Digitaalisesta allekirjoituksesta (tai sähköisestä allekirjoituksesta, eSignaturesta jne.) on tullut yrityksille ja yksityishenkilöille välttämätön väline, jonka avulla asiakirjoja voidaan hallita tehokkaammin ja ympäristöystävällisemmin. Tässä artikkelissa annamme alkusysäyksen kaikille, jotka haluavat saattaa vanhan prosessin – asiakirjojen allekirjoittamisen – ajan tasalle.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on turvallinen ja tehokas tapa allekirjoittaa sopimuksia digitaalisessa ympäristössä vaihtoehtona käsinkirjoitetuille allekirjoituksille.

Digitaalinen allekirjoitus toimii kuin ihmisen sormenjälki, sillä jokaisella asiakirjalla on oma ainutlaatuinen sähköinen sormenjälkensä. Millään muulla asiakirjalla ei voi olla samaa digitaalista allekirjoitusta. Jos digitaalinen asiakirja on “sinetöity” allekirjoituksella, se voidaan todistaa:

• tiedostoa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen (eheys).
  
• tietty henkilö on allekirjoittanut asiakirjan (todentaminen).
  
• allekirjoittaja on tosiasiallisesti allekirjoittanut. Henkilö ei voi kieltää allekirjoittaneensa asiakirjaa sen jälkeen, kun digitaalinen allekirjoitus on luotu.
  
• asiakirja ei ole väärennös.

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään jo monilla teollisuudenaloilla monenlaisissa käyttötarkoituksissa.

Mikä ei ole (kelvollinen) digitaalinen allekirjoitus?

Ainoastaan allekirjoitus, joka voidaan tarkastaa myös hyväksytyllä online-varmistuspalvelulla (esim. Acrobat Reader, RTR tai suoraan sproof sign -ohjelmassa), voidaan luokitella lainmukaiseksi.

Käsin kirjoitetun allekirjoituksen skannattu kuva ei tuota laillisesti pätevää allekirjoitettua asiakirjaa eikä se ole laillisesti pätevä!

eIDAS-asetuksella säännellään Euroopassa sitä, miten asiakirjat voidaan allekirjoittaa oikeudellisesti pätevällä ja todennettavalla tavalla. Voit lukea tästä lisää täältä.

PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen

Kelvollisen digitaalisen allekirjoituksen liittäminen (PDF-)asiakirjaan on teknisesti monimutkainen prosessi, joka suoritetaan huomaamattomasti taustalla, kun asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti.

Tämän vuoksi oikea digitaalinen allekirjoitus eroaa huomattavasti skannatun käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisäämisestä.

Kelvollinen digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa asiakirjan myöhempien muutosten havaitsemisen. Näin ei ole, kun kyseessä on pelkkä kuvien lisääminen.

Näin digitaalinen aikeiden todistus toimii allekirjoitusalustan kanssa:

Vaihe 1: Lataa ja muunna

Ensin lataat asiakirjan verkossa tilisi kautta allekirjoitusalustan kautta. Asiakirja muunnetaan PDF-dokumentiksi.

Vaihe 2: Liitä digitaalinen allekirjoitus

Itse allekirjoitusta varten tarvitset digitaalisen varmenteen, joka todistaa henkilöllisyytesi allekirjoittajana. Tämä luodaan jo valmiiksi, kun rekisteröidyt allekirjoitusalustalle. Jos haluat allekirjoittaa korkeimmalla standardilla eli pätevällä sähköisellä allekirjoituksella, tämä vaihe tehdään valtion tunnustamassa varmentajassa.

Allekirjoitusalustan avulla voit mukauttaa allekirjoitustasi (kuten käsinkirjoitettua versiota) ja luoda oman allekirjoitustyylin.

Vaihe 3: Asiakirjan ja allekirjoitusten salaus

Viimeisessä vaiheessa koko sopimus ja siihen liitetyt allekirjoitukset salataan. Syntyy niin sanottu hash-arvo. Sopimuksesta tulee väärentämisen kestävä ja todennettavissa oleva.

Liitteenä olevilla allekirjoituksilla on suurin todistusarvo, eikä niitä voi enää väärentää.

