Het is tijd! Het is tijd om bedrijfsprocessen aan te passen om effectiever en veiliger te werken. In de bedrijfswereld helpen steeds betere digitale workflows hierbij. Er zijn steeds meer platforms en oplossingen die met alles kunnen helpen, van absoluut standaardprocessen tot speciale nichetoepassingen. Een van deze standaardprocessen die aanzienlijk verbeterd kan worden dankzij digitale oplossingen is het verkrijgen van handtekeningen.
In dit artikel leggen we uit wat een digitale "handtekeningworkflow" is en hoe u, uw bedrijf of uw netwerk geholpen zullen zijn als u vertrouwt op zinvolle digitalisering voor deze use case.
Analoog versus digitaal: Hoe verkrijgt u handtekeningen?
Natuurlijk is er de "ouderwetse" optie: ondertekenen met een pen op papier. Op zichzelf beschouwd kost dit ook niet veel - vooral als u de persoon bent die tekent - en ziet het er soms "chiquer" of zelfs formeler uit. Vooral in combinatie met een fysieke ontmoeting. Een handgeschreven handtekening is sowieso rechtsgeldig.
Een tweede blik onthult de "rattenstaart": een zeer complex, arbeidsintensief en middelenintensief proces (afdrukken, scannen, stempelen, verzenden, wachten op retourzendingen, enz.) Dit betekent ook: mediabreuken die de bewijskracht verminderen, tijdrovende archivering en, last but not least: Het verkrijgen van of wachten op een ondertekend en geretourneerd contract is zeer tijdrovend.
Het inmiddels bekende alternatief: de digitale of elektronische handtekening: Technisch gesproken is dit een cryptografische methode op basis van asymmetrische encryptiealgoritmen. Dit maakt het mogelijk om de authenticiteit van het document en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Lees meer. Wat op de achtergrond technisch complex en zeer veilig is, wordt op de voorgrond verborgen door een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. Rechtsgeldig digitaal ondertekenen is uiteindelijk net zo eenvoudig als het uitvoeren van een online bankoverschrijving.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
In principe zijn er verschillende manieren om digitaal te ondertekenen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Ondanks het oppervlakkig identieke uiterlijk van de digitale handtekeningen op het uiteindelijke document, zijn de status van het respectieve type digitale handtekening en de bindende aard ervan verschillend".
Met een eenvoudige elektronische handtekening of afbeeldingsonderschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren. Kortom: alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan als wettelijk conform worden geclassificeerd. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in zowel het maken van handtekeningen volgens de hoogste standaard als in de geïntegreerde verificatie van elk document.
Grenzeloos, eenvoudig, digitaal. Handtekeningen verkrijgen met een e-handtekeningplatform (in de bedrijfscontext).
Handtekeningplatforms maken het mogelijk om digitale handtekeningprocessen, ook wel handtekeningworkflows genoemd, min of meer volledig in kaart te brengen. Dit is vooral belangrijk als het gaat om het verkrijgen van handtekeningen. sproof sign is 100% gespecialiseerd in het uitgeven en verkrijgen van handtekeningen en blinkt uit in deze workflows.
Maar wat is een workflow in de context van het ondertekenen van documenten?
In het algemeen is een workflow een gestructureerde opeenvolging van werkstappen om een specifiek doel of resultaat te bereiken. De afzonderlijke werkstappen, hun volgorde, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden worden gedefinieerd om het werk efficiënt en effectief uit te voeren.
Hetzelfde geldt voor het verkrijgen van handtekeningen. Een goede tool voor e-handtekeningen maakt het mogelijk om alle denkbare goedkeuringsprocessen in kaart te brengen om tijd en personeel te besparen. Dit alles wordt gedaan terwijl de hoogste normen voor beveiliging en naleving in het bedrijf worden gegarandeerd.
De kracht van de workflow: Verkrijg externe digitale handtekeningen in slechts 5 stappen
1) Zakelijke contacten toevoegenNatuurlijk! Als ik een document wil goedkeuren voor ondertekening, is de eerste stap om de contactgegevens te kennen. In de meeste gevallen worden verzoeken om ondertekening via het e-mailadres verwerkt, omdat het e-mailadres al een goede basis is om de andere partij te authenticeren. In het geval van de geavanceerde elektronische handtekening (AES) is het identiteitsbewijs direct gekoppeld aan het persoonlijke e-mailadres. Dit betekent dat de andere partij een digitale handtekening afgeeft met hetzelfde e-mailadres dat gebruikt werd voor het verzoek om een handtekening.
Een voordeel van een platform voor e-handtekeningen is het eenvoudige beheer van contactgegevens meteen bij het begin van het handtekeningverzoek. In de regel worden veelgebruikte contactpersonen automatisch voorgesteld tijdens verzamelprocessen en worden alle contactgegevens automatisch ingevoerd in een vereenvoudigd contactbeheersysteem waar ze kunnen worden bekeken en bewerkt.
