"Me hoidamme Itävallan kirjanpidon". Liittovaltion kirjanpitovirasto (BHAG) allekirjoittaa digitaalisesti.

Digitalisaatio etenee kaikilla jokapäiväisen elämän aloilla. Monet julkiset yritykset ovat kuitenkin vielä suurelta osin analogisessa maailmassa. Tilanne on toinen liittovaltion tilivirastossa! 500 työntekijää työllistävä yritys toimii seitsemässä toimipisteessä eri puolilla Itävaltaa, ja se luottaa tietoiseen ja pitkällä aikavälillä suunniteltuun digitalisointistrategiaan. "Meillä on lähes velvollisuus toteuttaa digitalisointiprosessit hyvin ajoissa", sanoo liittovaltion tiliviraston IT-päällikkö Alexander Sellner.

Seurauksena oli digitaalisen allekirjoitusalustan käyttöönotto, joka on seuraava askel kohti prosessien optimointia. Näin yksi tärkeimmistä toimintaprosesseista - asiakirjojen turvallinen ja oikeudellisesti pätevä allekirjoittaminen - helpottuu merkittävästi.

Lähtötilanne

Digitalisaatio on kaikkien huulilla, myös pörssiyhtiöiden vastuuhenkilöiden mielessä. Yhä useammat yritykset siirtyvät paperittomiksi, verkottavat toimipaikkojaan tai tarjoavat uusia palveluja verkossa. Näin ne parantavat asiakaskokemusta, mutta myös yhteistyötä kumppaneiden, toimittajien ja kaikkien muiden sidosryhmien kanssa.

Arvioidessaan oman yrityksensä digitalisoinnin jatkotoimenpiteitä liittovaltion tiliviraston ylin johto tajusi nopeasti, että digitaalisen allekirjoitusalustan käyttöönotto voisi tuoda valtavia etuja. Tämä allekirjoitusmuoto vastaa 100-prosenttisesti käsinkirjoitettuja allekirjoituksia kaikkialla Euroopassa, ja siihen sovelletaan eIDAS-asetuksen (EU) 910/2014 (sähköiset tunnistus- ja todentamispalvelut) tiukkoja ohjeita.

Monet yrittäjät eivät kuitenkaan ole tietoisia koko yrityksen laajuisen alustan eduista asiakirjojen digitaalista allekirjoittamista varten. Allekirjoitusalustan käyttöönottoa vastustetaan edelleen hyvin johdonmukaisella "uskontunnustuksella": "Minulla on kännykällä allekirjoitus ja voin jo allekirjoittaa digitaalisesti.

Itse asiassa lähes puolet Itävallan kansalaisista käyttää jo nyt kännykkäaloitetta maksuttomana sähköisenä viranomaispalveluna.

Pelkkä digitaalinen allekirjoitus on kuitenkin yleensä täysin riittämätön liiketoimintaympäristössä. Siitä puuttuvat prosessit, räätälöidyt työnkulut. Yhteinen "kojelauta", jonka avulla on täydellinen yleiskuva yrityksen tärkeistä asiakirjoista, ja paljon muuta.

Tällä välin useat kansainvälisesti toimivat yritykset ovat jo valinneet digitaalisen alustan, jolla voidaan digitaalisesti kartoittaa kaikki allekirjoituksen työnkulut ja käyttötapaukset yrityksessä.

Menettely

Ensimmäisessä vaiheessa Sellnerin ympärillä toimiva BHAG-projektiryhmä arvioi, mitkä eurooppalaiset tai itävaltalaiset palveluntarjoajat ovat jo vakiinnuttaneet asemansa ja tuoneet markkinoille tehokkaita työkaluja.

Tietojen tallentamisen turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden lisäksi allekirjoitusalustan on tarkoitus tukea erilaisia alakriteerien suorittamista, jotka ovat osa liittovaltion tiliviraston päivittäistä toimintaa.

Niinpä huomio kiinnittyi nopeasti sproofiin. Intensiivisen testi- ja auditointivaiheen jälkeen valinta osui lopulta nuoreen IÖB-sertifioituun yritykseen. Pilviratkaisu esittäytyi erittäin hyvin all-in-one-alustana, jossa on korkeimmat turvallisuus- ja tietosuojastandardit. "Meille oli todella suuri kunnia, että valinta osui meihin ja että pystyimme lopulta täyttämään liittovaltion tiliviraston erittäin korkeat vaatimukset", sanoo tri Fabian Knirsch, sproof GmbH:n toinen perustaja ja teknologiajohtaja.

Tulos ja lisäarvo

Tähänastinen palaute on ollut erittäin hyvää. Monet työntekijät, erityisesti johdon työntekijät, käyttävät alustaa erilaisiin allekirjoitusprosesseihin ja ovat sen jälkeen säästäneet mitattavasti aikaa ja resursseja. Asiakirjoja ei enää tarvitse tulostaa, allekirjoittaa käsin, skannata ja lähettää postitse, vaan ne voidaan allekirjoittaa digitaalisesti muutamalla klikkauksella.

Tämä on hyväksi myös ympäristölle! 500 paperiarkkia kuluttaa 7,5 kiloa puuta, 130 litraa vettä ja 26,8 kilowattituntia energiaa. Tämä on myönteinen sivuvaikutus, joka saa yhä useammat yritykset ottamaan käyttöön allekirjoitusalustan.

Alustan sujuva integrointi yrityksen IT-maisemaan oli erityisen vaikuttavaa ensimmäisessä vaiheessa käyttöönoton jälkeen. Pilvipalvelun ansiosta käyttöönotto kesti vain muutaman tunnin, ja sproof tuki sitä koko ajan.

Sujuva viestintä ja joustavuus vakuuttivat Alexander Sellnerin. "sproof on avoin palautteelle ja asiakkaiden toiveille ja noudattaa siten lähestymistapaa, jonka mukaan alustaa parannetaan jatkuvasti", Sellner selittää.