On aika! On aika mukauttaa liiketoimintaprosesseja, jotta työskentely olisi tehokkaampaa ja turvallisempaa. Yritysmaailmassa yhä paremmat digitaaliset työnkulut auttavat tässä. Tarjolla on yhä enemmän alustoja ja ratkaisuja, jotka voivat auttaa kaikessa aivan tavallisista prosesseista kapeisiin erikoissovelluksiin. Yksi näistä vakioprosesseista, joita voidaan parantaa merkittävästi digitaalisten ratkaisujen ansiosta, on allekirjoitusten hankkiminen.
Tässä artikkelissa selitämme, mitä digitaalinen "allekirjoituksen työnkulku" on ja miten sinua, yritystäsi tai verkostoasi autetaan, jos luotat järkevään digitalisointiin tässä käyttötapauksessa.
Analoginen vs. digitaalinen: Miten allekirjoitukset saadaan?
On tietysti olemassa "vanhan koulukunnan" vaihtoehto: allekirjoitus kynällä paperille. Tämäkään ei erikseen tarkasteltuna maksa paljon - varsinkaan, jos allekirjoittajana olet sinä - ja näyttää joskus "hienommalta" tai jopa muodollisemmalta. Varsinkin, kun siihen yhdistetään fyysinen tapaaminen. Käsin kirjoitettu allekirjoitus on joka tapauksessa oikeudellisesti pätevä.
Kun asiaa tarkastellaan tarkemmin, paljastuu "rotan häntä": hyvin monimutkainen, työläs ja resursseja vaativa prosessi (tulostaminen, skannaaminen, leimaaminen, postittaminen, palautusten odottaminen jne.). Tämä tarkoittaa myös: mediakatkoksia, jotka heikentävät todistusarvoa, aikaa vievää arkistointia ja viimeisenä muttei vähäisimpänä: Allekirjoitetun ja palautetun sopimuksen saaminen tai odottaminen on hyvin aikaa vievää.
Nyt tunnettu vaihtoehto: digitaalinen tai sähköinen allekirjoitus: Teknisesti ottaen kyseessä on salausmenetelmä, joka perustuu epäsymmetrisiin salausalgoritmeihin. Sen avulla voidaan tarkistaa asiakirjan aitous ja allekirjoittajan henkilöllisyys. Lue lisää. Se, mikä on teknisesti monimutkaista ja erittäin turvallista taustalla, kätkeytyy etualalle helppokäyttöisen käyttöliittymän taakse. Laillisesti pätevä digitaalinen allekirjoittaminen on lopulta yhtä yksinkertaista kuin verkkopankkisiirron tekeminen.
Dr. Fabian Knirsch (teknologiajohtaja, sproof GmbH)
Periaatteessa on olemassa erilaisia tapoja allekirjoittaa digitaalisesti: yksinkertainen, edistynyt ja pätevä. Vaikka digitaaliset allekirjoitukset näyttävät lopullisessa asiakirjassa pinnallisesti samalta, kunkin digitaalisen allekirjoituksen tyyppi ja sen sitovuus ovat erilaisia."
Pelkällä sähköisellä allekirjoituksella tai kuvatekstillä ei ole mahdollista havaita väärennöksiä. Lyhyesti sanottuna: vain allekirjoitus, jonka voi todentaa julkisesti hyväksytty todentamispalvelu, voidaan luokitella lainmukaiseksi. Sproof signin kaltaiset alustat ovat erikoistuneet sekä korkeimpien standardien mukaisten allekirjoitusten luomiseen että minkä tahansa asiakirjan integroituun todentamiseen.
Rajoittamaton, yksinkertainen, digitaalinen. Allekirjoitusten hankkiminen sähköisen allekirjoituksen alustalla (yrityskontekstissa).
Allekirjoitusalustat mahdollistavat digitaalisten allekirjoitusten prosessien eli niin sanottujen allekirjoitusten työnkulkujen enemmän tai vähemmän kattavan kartoittamisen. Tämä on erityisen tärkeää allekirjoitusten hankkimisessa. sproof sign on erikoistunut 100-prosenttisesti allekirjoitusten antamiseen ja hankkimiseen ja on erinomainen näissä työnkuluissa.
Mutta mikä on työnkulku asiakirjojen allekirjoittamisen yhteydessä?
Yleisesti ottaen työnkulku on jäsennelty työvaiheiden sarja, jonka avulla saavutetaan tietty tavoite tai tulos. Yksittäiset työvaiheet, niiden järjestys, vastuut ja riippuvuudet määritellään, jotta työ voidaan suorittaa tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Sama pätee myös allekirjoitusten hankkimiseen. Hyvän sähköisen allekirjoituksen työkalun avulla voidaan kartoittaa kaikki mahdolliset hyväksymisprosessit, jotta voidaan säästää aikaa ja henkilöstöresursseja. Kaikki tämä tehdään samalla, kun yrityksessä taataan korkeimmat turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit.
Työnkulun voima: Ulkoisten digitaalisten allekirjoitusten hankkiminen vain viidessä vaiheessa
1) Lisää yrityskontaktejaTietysti! Jos haluan hyväksyä asiakirjan allekirjoitettavaksi, ensimmäinen vaihe on tietää yhteystiedot. Useimmissa tapauksissa allekirjoituspyynnöt käsitellään sähköpostiosoitteen kautta, koska sähköpostiosoite on jo hyvä perusta toisen osapuolen todentamiselle. Kun kyseessä on kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES), henkilöllisyyden todistaminen liittyy suoraan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Tämä tarkoittaa, että toinen osapuoli antaa digitaalisen allekirjoituksen samalla sähköpostiosoitteella, jota käytettiin allekirjoituspyynnössä.