2) Handtekeningstandaard definiërenZoalsal in detail beschreven, is de handtekeningstandaard essentieel voor de gewenste bewijskracht van een aangevraagde handtekening. Het is belangrijk om te weten dat de handtekeningstandaard gedefinieerd kan zijn voor de ondertekenende tegenpartij, maar dat dit niet noodzakelijk is. Als het bijvoorbeeld om een contract van groot formeel belang gaat, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening worden aangenomen of kunnen andere soorten handtekeningen technisch worden uitgesloten. Als de andere partij niet de mogelijkheid heeft om met een gekwalificeerde handtekening te ondertekenen, zal een hulpmiddel voor e-handtekeningen u automatisch door het identificatieproces leiden.
3) Definieer reeksen & rollenErzijn verschillende gebruikssituaties waarbij u wilt voorkomen dat meerdere contactpersonen tegelijkertijd een document ter ondertekening ontvangen. Een use case zou kunnen zijn dat de directie moet ondertekenen nadat vertegenwoordigers van twee andere afdelingen het document hebben ondertekend en dat het secretariaat het document ontvangt om het te bekijken of om het definitief te downloaden.
4) Positie van handtekeningen definiërenEenvan de belangrijkste functies van elk handtekeningenplatform is de "definitie van plaatshouders voor handtekeningen". U kunt precies definiëren op welke pagina, wie er moet ondertekenen en waar. Met sproof sign kan ook de grootte van de handtekeningkaart worden aangepast.
5) Stel een deadline in voor ondertekening & stuur herinneringenInde laatste stap van de workflow kunt u met de meeste uitgebreide alles-in-één ondertekeningsoplossingen een deadline instellen, een vriendelijke (of specifieke) uitnodigingstekst schrijven en, nog belangrijker, de ontvanger automatisch aan de deadline herinneren. Dit verhoogt de slaagkans om het medeondertekende document op tijd te ontvangen aanzienlijk. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat deze workflow de "time-to-decision" sowieso aanzienlijk minimaliseert.
6) (Optioneel:) Verifieer ontvangen handtekeningen direct in sproof signHet is zoalsgezegd belangrijk om te begrijpen dat gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen het hoogste beveiligingsniveau garanderen, omdat hun geldigheid zeer eenvoudig gevalideerd kan worden. Een direct geïntegreerd verificatiemechanisme - zoals beschikbaar in sproof sign - maakt volledige traceerbaarheid en beveiliging in belangrijke goedkeuringsprocessen mogelijk.
De digitale handtekening vanuit het perspectief van de uitgenodigde persoon
Voor de uitnodigende persoon is het essentieel dat alle handtekeningen op tijd worden teruggestuurd. Laagdrempelige toegang tot het handtekeningenplatform is cruciaal. sproof sign heeft dit proces geoptimaliseerd:
- Zoals beschreven, verstuurt de uitnodigende persoon het document voor ondertekening per e-mail.
- De uitgenodigde persoon ontvangt de e-mail, klikt op de link en kan het document direct ondertekenen zonder zich te registreren (!)
- Als een gekwalificeerde handtekening vereist is en de uitgenodigde persoon nog geen bestaande QES-identificatie heeft (de optie om met een gekwalificeerde handtekening te ondertekenen), wordt de uitgenodigde persoon na registratie direct door het identificatieproces geleid.
- Er zijn nooit (!) kosten voor de uitgenodigde persoon.
- Als u al een sproof sign gebruiker:in bent, kunt u het document natuurlijk archiveren of, indien gewenst, doorsturen voor verdere ondertekening, in de stapel plaatsen, handtekeningverzoeken delegeren, enz.
Wilt u aan de slag? Registreer nu gratis en ontvang uw eerste handtekening
Dit vindt u alleen bij sproof sign. Wij hebben ons best gedaan om het onze gebruikers zo gemakkelijk mogelijk te maken om aan de slag te gaan in de wereld van digitale handtekeningen. Met een gratis privéaccount kunt u het platform onmiddellijk gebruiken en zelf uw eerste digitale handtekeningen zetten of deze in heel Europa zonder barrières verkrijgen.
Meer blogartikelen
Digitale duurzaamheid in de horeca: HOGAST bespaart meetbaar grondstoffen met sproof signInnovatieve oplossingen voor een duurzame toekomst: het partnerschap tussen sproof sign en Energie AG OberösterreichEen digitale handtekening maken - Hoe verkrijgt u een (gekwalificeerde) elektronische handtekening (QES)?Wat is de gekwalificeerde elektronische handtekening in EuropaDe grootste in horeca: Hogast borden met sproof bord.