Allekirjoitetut sopimukset voidaan tietenkin ladata, lähettää tai tallentaa mihin tahansa paikkaan.

Voinko myös allekirjoittaa digitaalisesti Wordissa tai muissa Office-ohjelmissa?

Periaatteessa monet tiedostomuodot voidaan myös allekirjoittaa digitaalisesti. Liitteenä olevan digitaalisen allekirjoituksen muuttumattomuus edellyttää kuitenkin, että jokainen asiakirja muunnetaan ensin PDF-dokumentiksi. Kuten tunnettua, PDF-asiakirjoja ei voi enää muuttaa (toisin kuin esimerkiksi docx-asiakirjoja).
Digitaalisen allekirjoituksen alustat muuntavat monet tiedostomuodot automaattisesti oikeaksi PDF-dokumentiksi, yleensä silloin, kun asiakirja ladataan.

Miten saan digitaalisen allekirjoituksen?

Digitaalinen allekirjoitus voidaan hankkia usealla eri tavalla.

1. Rekisteröityminen digitaalisen allekirjoituksen alustalle (FES).

Kuten aiemmin selitettiin, digitaalisen allekirjoituksen luominen on digitaalisen allekirjoitusalustan keskeinen osa. Vakiintuneita ja tunnettuja ratkaisuja ovat esimerkiksi DocuSign, AdobeSign tai uudemmat eurooppalaiset ratkaisut, kuten sproof sign tai yousign, jotka ovat erikoistuneet myös eurooppalaisten yritysten käyttöön.

Rekisteröinnin yhteydessä sinulle luodaan edistynyt sähköinen allekirjoitus.

2. Tunnistaminen allekirjoitusalustan avulla (QES).

Monet palveluntarjoajat tarjoavat käyttäjille myös pätevän sähköisen allekirjoituksen, joka on integroitu syvälle itse sovellukseen. Tämän allekirjoitusstandardin suuren todistusarvon lisäksi voit hyötyä monista mahdollisuuksista suunnitella allekirjoitusprosessisi yksilöllisesti.

3. Tunnistautuminen julkiseen palveluun (QES; esim. matkapuhelimen allekirjoitus).

Itävallassa yli 50 prosentilla kansalaisista on jo matkapuhelimen allekirjoitus. Viranomaiset myöntävät sen, ja se vastaa hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten standardia.

Digitaalisen allekirjoituksen oikeudellisesti sitova luonne

Pätevä sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ilmaisevat suostumuksensa. Pääsääntöisesti lainsäätäjä jättää sopimuspuolten päätettäväksi, tehdäänkö sopimus suullisesti, kirjallisesti vai sähköisesti. Tätä kutsutaan muotovapaudeksi.

Jos valitset digitaalisen allekirjoitusratkaisun, etusi on se, että kaikki allekirjoitukset integroidaan PDF-tiedostoon muuttumattomasti ja väärentämättömällä tavalla.

On vain muutamia poikkeuksia, joissa sähköinen allekirjoitus on edelleen laissa suljettu pois, vaikka lainsäädäntöä on jatkuvasti mukautettu. Yksi esimerkki on testamentti.

Joka tapauksessa on tarpeen valita oikea sähköisen allekirjoituksen standardi sopimuksesta riippuen.

Tätä varten on laadittu kolme standardia, jotka on määritelty eIDAS-asetuksessa ja jotka toimivat oikeudellisena kehyksenä.

• EES: yksinkertainen sähköinen allekirjoitus
  
• FES: kehittynyt sähköinen allekirjoitus
  
• QES: hyväksytty sähköinen allekirjoitus

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) täyttää korkeimmat laatuvaatimukset, ja se vastaa oikeudellisesti 100-prosenttisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta.

Koska oikeudelliset vaikutukset voivat vaihdella suuresti, tekijät, kuten käyttöönottokustannukset, helppokäyttöisyys (asiakaskokemus), lainsäädäntö, yrityksen toimintaperiaatteet ja arvioitu liiketoimintariski, ovat yleensä ratkaisevia määritettäessä, mitä menetelmää tietyssä tilanteessa tulisi käyttää.

Voit tehdä tämän seuraavan päätösohjeen avulla.

