Il y a encore de la confusion : des termes différents, souvent très similaires, tels que forme écrite, écriture, liberté de forme, écriture manuscrite créent de la confusion lorsqu’il s’agit de la gestion des contrats. Pour cette raison, malheureusement, le stylo, le papier et les itinéraires postaux encombrants sont encore souvent utilisés lorsqu’il y a quelque chose à signer.

Dans cet article, nous expliquons pour quels cas d’utilisation la signature numérique est valable à 100 % et la valeur probante et la traçabilité les plus élevées peuvent être garanties. Petit « spoiler » : Il n’y a que très peu de cas exceptionnels où la signature électronique n’est pas autorisée. Dans le cas contraire, le processus de signature numérique « l’emporte » sur la signature analogique en raison de son infalsifiabilité technique et de sa valeur probante la plus élevée.

En un coup d’œil

Seules quelques formes de contrat sont exclues de la signature électronique par le droit national.

… Tous les autres contrats peuvent être signés numériquement d’une manière juridiquement valable. À cet effet, 3 normes sont réglementées dans le règlement eIDAS, qui est valable dans toute l’Europe .

La plupart des contrats sont soumis à la liberté de forme. Les parties contractantes peuvent choisir elles-mêmes la norme de signature (numérique).

Si les législations nationales exigent la forme écrite, la signature électronique qualifiée peut remplacer la signature manuscrite à 100 %.

Outre le cadre légal, le choix de la norme de signature électronique repose sur l’évaluation individuelle des risques optionnels en fonction du risque de responsabilité et du volume du contrat.

Quelle est la fonction des contrats ?

En gros, c’est une évidence : en signant un contrat, toutes les parties impliquées acceptent les termes et obligations énoncés dans le contrat. La conclusion d’un contrat garantit que toutes les parties au contrat remplissent leurs obligations et que leurs droits et intérêts sont protégés. De plus, un document signé peut servir de preuve en cas de conflit et aider à tenir bon devant le tribunal. Le moyen le plus efficace de signer des contrats est de le faire numériquement.

Qu’il s’agisse d’un contrat analogique ou numérique : qu’est-ce que la liberté de forme dans les contrats ?

Dans les pays européens, les contrats sont généralement valables sans forme prescrite. Il n’existe donc pas de réglementation concernant la manière dont les contrats doivent être signés. Par exemple, la forme électronique, écrite ou même orale est autorisée (cf. § 883 ABG). En fin de compte, les parties contractantes elles-mêmes peuvent convenir d’un certain type de signature.

« En Autriche et aussi en Allemagne, le principe de la liberté de forme s’applique en droit civil. Selon cela, la signature numérique remplace déjà le stylo sur papier dans de nombreux cas.

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH

Pour les contrats informels, il n’y a pas d’exigences légales quant à la façon de signer, mais la prudence est de mise pour de nombreuses raisons professionnelles ! Il serait erroné de signer des accords importants qui ne sont pas soumis à des exigences formelles avec une norme de signature électronique faible. S’il existe des contrats avec des montants de négociation élevés ou un risque de responsabilité élevé, il est essentiel de s’appuyer sur une norme de signature numérique élevée.

Certains contrats exigent la forme écrite en vertu de la loi

Dans certains types de contrats, la protection de l’une des parties contractantes revêt une importance particulière, c’est pourquoi la loi exige la forme écrite. Légalement, on parle de forme écrite. Afin de respecter la forme écrite ou la forme écrite, une signature manuscrite des deux parties contractantes est exigée par la loi. En Autriche, la forme écrite est réglementée par l’article 886 ABGB, en Allemagne par l’article 126 (1) BGB.

Voici la bonne nouvelle ancrée dans la loi : Selon l’article 126a BGB (DE), la forme écrite prescrite par la loi peut être remplacée par la forme électronique, sauf indication contraire dans la loi. D’une manière générale, le règlement eIDAS, qui est valable dans toute l’Europe, réglemente depuis 2016 les exigences techniques et de contenu pour les signatures électroniques, au-dessus des lois nationales.

Si la « forme écrite » est décidément requise, la signature électronique qualifiée (QES) peut être utilisée pour une signature conforme à la loi.

Il est donc important de comprendre que les termes « forme écrite » ou « écriture », qui impliquent plutôt l’écriture manuscrite et le papier, n’excluent en aucun cas les méthodes numériques. La signature numérique peut être équivalente à 100 % à de l’écriture manuscrite.

Wills & Co. Dans de rares cas, seule une « signature manuscrite » suffit

Il n’est nécessaire d’apposer une signature manuscrite par écrit pour la conclusion de contrats et la signature de documents que si cela est expressément ( !) requis par une disposition légale ou un arrangement contractuel entre les parties.

En plus de certains documents de droit des successions tels que le testament (il doit même être écrit à la main) et certains autres actes notariés, il existe des exemples importants de types de documents, en particulier dans le domaine des ressources humaines, qui ne peuvent être signés qu’à la main.

Un exemple est la résiliation des relations de travail par résiliation ou accord de résiliation § 623 BGB en allemand ( !) Droite. Aucune forme de signature électronique ne peut remplacer la forme écrite ; parce que la forme électronique est expressément exclue par la loi conformément à l’article 623 BGB.

