HOGAST jest spółdzielnią zakupową, która oprócz całego zaopatrzenia w towary zajmuje się również obszarami energii elektrycznej, paliw, telefonii i wieloma innymi tematami i zawsze dba o to, aby jej firmy członkowskie korzystały z najlepszych warunków i zoptymalizowanych procesów, a także mogły oczekiwać znacznych korzyści we wszystkich istotnych obszarach zakupów i serwisu.
Firma HOGAST została założona ponad 45 lat temu, a jej podstawową ideą było tworzenie przewagi cenowej poprzez wewnątrzzakładowe grupowanie ilości i odciążenie poszczególnych firm od rutynowych zadań.
Obecnie HOGAST jest największym przedsiębiorstwem z branży hotelarskiej i gastronomicznej w Austrii i zrzesza ponad 3.200 firm członkowskich o obrotach 415 milionów euro. Spółka zależna w Monachium jest odpowiedzialna za obsługę regionu południowych Niemiec. Ponadto w skład Grupy HOGAST wchodzi również HOTEL GASTRO POOL dla mniejszych hoteli i restauracji oraz HANDOVER dla obiektów z sektora socjalnego.
Nazwa firmy: HOGAST
Krótki opis projektu:
“… Ze względu na skrócony czas pracy i home office nieuchronnie musieliśmy przemyśleć to na nowo, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego nie bylibyśmy już w stanie podpisywać umów, faktur i zamówień”.
Dlaczego znak proof:
“To, co szczególnie podoba nam się w znaku sproof, to łatwość obsługi. Nie tylko szybko znajdziesz przesłane dokumenty, ale dzięki nowej funkcji możesz również określić, gdzie dokument ma zostać podpisany. W efekcie po prostu zauważamy, że w sproof sign zawsze coś się dzieje, tzn. pracujemy nad rozszerzeniami i aktualizacjami, co jest dla nas bardzo ważne.”
Jak doszło do decyzji o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?
Zygmunt: “Dla nas, jako firmy, dwa aspekty miały decydujące znaczenie przy wyborze rozwiązania do podpisu cyfrowego. Jednym z nich była pandemia koronawirusa, ponieważ skrócony czas pracy i home office zmusiły nas do przemyślenia, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego nie bylibyśmy już w stanie podpisywać umów, faktur i zamówień.
Drugim aspektem, który z pewnością od jakiegoś czasu jest tematem rozmów z zarządem, jest to, że jako firma skupiliśmy się jednocześnie na cyfryzacji i zrównoważonym rozwoju.
Skupiając się na tym, w końcu nadszedł moment, w którym zdecydowaliśmy się podpisywać wszystko cyfrowo i gdzie można obejść się bez wszystkich papierowych faktur i umów”.
W jakich przypadkach używany jest podpis cyfrowy?
Zygmunt: “Zasadniczo jesteśmy łącznikiem między naszymi dostawcami a klientami lub członkami. Oznacza to jednak również, że wszystkie faktury i zamówienia przechodzą przez firmę HOGAST, a następnie w niektórych przypadkach musimy je podpisać i kontrasygnować. Łańcuch podpisów można traktować jako trójkąt między dostawcą, członkiem i HOGAST.
Przykładem, w którym podpis cyfrowy jest używany i całkowicie pomaga, jest wdrażanie nowych dostawców. Są też umowy, które trzeba jakoś podpisać. Zanim zdecydowaliśmy się na rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych, najpierw musieliśmy wysłać wszystko w formie papierowej pocztą i czekać.
Ze względu na to, że cała firma składa się w rzeczywistości z czterech firm, w tej aplikacji dostawca musi podpisać się raz, a HOGAST cztery razy. Mogło minąć od dwóch do trzech tygodni, zanim wszystko wróciło do nas. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu firmy sproof sign wszystko jest o wiele szybsze.
Z podpisu elektronicznego korzystamy również przy realizacji dostaw. Dzieje się tak dlatego, że wszystkie potwierdzenia zamówień o wartości powyżej 7.500 euro muszą być przez nas kontrasygnowane po podpisaniu przez klienta i dostawcę. To jest kwestia odpowiedzialności! Firma HOGAST ponosi również odpowiedzialność za swoich klientów w przypadku ich bankructwa lub niewypłacalności. Następnie płacimy faktury za naszych członków, ale tylko wtedy, gdy potwierdzenie zamówienia lub zamówienie zostało przez nas wcześniej kontrasygnowane. Jest to bardzo ważny aspekt dla naszych członków i dostawców”.
Jakie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Twojej firmie?
Zygmunt: “Ochrona danych jest obecnie aktualnym tematem i jest po prostu podstawowym wymogiem. Wszystko musi być w porządku. Dla nas jednak ważna była również łatwość obsługi, łatwość obsługi oprogramowania i oszczędność czasu. “
“Dlatego z czystym sumieniem polecamy firmę sproof naszym 7 000 klientów.”
Piotr Sigmond
Starszy Kierownik ds. Towarów
Co szczególnie podoba Ci się w znaku proof?
Zygmunt: “To, co szczególnie podoba nam się w znaku sproof, to łatwość obsługi. Nie tylko szybko znajdziesz przesłane dokumenty, ale dzięki nowej funkcji możesz również określić, gdzie dokument ma zostać podpisany. W efekcie po prostu zauważamy, że na znaku sproof zawsze coś się dzieje, tzn. trwają prace nad rozszerzeniami i aktualizacjami, co jest dla nas bardzo ważne. Ale nawet jeśli z naszej strony pojawi się pytanie dotyczące podpisów elektronicznych lub nowej funkcji, zawsze mamy świetne i szybkie wsparcie, do którego możemy się zwrócić”.
Czy są jakieś szczególne zalety znaku sproof, które są szczególnie korzystne w Twojej branży?
Zygmunt: “Chcielibyśmy, aby w przyszłości znaki sproof były wbudowane w systemy innych firm. Oczywiście osobna aplikacja również byłaby ekscytująca. W tej chwili jest to nadal platforma internetowa, na której przesyłanie dużych ilości danych może zająć trochę czasu.
Zaletą znaku sproof jest jednak to, że dzięki naszemu bliskiemu kontaktowi wiemy już, że jesteśmy we właściwym miejscu w sproof. Bo nawet jeśli coś nie pasuje, pracujemy nad dalszym rozwojem i integrujemy nowe funkcje z oprogramowaniem. Dlatego z czystym sumieniem polecamy firmę sproof naszym 7 000 klientów.”
