos as assinaturas digitais para várias aplicações. Por um lado, utilizamo-las para aprovações de pagamentos, permitindo que as transacções financeiras sejam autorizadas de forma rápida e segura. Por outro lado, utilizamo-las para documentos internos para otimizar os processos de trabalho e reduzir os custos administrativos. Também utilizamos a assinatura digital para documentos de estudantes da Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria. Estes documentos confirmam que os estudantes têm uma função específica na União de Estudantes Austríaca (ÖH). A assinatura digital permite-nos criar e enviar estas confirmações de uma forma simples e juridicamente segura. Graças às muitas utilizações possíveis da assinatura digital, podemos trabalhar de forma mais eficiente e, ao mesmo tempo, garantir a segurança dos nossos documentos.

A integração da nuvem foi implementada para nós através de um parceiro e decorreu sem problemas. A integração da API funcionou bem e permitiu-nos ligar sem problemas os nossos sistemas existentes à nova solução de assinatura. No entanto, a conversão dos processos relevantes para os funcionários e a sua introdução a estas novas e modernas formas de trabalho é um processo que leva tempo.

Nós, enquanto União de Estudantes da Alta Áustria, também estamos sujeitos aos regulamentos e leis em vigor. A solução de software que utilizamos para as assinaturas digitais tem, por isso, de cumprir várias normas em termos de segurança e conformidade dos dados. Por um lado, é essencial que a solução de assinatura esteja em conformidade com o regulamento eIDAS da UE, uma vez que este define o quadro jurídico para as assinaturas electrónicas na União Europeia. Além disso, o software deve estar em conformidade com as leis e regulamentos nacionais em vigor, para que estejamos legalmente protegidos. Para além disso, tem de estar em conformidade com o RGPD. A nossa solução deve, portanto, garantir basicamente que todas as informações e documentos pessoais são processados e armazenados de acordo com os requisitos rigorosos do RGPD.

O que eu gosto particularmente no sproof sign é a apresentação clara e moderna de todas as aplicações, bem como a prática função de filtro para identificar rapidamente os documentos abertos para assinatura. A função de lote, que torna possível a QES eficiente de grandes quantidades de documentos ao mesmo tempo, também é obviamente útil. Especialmente no processamento de até 400 documentos, esta função é um verdadeiro alívio no trabalho quotidiano.

O sproof sign oferece-nos uma vantagem significativa através da possibilidade de convidar pessoas externas a assinar por correio eletrónico. Estas pessoas podem então assinar facilmente documentos em toda a UE utilizando uma grande variedade de métodos de assinatura.