Proszę używać formularzy i pól

Lista wszystkich pól formularzy

sproof sign oferuje Państwu szeroki wybór pól formularzy, dzięki czemu nie ma żadnych ograniczeń podczas przygotowywania dokumentów:

1. Podpis: Pozycja podpisu, w której dokument jest podpisywany pełnym imieniem i nazwiskiem
2. Inicjały: Pozycja podpisu, w której podpisywane są inicjały imienia i nazwiska
3. Nazwa: Imię, nazwisko lub pełna nazwa
4. E-mail: Adres e-mail
5. Organizacja: np. firma, pracodawca itp.
6. Adres: Częściowy lub pełny adres (np. ulica, numer domu, drzwi,...)
7. Kod pocztowy: Kod pocztowy
8. Kraj: Informacje o kraju
9. Data: Data
10. IBAN: Międzynarodowy numer rachunku bankowego
11. Tekst (stały): tekst tylko do odczytu, który jest umieszczony na dokumencie bez konieczności jego podpisywania.
12. Tekst: Pole tekstowe, które można wypełnić dowolnym tekstem
13. Pole wyboru: Lista rozwijana z jedną lub kilkoma opcjami wyboru, które muszą zostać określone przez nadawcę.
14. Pole wyboru: Pola wyboru są często używane w pytaniach wielokrotnego wyboru lub w celu potwierdzenia lub zaakceptowania warunków.
15. Radiobox: Radioboxy są często używane w pytaniach jednokrotnego wyboru, w których użytkownicy są proszeni o wybranie odpowiedzi z grupy odpowiedzi.
16. Pole daty: Data
17. Przesyłanie plików: Nadawca może zdefiniować do 3 plików (obrazów i/lub dokumentów) na odbiorcę, które muszą zostać przesłane przed podpisaniem dokumentu.

Umieszczanie i konfigurowanie pól formularzy

W ten sposób można umieszczać i konfigurować pola formularzy w sproof sign:

1. Listę wszystkich dostępnych pól formularzy znajdą Państwo na prawym pasku bocznym. Pasek boczny wygląda inaczej w zależności od tego, czy umieszczają Państwo pola dla siebie, czy dla swoich odbiorców.
2. Proszę przeciągnąći upuścić pole na dokument, aby je tam umieścić. Pole można wybrać, klikając je. Aby przenieść pole, proszę przytrzymać przycisk myszy i przeciągnąć je w inne miejsce.
3. Po wybraniu pola, bezpośrednio nad nim pojawi się nakładka zawierająca następujące funkcje: Zmień przypisanie, Otwórz ustawienia pola, Duplikuj pole, Zmniejsz/powiększ czcionkę i Usuń pole.
4. Proszę kliknąć ikonę ołówka, aby otworzyć ustawienia pola na prawym pasku bocznym: w tym miejscu można na przykład zmienić przypisanie, oznaczyć pole jako pole obowiązkowe i wprowadzić inne ustawienia związane z polem.

Podgląd

Podgląd stanowi niejako podgląd wydruku. Pokazuje, jak dokument będzie wyglądał po pobraniu go w tym momencie. Ta funkcja jest ważna, ponieważ wszystkie pola formularza i podpisu z wyjątkiem pola "Tekst (stały)" są stałe dopiero po podpisaniu dokumentu. Oznacza to, że NIE są one wyświetlane w podglądzie przed podpisaniem. Za pomocą podglądu można sprawdzić, które pola są już ustalone w dokumencie, a które nie.

1. W tym przykładzie widać tekst tylko do odczytu (pole "Tekst (stały)"), pole nazwy i pozycję podpisu.
2. Podgląd można otworzyć, klikając przycisk podglądu na górnym pasku menu.

1. Tekst tylko do odczytu jest widoczny w dokumencie, ponieważ jest on ustalany podczas pobierania dokumentu, niezależnie od podpisu.
2. Pole nazwy i pozycja podpisu nie są wyświetlane w podglądzie, ponieważ są one ustalane w dokumencie dopiero po jego podpisaniu.
3. Mogą Państwo pobrać dokument w niezmienionej formie.
4. Proszęzamknąć podgląd za pomocą przycisku zamykania na dole lub ikony X w prawym górnym rogu.

Pasek powiadomień i szybki dostęp

Mają Państwo dwie możliwości przeglądania i wypełniania pól formularzy w dokumencie: Albo bezpośrednio na dokumencie, albo za pośrednictwem tak zwanego paska powiadomień.