Dans de nombreux médias, un grand pas en arrière dans la politique allemande de numérisation a récemment fait l’objet de controverses. Depuis 1995, les employeurs en Allemagne sont tenus par le Nachweisgesetz (NachwG) d’enregistrer par écrit les conditions contractuelles les plus importantes et de les remettre à la signature de l’employé : L’enregistrement des conditions de travail essentielles (§2 NachwG). Bien que la directive de l’UE (règlement eIDAS) autorise la transmission électronique, il n’est pas permis de prouver les conditions essentielles du contrat sous forme électronique en Allemagne. Même une signature électronique qualifiée ne répond pas aux exigences de la loi sur la vérification.

Notre évaluation personnelle : Ce n’est qu’une question de temps avant que les offensives de numérisation nécessaires, en particulier dans le domaine des ressources humaines, n’aient également une influence positive sur la législation et que la loi sur la vérification soit à nouveau adaptée très prochainement.

De plus, même dans ce cas particulier, il existe déjà des « solutions de contournement » pour limiter autant que possible la quantité de papier et le temps nécessaire et pour réduire au minimum les perturbations des médias. Cela fonctionne, par exemple, grâce à des polices supplémentaires, qui sont signées analogiquement conformément à la loi, mais une copie numérique est toujours gérée de manière centralisée et stockée dans les archives numériques.

Sans risque : signer numériquement et conformément aux exigences de forme requises

Qu’il s’agisse d’un contrat analogique ou numérique, la législation nationale réglemente principalement si et comment un contrat est soumis à une exigence formelle. Une fois que vous avez une vue d’ensemble et que vous avez opté pour la voie numérique qui vous fait gagner du temps, le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) s’applique en tant que cadre valable dans tous les États membres de l’UE/CEE. Ce cadre juridique devait stimuler la transformation numérique dans toute l’Europe, permettre des processus commerciaux sans discontinuité des supports et permettre des processus électroniques sécurisés entre 28 marchés individuels.

Une grande partie de l’eIDAS réglemente les thèmes de l’identité numérique sécurisée et de la signature électronique sécurisée. Si, comme mentionné ci-dessus, une signature électronique n’est pas définitivement exclue par les législations nationales, les contrats peuvent être signés conformément aux directives de l’eIDAS. Le règlement distingue essentiellement trois types de signatures électroniques : simples, avancées et qualifiées.

Il est important pour tous les propriétaires d’entreprise d’avoir une bonne vue d’ensemble des processus contractuels au sein de l’entreprise afin de décider quelle norme de signature est la bonne pour quel processus contractuel.

Pour plus de détails, nous vous recommandons de lire notre article de synthèse sur les normes de signature. En combinaison avec cet article, vous pourrez décider avec quel contrat vous devez signer avec quelle norme.

Voici un exemple pratique courant d’une signature non juridiquement valide :

Exemple d’e-mail : Les décisions qui sont exécutées sous forme de texte dans un e-mail sont soumises à la forme écrite afin d’obtenir une valeur juridique. Cela signifie qu’une signature écrite de toutes les parties concernées doit être apposée. Ici, il arrive souvent qu’il n’y ait pas assez de signature numérique. Les procédures suivantes ne sont pas juridiquement valables :

• Imprimer, signer, numériser à nouveau, envoyer (discontinuité des supports)
  
• Placez une image d’une signature sur le document électronique (signature électronique simple)

Seule la signature électronique qualifiée serait la méthode juridiquement valable dans ce cas.

Résultat

Malgré toutes les offensives de numérisation et les nouvelles méthodes permettant de conclure les transactions sans papier, nous sommes convaincus que la signature sera toujours un élément essentiel des décisions et des approbations de toutes sortes. Par conséquent, il est indispensable, notamment dans le secteur professionnel, de savoir que la sécurité et la conformité sont garanties.

C’est là que la force des plateformes de signature numérique telles que sproof sign devient évidente : les processus techniquement complexes sont gérés en arrière-plan. Par exemple, pour la signature électronique qualifiée, vous ne devez vous identifier qu’une seule fois. La plateforme vous guidera tout au long du processus de 10 minutes.

Excursus : Quelle est la fonction d’une signature ?*

La signature d’un document permet de remplir la fonction de pérennisation , ce qui garantit que la déclaration est documentée de manière permanente et lisible et qu’elle peut être réexaminée ultérieurement.

La fonction d’identité et de vérification consiste dans le fait que la signature personnelle du nom peut être utilisée pour établir un lien avec la personne du signataire. Ce lien peut être vérifié en comparant la signature.

La fonction du certificat d’authenticité est de s’assurer, au moyen d’une signature, que la déclaration provient de la personne qui l’a signée et que celle-ci peut également être établie de manière contraignante à une date ultérieure.

La signature manuscrite remplit une fonction de preuve . Un document signé peut servir de preuve du contenu d’une déclaration et de la personne qui l’a faite. Je ne peux pas exécuter une fonction de preuve parce que je ne suis pas un programme de mathématiques.

La fonction d’avertissement d’une signature manuscrite est qu’elle indique la responsabilité juridiquement contraignante et personnelle de la déclaration. Le signataire est ainsi protégé contre les déclarations irréfléchies.

La fonction de clôture est assurée par une signature manuscrite, par laquelle une déclaration est terminée spatialement. Il est important de noter que seule la partie de la déclaration qui précède la signature est valide et ne contient pas d’ajouts ou de modifications ultérieurs. Une déclaration peut également être distinguée d’un projet par la signature.

Grâce à la fonction de contrôle , les tiers peuvent facilement vérifier le contenu d’un document ou d’un document, ce qui est facilité par l’émission d’exigences formelles appropriées.

*Sources:
Numérisation de la signature – Livre blanc
Mémoire de licence Krämer