Yksi sähköisen allekirjoituksen alustan eduista on yhteystietojen yksinkertainen hallinta heti allekirjoituspyynnön alussa. Usein käytettyjä yhteystietoja ehdotetaan pääsääntöisesti automaattisesti keräysprosessien aikana, ja kaikki yhteystiedot syötetään automaattisesti yksinkertaistettuun yhteystietojen hallintajärjestelmään, jossa niitä voidaan tarkastella ja muokata.
2) Allekirjoitusstandardin määrittelyKutenjo edellä on kuvattu yksityiskohtaisesti, allekirjoitusstandardi on olennaisen tärkeä pyydetyn allekirjoituksen halutun todistusvoiman kannalta. On tärkeää tietää, että allekirjoitusstandardi voidaan määritellä allekirjoittavalle vastapuolelle, mutta sen ei tarvitse olla. Jos kyseessä on esimerkiksi muodollisesti erittäin tärkeä sopimus, voidaan olettaa, että kyseessä on hyväksytty sähköinen allekirjoitus, tai muut allekirjoitustyypit voidaan teknisesti sulkea pois. Jos vastapuolella ei ole mahdollisuutta allekirjoittaa hyväksytyllä allekirjoituksella, sähköisen allekirjoituksen työkalu ohjaa automaattisesti tunnistamisprosessin läpi
3) Määritä sarjat ja roolitOnolemassa erilaisia käyttötapauksia, joissa haluat välttää sen, että useat yhteyshenkilöt saavat asiakirjan allekirjoitettavaksi samaan aikaan. Yksi käyttötapaus voisi olla, että johdon pitäisi allekirjoittaa kahden muun osaston edustajien jälkeen, ja lopuksi sihteeristö saa asiakirjan tarkastettavaksi tai lopullisesti ladattavaksi.
4) Allekirjoituksen sijainnin määrittäminenYksijokaisen allekirjoitusalustan tärkeimmistä ominaisuuksista on "allekirjoitusten paikanhaltijoiden määrittäminen". Voit määritellä tarkalleen, millä sivulla, kenen on allekirjoitettava ja missä. Sproof signin avulla myös allekirjoituskortin kokoa voidaan säätää.
5) Aseta määräaika allekirjoittamiselle ja lähetä muistutuksiaTyönkulunviimeisessä vaiheessa kattavimmat kaikki yhdessä -allekirjoitusratkaisut mahdollistavat määräajan asettamisen, ystävällisen (tai erityisen) kutsutekstin kirjoittamisen ja, mikä tärkeintä, automaattisen muistutuksen vastaanottajalle määräajasta. Tämä lisää merkittävästi onnistumisprosenttia, että vasta-allekirjoitettu asiakirja saadaan ajoissa. Puhumattakaan siitä, että tämä työnkulku muutenkin minimoi merkittävästi "aikaa päätöksentekoon".
6) (Valinnainen:) Vastaanotettujen allekirjoitusten vahvistaminen suoraan sproof signissaKutenedellä mainittiin, on tärkeää ymmärtää, että pätevät ja kehittyneet sähköiset allekirjoitukset takaavat korkeimman turvallisuustason, koska niiden voimassaolo voidaan vahvistaa hyvin helposti. Suoraan integroitu varmennusmekanismi - jollainen on käytettävissä sproof signissa - mahdollistaa täydellisen jäljitettävyyden ja turvallisuuden tärkeissä hyväksymisprosesseissa.
Digitaalinen allekirjoitus kutsutun henkilön näkökulmasta.
Kutsujalle on tärkeää, että kaikki allekirjoitukset palautetaan ajoissa. Matalan kynnyksen pääsy allekirjoitusalustalle on ratkaisevan tärkeää. sproof sign on optimoinut tämän prosessin:
- Kuten kuvattu, kutsuva henkilö lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi sähköpostitse osoitteeseen
- Kutsuttu henkilö saa sähköpostin, klikkaa linkkiä ja voi allekirjoittaa asiakirjan suoraan ilman rekisteröitymistä (!).
- Jos vaaditaan hyväksytty allekirjoitus eikä kutsutulla henkilöllä ole vielä olemassa olevaa QES-tunnistusta (mahdollisuus allekirjoittaa hyväksytyllä allekirjoituksella), kutsuttu henkilö viedään rekisteröinnin jälkeen suoraan tunnistusprosessin läpi.
- Kutsutulle henkilölle ei koskaan (!) aiheudu kustannuksia.
- Jos olet jo sproof sign user:in, voit tietenkin arkistoida asiakirjan tai halutessasi välittää sen edelleen allekirjoitettavaksi, sijoittaa sen pinoon, delegoida allekirjoituspyyntöjä jne.
Haluatko aloittaa? Rekisteröidy nyt ilmaiseksi ja saat ensimmäisen allekirjoituksesi
Löydät tämän vain sproof signista. Olemme pyrkineet tekemään käyttäjillemme mahdollisimman helpoksi päästä alkuun digitaalisten allekirjoitusten maailmassa. Maksuttoman yksityistilin avulla voit käyttää alustaa heti ja tehdä ensimmäiset digitaaliset allekirjoituksesi itse tai hankkia niitä esteettömästi kaikkialla Euroopassa.
Lisää blogimerkintöjä
GDPR-vaatimustenmukaisuus: mitä sinun on tiedettävä, loput ovat vapaaehtoisia.Digitaalinen allekirjoitus on tulossa Itävallan asianajotoimistoihin.Yksityispankkitoiminta murroksessa - Bank Gutmann luottaa digitaaliseen allekirjoitukseenDigitaalisen allekirjoituksen luominen - Miten saada (hyväksytty) sähköinen allekirjoitus (QES)?Mikä on hyväksytty sähköinen allekirjoitus Euroopassa
