Innovatieve oplossingen voor een duurzame toekomst: het partnerschap tussen sproof sign en Energie AG Oberösterreich

Burger: "We besloten een oplossing voor digitale handtekeningen te implementeren om twee belangrijke uitdagingen aan te pakken. Ten eerste realiseerden we ons dat we in onze processen met eindklanten vaak een discontinuïteit in de media tegenkwamen. Veel informatie werd op papier ingediend, wat leidde tot tijdrovende handmatige processen voor registratie, archivering en verdere verwerking. Deze mediaonderbreking vertraagde onze processen aanzienlijk. Door deze processen te digitaliseren en digitale handtekeningen te introduceren, konden we deze bottleneck elimineren en de efficiëntie verhogen.

Daarnaast dwong de COVID-19 pandemie ons om onze interne processen aan te passen. De traditionele methode van het fysiek ondertekenen van documenten was niet langer praktisch vanwege reisbeperkingen en voorschriften van het thuiskantoor. De noodzaak om een digitale oplossing te implementeren werd duidelijk om de bedrijfsactiviteiten in stand te houden. In deze context waren we op zoek naar een oplossing die ons de nodige flexibiliteit kon bieden."

Burger: "Wij gebruiken digitale handtekeningen voor verschillende toepassingen. Aan de ene kant gebruiken we het in klantcontact, bijvoorbeeld wanneer een klant een contract wil afsluiten of een geleverde dienst wil bevestigen. Een andere toepassing is intern gebruik, vooral in situaties zoals de snelle implementatie van nieuwe regelgeving, zoals de thuiswerkregeling. In één zo'n geval moesten we snel documenten verwerken voor 1500 werknemers, wat niet mogelijk zou zijn geweest met conventionele papieren processen. Om dit proces af te handelen, gebruikten we interne oplossingen die geïntegreerd waren via een speciaal ontwikkelde app. Er werd een goedkeuringsproces geïmplementeerd waarbij de documenten eerst werden goedgekeurd door de directe supervisors voordat ze naar de werknemers werden gestuurd met behulp van de vooraf gedefinieerde plaatshouders voor handtekeningen."

Burger: "Als energieleverancier met kritieke infrastructuur opereren wij in een sterk gereguleerd gebied. Gegevensbescherming is voor ons van het grootste belang, omdat we voortdurend met persoonlijke gegevens werken. Het was daarom cruciaal om een provider in de directe omgeving te vinden, bij voorkeur in Oostenrijk of op zijn minst in Europa. Een Amerikaanse provider zou met te veel onzekerheden en uitdagingen gepaard zijn gegaan, en wij kunnen geen enkel risico nemen. Ons beleid is daarom duidelijk gericht op Europese providers om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de vereisten van de AVG en de risico's voor gegevensbescherming tot een minimum beperken."

Burger: "Naast de AVG zijn ook andere normen van groot belang voor ons, zoals ISO 271001, dat voor ons bijzonder belangrijk is omdat we zelf gecertificeerd zijn en verwachten dat onze leveranciers aan dezelfde beveiligingsnormen kunnen voldoen als wij. We voeren ook regelmatig beveiligingsaudits uit om ervoor te zorgen dat onze infrastructuur altijd beschermd is. Deze audits worden jaarlijks uitgevoerd om potentiële kwetsbaarheden tijdig te identificeren en deze te verhelpen voordat er beveiligingsincidenten optreden, die zeer kostbaar kunnen zijn."

Burger: "We hebben al verschillende oplossingen in huis, wat ons heeft geleerd welke functies bijzonder belangrijk voor ons zijn en welke ons niet de flexibiliteit kunnen bieden die we nodig hebben. Bij het evalueren van potentiële leveranciers hebben we daarom specifieke eisen gedefinieerd, waaronder de mogelijkheid om de plaatshouder van de handtekening naar wens te verplaatsen en de schaal aan te passen, evenals de optie voor gebruikers om hun handtekeningrol flexibel te configureren. Dat vonden we niet overal. We gaven ook prioriteit aan de mogelijkheid om te integreren in bestaande processen, vooral via de REST API, om een naadloze integratie in onze workflows te garanderen. "

Burger: "Na een enquête onder onze belangrijkste gebruikers, die het product vaak gebruiken, werd vooral het gebruiksaspect positief benadrukt. De gebruikersinterface is intuïtief ontworpen, wat het ondertekenproces voor gebruikers vereenvoudigt. Het werkt ook soepel op mobiele apparaten, wat zeer gewaardeerd wordt door onze medewerkers. Bovendien hadden ze weinig of geen training nodig om het product te gebruiken. Dit minimaliseerde de trainingsinspanning aanzienlijk en was een groot voordeel voor ons. Een ander positief aspect is de mogelijkheid om handtekeningstempels vrij te configureren. Hierdoor kunnen we aan verschillende vereisten voldoen en individuele processen ondersteunen. Andere handtekeningoplossingen konden deze uitdaging eenvoudigweg niet aan."

Burger: "We zitten momenteel in de testfase van een integratie met SAP voor het offerteproces. Hier worden offertes gemaakt, goedgekeurd en ondertekend voordat ze naar de klant worden gestuurd. Deze integratie is al opgezet en zal vanaf de zomer geleidelijk worden uitgerold. Iets wat waarschijnlijk ook potentieel heeft, is onze interne HR-afdeling. We hebben ongeveer 4.500 werknemers die ondersteund moeten worden. Natuurlijk is alles wat digitaal werkt en papier overbodig maakt een enorme hefboom."