1. Pasek powiadomień* pokazuje , dla kogo aktualnie umieszczają Państwo pola formularza, tj. 1) dla siebie, 2) dla odbiorcy lub 3) nieprzypisane (ogólne) pola.
2. Informacje w nawiasach pokazują, ile pól zostało już umieszczonych dla tej osoby i ile z nich zostało już wypełnionych. Ikona zaznaczenia jest szara do momentu wypełnienia przynajmniej wszystkich obowiązkowych pól i podpisania dokumentu.
3. Za pomocą strzałek można szybko i łatwo poruszać się po polach dotyczących danej osoby.
4. Zielony przycisk z ikoną ołówka otwiera szybki dostęp.
5. Wszystkie pola formularza dla danej osoby są wymienione w szybkim dostępie i można je wypełnić za jednym razem. Jednak niektóre pola, takie jak pola podpisu, należy sprawdzić bezpośrednio w dokumencie. Mogą Państwo użyć ikony po prawej stronie pola, aby przejść bezpośrednio do odpowiedniego pola w dokumencie.
6. Można filtrować pola, aby uzyskać lepszy przegląd pól, które zostały już wypełnione i tych, które są nadal otwarte.

Pola formularzy w praktyce

Istnieje pięć przypadków użycia pól formularzy:

• Przesyłają Państwo dokument i umieszczają ogólne pola formularza, które mogą być wypełnione przez każdego.
• Przesyłają Państwo dokument i umieszczają pola formularza dla siebie, które można wstępnie wypełnić.
• Przesyła Pan/Pani dokument, dodaje odbiorców i umieszcza dla nich przypisane pola formularza.
• Przesyłają Państwo dokument z istniejącymi polami formularza.
• Otrzymują Państwo dokument i wypełniają umieszczone w nim pola formularza.

Te pięć przypadków użycia można również łączyć i opisano je bardziej szczegółowo poniżej.

Przypadek użycia 1: Przesyłanie dokumentu i umieszczanie ogólnych pól formularza

Jak opisano w sekcji "Rodzaje pól formularza", pola ogólne nie są przypisane do nikogo i dlatego mogą być wypełniane przez każdego. Jednak tylko do momentu podpisania dokumentu przez pierwszą osobę, po czym zostają one umieszczone na dokumencie. Aby umieścić pola ogólne, należy przesłać dokument i wybrać opcję " Edytuj dokument" na prawym pasku bocznym.

1. Proszę przeciągnąći upuścić pola ogólne z prawego paska bocznego na dokument.
2. W razie potrzeby proszę wprowadzić ustawienia dla pola. W tym celu proszę kliknąć ikonę ołówka.
3. Liczba pól ogólnych jest wyświetlana na pasku powiadomień. Proszę używać strzałek do nawigacji po polach lub wypełniać je bezpośrednio w trybie szybkiego wypełniania.

Proszę zawsze pamiętać, że pola ogólne są zapisywane, gdy tylko ktoś podpisze dokument. Jeśli więc chcą Państwo, aby pola zostały wypełnione przez dowolnego odbiorcę, należy podpisać dokument przed umieszczeniem pól lub dopiero po wypełnieniu pól i podpisaniu dokumentu przez jedną z osób kontaktowych.

Przypadek użycia 2: Prześlij dokument i umieść pola formularza przypisane do Ciebie

Jeśli umieszczają Państwo pola formularza dla siebie, należy przesłać dokument i wybrać opcję "Podpisz się" na prawym pasku bocznym.

1. Pola formularza znajdą Państwo w trzeciej zakładce. Ważne jest, aby wcześniej wybrać typ podpisu i styl podpisu, w przeciwnym razie nie będzie można umieścić żadnych pól w dokumencie.
2. Proszę teraz przeciągnąć i upuścić dowolną liczbę pól formularza na dokument. Jak już opisano w sekcji "Rodzaje pól formularzy", predefiniowane pola są już wypełnione danymi, co pozwala zaoszczędzić czas podczas ich wypełniania. Mogą Państwo edytować ich zawartość w dowolnym momencie.
3. Liczba ustawionych pól jest wyświetlana na pasku powiadomień. Proszę używać strzałek do nawigacji po polach lub wypełniać je bezpośrednio w trybie szybkiego wypełniania.
4. Następnie proszę podpisać dokument, aby zarejestrować swój podpis i inne pola formularza na dokumencie.

W razie potrzeby można następnie zaprosić kontakty do złożenia podpisu. Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w następnej sekcji "Przypadek użycia 3: Prześlij dokument i umieść pola formularza dla kontaktów".

Przypadek użycia 3: Przesłanie dokumentu i umieszczenie pól formularza dla kontaktów

Aby umieścić pola formularza, które są wyraźnie przypisane do określonego odbiorcy, należy przesłać dokument i wybrać opcję "Odbiorcy" na prawym pasku bocznym. Proszę dodać jeden lub więcej kontaktów i w razie potrzeby zdefiniować kolejność podpisywania, role itp. Proszę kliknąć "Dalej", aby przejść do następnego kroku. Mogą Państwo teraz umieścić pola formularza dla swoich odbiorców. Proszę pamiętać, że co najmniej jedna pozycja podpisu musi być ustawiona dla wszystkich osób podpisujących.

