Innovatív megoldások a fenntartható jövőért: a sproof sign és az Energie AG Oberösterreich közötti partnerség

Burger: "Úgy döntöttünk, hogy két kulcsfontosságú kihívás megoldása érdekében digitális aláírási megoldást alkalmazunk. Először is, rájöttünk, hogy a végfelhasználókkal folytatott folyamatainkban gyakran találkoztunk médiaszakadással. Sok információt papíron nyújtottak be, ami időigényes manuális folyamatokhoz vezetett a rögzítés, archiválás és további feldolgozás során. Ez a médiakimaradás jelentősen lelassította folyamatainkat. Ezen folyamatok digitalizálásával és a digitális aláírás bevezetésével sikerült megszüntetnünk ezt a szűk keresztmetszetet és növelnünk a hatékonyságot.

Ezenkívül a COVID-19 világjárvány arra kényszerített bennünket, hogy átalakítsuk belső folyamatainkat. A dokumentumok fizikai aláírásának hagyományos módszere az utazási korlátozások és a hazai irodai előírások miatt már nem volt praktikus. Az üzleti működés fenntartása érdekében nyilvánvalóvá vált a digitális megoldás bevezetésének szükségessége. Ezzel összefüggésben olyan megoldást kerestünk, amely biztosítja számunkra a szükséges rugalmasságot."

Burger: "Digitális aláírásokat használunk különböző alkalmazásokhoz. Egyrészt az ügyfelekkel való kapcsolattartás során, például amikor az ügyfél szerződést akar kötni, vagy amikor egy nyújtott szolgáltatást kell megerősítenie. Egy másik felhasználási eset a belső használat, különösen olyan helyzetekben, mint például az új szabályozások, például a home office-rendelet gyors végrehajtása. Egy ilyen esetben 1500 alkalmazott dokumentumainak gyors feldolgozását kellett elvégeznünk, ami a hagyományos papír alapú folyamatokkal nem lett volna lehetséges. Ennek a folyamatnak a kezeléséhez olyan belső megoldásokat használtunk, amelyeket egy speciálisan erre a célra kifejlesztett alkalmazáson keresztül integráltunk. Olyan jóváhagyási folyamatot vezettünk be, amelyben a dokumentumokat először a közvetlen felettesek hagyták jóvá, mielőtt az előre meghatározott aláírási helyőrzőket használva elküldték volna a munkavállalóknak."

Burger: "Kritikus infrastruktúrával rendelkező energiaszolgáltatóként szigorúan szabályozott területen működünk. Az adatvédelem rendkívül fontos számunkra, mivel folyamatosan személyes adatokkal dolgozunk. Ezért kulcsfontosságú volt, hogy a közvetlen közelben, lehetőleg Ausztriában vagy legalábbis Európában találjunk szolgáltatót. Egy amerikai szolgáltató túl sok bizonytalansággal és kihívással járt volna, mivel nem vállalhatunk semmilyen kockázatot. Politikánk ezért egyértelműen az európai szolgáltatókra helyezi a hangsúlyt, hogy biztosítsuk a GDPR követelményeinek való megfelelést és az adatvédelmi kockázatok minimalizálását."

Burger: "A GDPR mellett más szabványok is nagy jelentőséggel bírnak számunkra, mint például az ISO 271001, amely különösen fontos számunkra, mivel mi magunk is tanúsítottak vagyunk, és elvárjuk, hogy beszállítóink ugyanolyan biztonsági szabványoknak feleljenek meg, mint mi. Rendszeres biztonsági ellenőrzéseket is végzünk, hogy infrastruktúránk mindig védett legyen. Ezeket az auditokat évente végezzük, hogy időben felismerjük a potenciális sebezhetőségeket, és még a biztonsági incidensek bekövetkezése előtt kijavítsuk azokat, amelyek nagyon költségesek lehetnek"."

Burger: "Már több különböző megoldással rendelkezünk házon belül, ami megtanított minket arra, hogy mely funkciók különösen fontosak számunkra, és melyek nem tudják biztosítani a szükséges rugalmasságot. A potenciális szolgáltatók értékelésénél ezért konkrét követelményeket határoztunk meg, többek között azt, hogy az aláírás helyőrzője szükség szerint mozgatható legyen, és a méretezés is beállítható legyen, valamint hogy a felhasználók rugalmasan konfigurálhassák az aláírás szerepét. Ezt nem mindenhol találtuk meg. A meglévő folyamatokba való integrálhatóságot is prioritásként kezeltük, különösen a REST API-n keresztül, hogy a munkafolyamatainkba való zökkenőmentes integrációt biztosítsuk. "

Burger: "A terméket gyakran használó fő felhasználóink körében végzett felmérést követően a használhatósági szempontokat különösen pozitívan emelték ki. A felhasználói felület intuitív kialakítású, ami leegyszerűsíti a felhasználók számára az aláírási folyamatot. Mobileszközökön is zökkenőmentesen működik, amit munkatársaink nagyra értékelnek. Emellett a termék használatához alig vagy egyáltalán nem volt szükségük képzésre. Ez jelentősen minimalizálta a képzési ráfordításokat, ami nagy előnyt jelentett számunkra. Egy másik pozitív szempont az aláírásbélyegzők szabad konfigurálásának lehetősége. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy lefedjük a különböző követelményeket és támogassuk az egyedi folyamatokat. Más aláírási megoldások egyszerűen nem tudtak megfelelni ennek a kihívásnak."

Burger: "Jelenleg az SAP-val való integráció tesztelési fázisában vagyunk az árajánlatkérési folyamathoz. Ez az a folyamat, amelynek során az árajánlatok elkészülnek, jóváhagyásra és aláírásra kerülnek, mielőtt elküldjük őket az ügyfélnek. Ezt az integrációt már létrehoztuk, és a nyártól kezdve fokozatosan bevezetjük. Valami, amiben valószínűleg szintén lenne potenciál, az a belső HR területünk. Körülbelül 4500 alkalmazottunk van, akiket támogatni kell. Természetesen minden, ami digitálisan működik, és eltávolodik a papírtól, óriási kart jelent."