Sécurité et protection des données à la pointe de la technologie : Le PMU s'appuie sur sproof sign

Nobis : "Le PMU est un premier client de sproof sign. Le premier contact avec sproof sign a eu lieu lorsque nous cherchions une solution pour rendre nos certificats infalsifiables. Cette fonction a été proposée par sproof dès le début et nous avons ensuite décidé d'utiliser sproof sign. Aujourd'hui, nous l'utilisons quotidiennement et nous sommes très satisfaits de cet outil".

Nobis : "Covid a mis le thème de la numérisation au premier plan. De nombreux domaines et processus ont dû être numérisés en très peu de temps. En termes d'enseignement, par exemple, nous avons dû proposer des cours "hybrides" et des cours purement "en ligne" dans un laps de temps très court. L'université Paracelsus est synonyme d'un enseignement et d'une recherche de haute qualité, fondés sur la science. Cela inclut naturellement le thème de la numérisation. Nous nous efforçons constamment d'être à la hauteur de cette revendication".

Nobis : "C'était très traditionnel, comme nous le connaissons dans les grandes entreprises. Il y avait un dossier de signatures qui passait d'une personne à l'autre, qu'elle soit absente ou non. Le temps nécessaire pour qu'un document soit signé par un comité, un rectorat ou un conseil d'administration prenait donc beaucoup de temps. Avec sproof sign, nous avons pu améliorer considérablement ce processus et le rendre plus efficace. Mais surtout plus sûr !

Nobis : "Nous utilisons à la fois la signature avancée et la signature qualifiée. Nous utilisons la signature avancée en interne pour les bons de commande classiques, les réservations de temps et les dépenses en espèces. En d'autres termes, les documents internes, les demandes de congés et les procès-verbaux. En revanche, dès que les processus sont orientés vers les autorités, les partenaires et les clients, nous utilisons la signature qualifiée. Grâce à la solution de sproof sign, nous pouvons traiter les processus conventionnels plus rapidement et beaucoup plus facilement.

Nobis : "Comme dans toutes les institutions comparables, nos normes sont élevées. Nous sommes soumis à eIDAS et devons signer conformément à la loi. C'est pourquoi il est extrêmement important et avantageux pour nous d'avoir la rapidité et la capacité de cartographier cela dans un processus cohérent. Je veux dire par là qu'il faut abandonner le processus d'impression, de signature et de numérisation pour le remplacer par un nouveau processus de qualité.

Nobis : "Ces deux éléments sont également très importants pour nous. L'une des conditions préalables au choix d'une solution cloud est clairement qu'elle soit conforme au RGPD et que tous les serveurs soient situés en Europe. sproof sign répond à cette exigence à 100 %, couplée à une très bonne convivialité, c'est pourquoi il est devenu notre outil de prédilection. Il nous apporte non seulement la sécurité, mais combine aussi parfaitement des avantages tels qu'un support de proximité et une mise en œuvre rapide."

Nobis : "La mise en œuvre dans notre système a été très facile. L'étroite collaboration avec l'équipe d'assistance de sproof sign et les interfaces API prêtes à l'emploi y ont contribué. C'est pourquoi nous avons également opté pour une solution en nuage. Le service clientèle de sproof sign met en œuvre les commentaires rapidement et de la meilleure façon possible, dans le cadre d'un processus simple. Pour nous, la proximité et l'étroite collaboration sont généralement un critère décisif dans le choix de notre fournisseur de logiciels."

Nobis : "Lorsque le sujet des signatures numériques a été abordé, nous avons d'abord été confrontés au fait que nos collègues utilisaient une grande variété de fournisseurs. Par exemple, ils utilisaient la Bürgercard, qui est maintenant l'ID Austria. D'autres collègues disposaient déjà d'une identification auprès d'autres fournisseurs. sproof sign a rendu cela extrêmement facile grâce au "SEQ Hub". Peu importe qui signe avec quelle carte d'identité à partir de quel endroit, sproof sign a intégré et résumé tous les fournisseurs pertinents pour nous dans son logiciel. Enfin, des fonctionnalités telles que la fonction de recherche intégrée pour les fournisseurs ont grandement amélioré la convivialité pour nous grâce à la solution de sproof sign".

Nobis : "En termes de flux de travail, nous avons vu de nouvelles caractéristiques et fonctions apparaître progressivement avec sproof sign. Par exemple, la possibilité de prédéfinir les positions de signature, de laisser un commentaire à un collègue directement dans le document à l'aide de la fonction de chat ou de créer un dossier électronique. Cela nous permet de rationaliser et de simplifier les processus, ce qui a été particulièrement bien accueilli par notre service juridique.