De grootste in horeca: Hogast borden met sproof bord.

Sigmond: "Voor ons als bedrijf waren twee aspecten doorslaggevend bij de keuze voor een oplossing voor digitale handtekeningen. Eén daarvan was de Corona pandemie, omdat we door werktijdverkorting en thuiskantoren onvermijdelijk opnieuw moesten nadenken, omdat we zonder een nieuw digitaal systeem helemaal geen contracten, facturen en orders meer hadden kunnen ondertekenen.

Het tweede aspect, waarvan ik zeker weet dat het al enige tijd onderwerp van gesprek was met het management, is dat wij als bedrijf voor onszelf een parallelle focus op digitalisering en duurzaamheid hebben gelegd.

Met de focus hierop was uiteindelijk het punt gekomen waarop we besloten om alles nu digitaal te ondertekenen en alle papieren facturen en contracten af te schaffen."

Sigmond: "In principe zijn wij de schakel tussen onze leveranciers en klanten of leden. Maar dat betekent ook dat alle facturen en bestellingen via HOGAST gaan en dat wij ze dan in sommige gevallen ook moeten ondertekenen en medeondertekenen. U kunt de handtekeningketen zien als een driehoek tussen leverancier, lid en HOGAST.

Een voorbeeld waarbij de digitale handtekening wordt gebruikt en volledig helpt, is bij de toelating van nieuwe leveranciers. Er zijn contracten die op de een of andere manier ondertekend moeten worden. Voordat we besloten om een eSignature-oplossing te gebruiken, moesten we alles eerst op papier per post opsturen en wachten. Omdat het hele bedrijf eigenlijk uit vier bedrijven bestaat, moet in deze toepassing de leveringspartner één keer tekenen en HOGAST vier keer. Het kon twee tot drie weken duren voordat alles weer bij ons bedrijf aankwam. Met de digitale oplossing van sproof sign gaat alles veel sneller.

Maar we gebruiken de eSignature ook bij het ontvangen van leveringen. Want alle orderbevestigingen van meer dan 7.500 euro moeten door ons medeondertekend worden nadat de klant en de leverancier al getekend hebben. Dit is een aansprakelijkheidskwestie! HOGAST is namelijk ook aansprakelijk voor haar klanten als zij failliet gaan of insolvent worden. Dan betalen wij de facturen voor onze leden, maar alleen als de orderbevestiging of de order vooraf door ons is medeondertekend. Dit is echt een belangrijk aspect voor onze leden en leveranciers."

Sigmond: "Gegevensbescherming is slechts een actueel onderwerp en ondertussen gewoon een basisvereiste. Daar moet alles kloppen. Voor ons was echter ook de gebruiksvriendelijkheid belangrijk, dat de software makkelijk te gebruiken is en dat je er tijd mee kunt besparen."

Sigmond: "Wat ons vooral bevalt aan sproof sign is de gebruiksvriendelijkheid. Niet alleen vindt u de geüploade documenten snel, maar dankzij de nieuwe functie kunt u ook al aangeven op welk punt in het document u moet ondertekenen. Hierdoor realiseren wij ons dat er altijd iets gebeurt bij sproof sign, d.w.z. dat we werken aan uitbreidingen en updates, wat super belangrijk voor ons is. Maar zelfs als er van onze kant een vraag ontstaat over eSignature of een nieuwe functie, dan hebben we altijd een geweldige en snelle ondersteuning waar we terecht kunnen."

.

Sigmond: "In de toekomst zouden we graag zien dat sproof sign wordt ingebed in systemen van derden. Een eigen app zou natuurlijk ook spannend zijn. Op dit moment is het immers nog een webgebaseerd platform, waarbij het uploaden van grote hoeveelheden gegevens nogal wat tijd in beslag kan nemen.

Het leuke van sproof sign is echter dat we dankzij ons nauwe contact al weten dat we met sproof precies goed zitten. Want zelfs als er iets niet klopt, werken ze aan een verdere ontwikkeling en integreren ze de nieuwe functies in de software. Daarom bevelen wij sproof met een gerust hart aan bij onze 7.000 klanten."