Sähköisten allekirjoitusten oikean standardin valintaan vaikuttavat siis kaksi tekijää:

• Vastuuriskit, operatiiviset riskit
  
• Oikeudelliset vaatimukset

Digitaalisen allekirjoituksen alustan edut ovat seuraavat

• voi muuttaa sähköisen allekirjoituksen standardia milloin tahansa sopimustyypistä riippuen.
  
• pystyä määrittelemään haluttu sähköisen allekirjoituksen standardi sitovasti ulkoisia allekirjoituksia hankittaessa.

Eurooppalaiset allekirjoitusten tarjoajat ovat keskittyneet lähinnä kahteen korkeimpaan digitaalisen allekirjoituksen standardiin.

sproof sign on asiantuntija hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten (QES) alalla .

Onko skannattu allekirjoitus tai allekirjoituksen kuva pätevä?

Termi “skannattu allekirjoitus” tarkoittaa, että se on digitaalinen kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta. Tätä varten alkuperäinen paperinen allekirjoitus muunnetaan digitaaliseen muotoon (.jpg, .doc, .pdf jne.) skannerin tai kameran avulla.

Periaatteessa tällaiset skannatut allekirjoitukset ovat päteviä niin kauan kuin vastaavaa tahdonilmaisua varten ei vaadita kirjallista muotoa.

Allekirjoitettu kopio ei ole oikeudellisesti pätevä, koska allekirjoittajaa ei voida tunnistaa eikä suostumusta voida todistaa.

Skannattu allekirjoitus on helppo väärentää, joten allekirjoitetun sopimuksen vastaanottaja voi helposti kopioida sen (#SnippingTool #Screenshot). On selvää, että tämä ei ole laillista.

Skannatulla allekirjoituksella ei ole todistusarvoa oikeudessa, sillä se on vain kopio alkuperäisestä allekirjoituksestasi. Ilman todisteita siitä, miten allekirjoitus on tehty, sitä pidetään pelkkänä kopiona eikä aitona allekirjoituksena. Tästä syystä se on pätemätön erityisesti kaupallisissa liiketoimissa.

Mitä eroa on digitaalisella allekirjoituksella ja sähköisellä allekirjoituksella?

Termit “sähköinen allekirjoitus” ja “digitaalinen allekirjoitus” voidaan helposti sekoittaa. Usein termejä käytetään vaihtelevasti, mutta tarkkaan ottaen ne eivät ole sama asia.

Sähköinen allekirjoitus (tai sähköinen allekirjoitus) on tapa tehdä oikeudellinen sopimus digitaalisessa ympäristössä. Se on niin sanotusti digitaalinen vastine paperiasiakirjan allekirjoittamiselle.

Sähköinen allekirjoitus todistaa asiakirjan allekirjoittajan suostumuksen, mutta digitaalinen allekirjoitus on todiste itse asiakirjan aitoudesta. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjan ja allekirjoituksen yhdistelmä on teknisesti suunniteltu ja salattu siten, että sopimus on väärentämisen kestävä. Näin ehdot sulautuvat yhteen tai toimivat yhdessä siten, että digitaalisesta sopimuksesta tulee todennettavissa oleva ja oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.

Digitaalisen (eurooppalaisen) allekirjoitusjärjestelmän edut

Erittäin turvallinen pilvi, joka on heti käyttövalmis.

sproof sign on verkkopohjainen ratkaisu sopimusten digitaaliseen allekirjoittamiseen, ja se toimii kaikilla mobiililaitteilla (pöytäkone, älypuhelin, tabletti). sproof signin pääkonttori sijaitsee Itävallassa, ja kaikki tiedot varmuuskopioidaan yksinomaan EU:n alueella sijaitsevissa tietokeskuksissa. Takaamme GDPR:n noudattamisen kaikilla tasoilla sekä itsellemme että alihankkijoillemme. Tarjoamme nämä takeet asiakkaillemme tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA), joka perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin ja tarjoaa siten myös korkeimman mahdollisen oikeusvarmuuden.

Rajapinnat ja nykyiset järjestelmät

• sproof sign integroituu saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiisi.
  
