Tworzenie kontaktów i zarządzanie nimi

Wprowadzenie krok po kroku

Lista kontaktów

Kontakty są podzielone na kontakty osobiste i kontakty planu. Kontakty osobiste to te, które dodają lub przesyłają Państwo samodzielnie i które są widoczne tylko dla Państwa. Kontakty planu są natomiast zarządzane przez administratora planu i są widoczne dla wszystkich członków planu. Członkowie planu nie mogą ich edytować ani usuwać.

1. Aby uzyskać dostęp do kontaktów, proszę kliknąć "Kontakty i przepływy pracy" na pasku bocznym po lewej stronie.
2. Zobaczą tam Państwo kilka zakładek: " Kontakty", "Grupy" i "Przepływy pracy". Administratorzy planu mają również czwartą zakładkę "Kontakty planu". Jako członek planu mogą Państwo zobaczyć swoje kontakty osobiste i kontakty planu na udostępnionej liście w zakładce "Kontakty". Kontakty planu są oznaczone ikoną grupy.
3. Proszę kliknąć ikonę z trzema kropkami po prawej stronie pozycji na liście, aby usunąć lub edytować kontakt lub wyświetlić szczegóły kontaktu. Kontakty planu mogą być edytowane lub usuwane wyłącznie przez administratorów.
4. Proszę kliknąć ikonę filtra** po prawej stronie, aby wyświetlić lub ukryć dodatkowe kolumny (np. datę utworzenia, firmę, adres, ...) na liście kontaktów.
5. Mogą Państwo wyszukiwać istniejące kontakty w polu wyszukiwania w prawym górnym rogu.
6. Proszę kliknąć przycisk "Zarządzaj kontaktami" po lewej stronie pola wyszukiwania, aby utworzyć nowy kontakt, zaimportować listę kontaktów lub wyeksportować kontakty. Funkcje te opisano bardziej szczegółowo poniżej.

Zarządzanie kontaktami

Tworzenie nowego kontaktu

Aby dodać nowy kontakt do listy kontaktów, proszę wybrać opcję "Utwórz nowy kontakt" w sekcji "Zarządzaj kontaktami". Otworzy się nakładka.

1. Proszę wprowadzić imię, nazwisko i główny adres e-mail osoby, którą chcą Państwo zapisać jako kontakt. Te trzy pola są obowiązkowe.
2. Opcjonalnie można otworzyć zakładkę "Dodatkowe informacje kontaktowe", aby wprowadzić dalsze dane kontaktowe, takie jak firma, stanowisko lub adres.
3. Następnie proszę kliknąć zielony przycisk "Utwórz kontakt", aby zapisać wpis. Kontakt powinien teraz zostać wyświetlony na liście.

Importowanie kontaktów

Szybkim sposobem na utworzenie wszystkich kontaktów jednocześnie w sproof sign jest zaimportowanie ich jako plik CSV. Aby to zrobić, proszę wybrać opcję "Importuj kontakty jako CSV" w sekcji "Zarządzaj kontaktami". Otworzy się przeglądarka plików, w której można wybrać i przesłać przygotowany plik CSV. Mogą Państwo utworzyć plik CSV na przykład za pomocą programu Microsoft Excel lub Google Spreadsheets.

Ważne jest, aby kolumny w Państwa tabeli miały takie same nazwy jak te w bazie danych sproof, aby system mógł je rozpoznać i prawidłowo przypisać. Proszę użyć następujących nazw kolumn dla tabeli CSV:

• firstName
• lastName
• ulica
• zamek błyskawiczny
• miasto
• kraj
• telefon służbowy
• firma
• jobTitle
• dział
• primaryEmail

Kolumny "firstName", "lastName" i "primaryEmail " muszą zostać wypełnione (są to pola obowiązkowe). Pozostałe kolumny są opcjonalne. Poniższy przykład przedstawia przykładową tabelę CSV.

Eksportowanie kontaktów

Mogą Państwo pobrać pełną listę wszystkich kontaktów lub wybrać pojedyncze kontakty, które chcą Państwo pobrać:

1. Aby pobrać pełną listę wszystkich kontaktów, proszę wybrać opcję "Export contacts as CSV" w sekcji "Manage contacts". Państwa lista kontaktów zostanie pobrana jako plik CSV i zapisana lokalnie na Państwa urządzeniu.
2. Aby pobrać poszczególne kontakty, proszę zaznaczyć je na liście kontaktów, zaznaczając pole wyboru
3. a następnie kliknąć przycisk "Pobierz" po prawej stronie.