"Mēs veicam Austrijas grāmatvedību". Federālā grāmatvedības aģentūra (BHAG) parakstās digitāli.

Digitalizācija attīstās visās ikdienas dzīves jomās. Tomēr daudzi publiskie uzņēmumi lielākoties joprojām darbojas analogajā pasaulē. Federālajā grāmatvedības aģentūrā situācija ir citāda! Uzņēmums, kurā strādā 500 darbinieki, darbojas 7 vietās visā Austrijā un paļaujas uz apzinātu un ilgtermiņā plānotu digitalizācijas stratēģiju. "Mums ir gandrīz vai pienākums digitalizācijas procesus ieviest ļoti savlaicīgi," saka Federālās grāmatvedības aģentūras IT nodaļas vadītājs Aleksandrs Zellners.

Rezultāts: digitālā paraksta platformas ieviešana kā vēl viens solis procesu optimizācijas virzienā. Tādējādi tiek ievērojami atvieglots viens no būtiskākajiem darbības procesiem - droša un juridiski derīga dokumentu parakstīšana.

Sākotnējā situācija

Digitalizācija ir visu, tostarp valsts uzņēmumu atbildīgo personu prātos, uzmanības lokā. Arvien vairāk uzņēmumu pāriet uz bezpapīra formātu lietošanu, apvieno savas atrašanās vietas tīklā vai piedāvā jaunus pakalpojumus tiešsaistē. To darot, tie uzlabo ne tikai klientu pieredzi, bet arī sadarbību ar partneriem, piegādātājiem un visām citām ieinteresētajām personām.

Izvērtējot turpmākos digitalizācijas pasākumus savā uzņēmumā, federālās grāmatvedības aģentūras augstākā vadība ātri saprata, ka digitālā paraksta platformas ieviešana varētu sniegt milzīgus ieguvumus. Šis parakstīšanas veids visā Eiropā ir 100 % līdzvērtīgs ar roku rakstītiem parakstiem, un uz to attiecas stingras eIDAS regulas (ES) 910/2014 (Elektroniskās identifikācijas un autentifikācijas pakalpojumi) pamatnostādnes.

Tomēr daudzi uzņēmēji nav informēti par priekšrocībām, ko sniedz uzņēmuma mēroga platforma dokumentu digitālai parakstīšanai. Ļoti konsekvents "kredo" joprojām tiek turēts pret parakstu platformas ieviešanu: "Man ir mobilā tālruņa paraksts un es jau varu parakstīties digitāli.

Patiesībā gandrīz puse Austrijas iedzīvotāju jau izmanto mobilā tālruņa parakstu kā bezmaksas e-pārvaldes pakalpojumu.

Tomēr digitālais paraksts vien uzņēmējdarbības vidē parasti ir pilnīgi nepietiekams. Trūkst procesu; pielāgotu darba plūsmu. Kopīgs "paneļa" (dashboard), lai būtu perfekts pārskats par svarīgākajiem uzņēmuma dokumentiem, un daudz kas cits.

Tikmēr vairāki starptautiski aktīvi uzņēmumi jau ir izvēlējušies digitālo platformu, kas var digitāli kartēt visas paraksta darba plūsmas un izmantošanas gadījumus uzņēmumā.

Procedūra

Pirmajā posmā BHAG projekta komanda ap Sellneri izvērtēja, kuri Eiropas vai Austrijas pakalpojumu sniedzēji jau ir nostiprinājuši savu pozīciju un piedāvājuši tirgū jaudīgus rīkus.

Papildus datu glabāšanas drošībai un atbilstībai parakstu platforma ir paredzēta, lai atbalstītu dažādus apakškritēriju izpildes procesus, kas ir daļa no federālās grāmatvedības aģentūras ikdienas darba.

Tādējādi uzmanība ātri vien tika pievērsta sproof. Pēc intensīvas testēšanas un audita fāzes izvēle beidzot krita uz jauno IÖB sertificēto uzņēmumu. Mākoņrisinājums sevi ļoti labi parādīja kā "viss vienā" platformu ar visaugstākajiem drošības un datu aizsardzības standartiem. "Mēs bijām patiesi pagodināti, ka izvēle krita tieši uz mums un ka mēs galu galā spējām izpildīt ļoti augstās Federālās grāmatvedības aģentūras prasības," saka Dr. Fabians Kniršs (Fabian Knirsch), sproof GmbH līdzdibinātājs un tehniskais direktors.

Rezultāts un pievienotā vērtība

Atsauksmes līdz šim ir bijušas ļoti labas. Daudzi darbinieki, jo īpaši vadības darbinieki, izmanto platformu dažādiem paraksta procesiem un kopš tā laika ir ievērojami ietaupījuši laiku un resursus. Dokumenti vairs nav jāizdrukā, jāparaksta ar roku, jāskenē un jānosūta pa pastu, bet tos var parakstīt digitāli, veicot tikai dažus klikšķus.

Tas nāk par labu arī videi! 500 papīra lapas patērē 7,5 kilogramus koksnes, 130 litrus ūdens un 26,8 kilovatstundas enerģijas. Tas ir pozitīvs blakusefekts, kas mudina arvien vairāk uzņēmumu ieviest paraksta platformu.

Platformas vienmērīga integrācija uzņēmuma IT vidē bija īpaši iespaidīga jau pirmajā posmā pēc ieviešanas. Pateicoties mākoņdatošanai, pievienošana aizņēma tikai dažas stundas, un visu laiku to atbalstīja sproof.

Vienmērīgā komunikācija un elastīgums pārliecināja Aleksandru Sellneru. "sproof ir atvērta atsauksmēm un klientu pieprasījumiem, tāpēc tā ievēro pieeju, kas paredz nepārtraukti uzlabot platformu," skaidro Sellners.