• Kirjaudu suoraan suosittuihin työkaluihin, kuten MS Teams, Word, Google Drive jne. (luettelo kaikistaintegraatioista).
  
• Single Sign On
  
• Yksinkertainen API räätälöityjä käyttötapauksia varten (API-asiakirjat)

Asiakirjojen varastointi ja edistymisen seuranta

Tärkeät sopimukset tallennetaan keskitetysti, selkeästi, erittäin turvallisesti ja salattuna. Asiakirjoihin on kuitenkin mahdollista päästä käsiksi milloin tahansa ja mistä tahansa paikasta. Lisäksi allekirjoitusprosessien etenemistä voidaan tarkastella milloin tahansa ja tarvittaessa lähettää muistutuksia.

Pätevä (QES) ja edistynyt (FES) sähköinen allekirjoittaminen, mukaan lukien tunnistaminen.

sproof sign tukee kaikentyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia (yksinkertaisia, kehittyneitä ja hyväksyttyjä) eIDAS-asetuksen sekä monien muiden maailmanlaajuisesti käytettyjen allekirjoitusstandardien mukaisesti (esim. FDA:n vaatimustenmukaisuus). Ne allekirjoittavat organisaatiosi sisällä sekä ulkoisten kumppaneiden, toimittajien tai asiakkaiden kanssa.

Erän allekirjoitus: Allekirjoita sopimukset samanaikaisesti

Eräallekirjoituksella voidaan allekirjoittaa lukemattomia asiakirjoja digitaalisesti ja laillisesti yhdellä kertaa. Valtava ajansäästö.

Asiakirjakansio: Lähetä sopimukset samanaikaisesti

Nitoa digitaalisesti useita asiakirjoja yhteen ja lähetä ne yhdessä allekirjoitettavaksi. Tämä säästää paljon aikaa sekä sinulle että vastaanottajille.

Yrityksen brändäys, yrityksen leimat ja allekirjoitustyylit

Olitpa sitten suuri tiimi tai yksittäinen käyttäjä. sproof signiin voi tallentaa oman yrityksen logon yritysleimaksi. Voit myös luoda erilaisia allekirjoitustyylejä eri tarkoituksiin.

eID Hub: Kerää allekirjoituksia kaikkialla Euroopassa

Pätevä allekirjoitus vastaa oikeudellisesti käsinkirjoitettua allekirjoitusta kaikkialla Euroopassa.
Ainutlaatuisen käyttöliittymänsä ansiosta sproof sign mahdollistaa sopimusten allekirjoittamisen erilaisten pätevien allekirjoitusten tarjoajien kanssa. Tämä on valtava etu oikeudellisesti pätevien allekirjoitusten hankinnassa ja myöntämisessä.
Täältä löydät yleiskatsauksen kaikista integroiduista luottamuspalvelujen tarjoajista →

Allekirjoitusten tarkistaminen ja testiraporttien lataaminen

Voit tarkistaa liitettyjen sähköisten allekirjoitusten pätevyyden suoraan sproof signissa hiiren napsautuksella. Voit myös ladata auditointiraportin jokaisesta allekirjoituskierroksesta ja nähdä, kuka allekirjoitti millä varmenteella ja milloin.

Joukkueen hallinta ja vaihtoaikajärjestelyt

sproof sign mahdollistaa käyttäjien ja oikeuksien helpon hallinnan yhden suunnitelman sisällä. Lisäksi allekirjoituskiintiötä voidaan hallita keskitetysti ja tehdä erilaisia tärkeitä asetuksia koko suunnitelmalle.

Tuki & akatemia

sproof sign tunnettu nopeasta ja joustavasta tuestaan. sproof sign Academy on ilmainen koulutusportaali, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi pääsemään nopeasti alkuun.

Läpinäkyvä hinnoittelu ilman piilokustannuksia

Tavoitteenamme on olla vertaansa vailla oleva paras tarjoaja sopivaa allekirjoituksen tarjoajaa etsittäessä. Tällöin pidämme oikeudenmukaisuutta ja avoimuutta erittäin tärkeinä. Kaksi arvoa, jotka muovaavat yrityskulttuuriamme. Nämä arvot määräävät myös ratkaisumme hinnoittelun yrityssegmentissä.