1. W tym polu wyboru można zobaczyć, który odbiorca jest aktualnie wybrany. Proszę kliknąć pole, aby wybrać inną osobę z listy. Mogą Państwo również wybrać opcję "Anybody", jeśli chcą Państwo umieścić pola ogólne.
2. Teraz proszę przeciągnąć i upuścić dowolną liczbę pól formularza dla wybranej osoby na dokument.
3. Liczba pól dla wybranej osoby jest wyświetlana na pasku powiadomień. Proszę użyć strzałek, aby nawigować po polach lub wypełnić je bezpośrednio dla danej osoby w trybie szybkiego wypełniania.
4. Następnie proszę przejść do następnej osoby - za pomocą pola wyboru na górze paska bocznego lub za pomocą przycisku na dole.

Proszę powtarzać tę czynność do momentu wypełnienia wszystkich pól formularza dla wszystkich kontaktów. Następnie można skonfigurować zaproszenie.

Przypadek użycia 4: Przesyłanie dokumentu z istniejącymi polami formularza

Jeśli prześlesz dokument z istniejącymi polami formularza, zostaną one rozpoznane przez sproof sign i będziesz mógł zdecydować, jak postępować:

1. Przejmij pola: Pola formularza są przejmowane i umieszczane w dokumencie jako pola ogólne. Można je przypisać komuś później lub wypełnić bezpośrednio.
2. Zapisz dane formularza: Jeśli pola formularza zostały już wypełnione w innym narzędziu (np. Adobe Acrobat Reader), można zapisać wprowadzone dane bezpośrednio w dokumencie. Nie można ich wtedy edytować.
3. Usuń pola formularza: Wszystkie rozpoznane pola i ich zawartość zostaną usunięte z dokumentu.

Jeśli wybrali Państwo opcję 1, rozpoznane pola formularza zostaną umieszczone w dokumencie jako pola ogólne. Mogą Państwo wypełnić je samodzielnie lub przypisać je komuś. W tym celu proszę przejść do zakładki " Odbiorcy" i zaprosić kontakty. Jeśli klikną Państwo "Dalej", w następnym kroku pojawi się pytanie, czy chcą Państwo przypisać komuś pola. Proszę wybrać jednego z odbiorców.

Wskazówka: W tym kroku można przypisać tylko wszystkie pola jednocześnie. Jeśli chcą Państwo przypisać poszczególne pola do innej osoby, należy najpierw przypisać wszystkie pola do jednej osoby, a następnie zmienić przypisanie odpowiednich pól bezpośrednio w dokumencie.

Przypadek użycia 5: Otrzymanie dokumentu i wypełnienie istniejących pól

Jeśli otrzymał(a) Pan(i) od kogoś dokument do podpisu, proszę otworzyć go jak zwykle za pomocą linku w wiadomości e-mail lub za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego sproof i przejść do zakładki "Podpisz ** się"**.

1. W trzeciej zakładce paska bocznego zobaczy Pan/Pani listę wszystkich istotnych dla Pana/Pani pól formularza.
2. W tym przykładzie ustawiono pola ogólne (szare), pola przypisane do Państwa (niebieskie) i pola dla innych odbiorców (inne kolory, półprzezroczyste ). Pola obowiązkowe przypisane do Pana/Pani oraz ogólne pola obowiązkowe muszą zostać wypełnione przed podpisaniem dokumentu.
3. Na pasku powiadomień można również sprawdzić, ile pól jest ustawionych dla użytkownika. Proszę użyć strzałek, aby nawigować po polach i wypełnić je w dokumencie lub przejść do trybu szybkiego wypełniania, aby wypełnić pola.
4. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza można podpisać dokument.

Jeśli nadawca ustawił dla Państwa pole przesyłania plików, mogą Państwo przesłać wymagane pliki bezpośrednio podczas wypełniania pól formularza:

1. Mogą Państwo zobaczyć , które pliki należy przesłać bezpośrednio obok pola przesyłania w dokumencie, a także na pasku bocznym.
2. Teraz proszę zacząć przesyłać pliki pojedynczo. W tym celu proszę kliknąć odpowiednie pole i wybrać właściwy plik w przeglądarce plików. Proszę pamiętać, że nadawca określił, które formaty są dozwolone (dokumenty i/lub obrazy). Każdy plik może mieć rozmiar maksymalnie 5 MB.
3. Wybrany plik można usunąć, klikając symbol kosza na śmieci, a następnie przesłać go ponownie.
4. Pliki można również przesyłać w trybie szybkiego wypełniania.

Ważne: Proszę podpisać dokument dopiero po wypełnieniu wszystkich pól i przesłaniu plików.