On aeg! On aeg kohandada äriprotsesse, et töötada tõhusamalt ja samal ajal turvalisemalt. Paremad digitaalsed tööprotsessid aitavad ärimaailmas. Üha rohkem on platvorme ja lahendusi, mis aitavad kõike alates absoluutsetest standardprotsessidest kuni nišispetsialiseeritud rakendusteni. Üks neist standardprotsessidest, mida saab tänu digitaalsetele lahendustele oluliselt parandada, on allkirjade kogumine.
Selles artiklis selgitame, mis on digitaalne "allkirjade töövoog" ja kuidas teid ennast, teie ettevõtet või teie võrgustikku aitab, kui toetute sisulisele digiteerimisele.
Analoog versus digitaalne. Kuidas saada allkirju.
Loomulikult on olemas "vana kooli" variant: allkirjastamine pliiatsiga paberil. Ka see ei maksa palju - eriti kui te olete allkirjastaja - ja tundub mõnikord "uhkem" või isegi ametlikum. Eriti kui seda kombineerida tõelise kohtumisega. Käsitsi kirjutatud allkiri on niikuinii õiguslikult kehtiv.
Teise pilgu peale vaadates selgub "rotisaba": väga keeruline, töömahukas ja ressursimahukas protsess (printimine, skaneerimine, frankimine, postitamine, tagasisaatmise ootamine jne). See tähendab ka: meediakatkestusi, mis lahjendavad tõenduslikku väärtustja viimaks: allkirjastatud ja tagastatud lepingu saamine või ootamine on väga aeganõudev.
Alternatiiviks on digitaalne või elektrooniline allkiri: Tehniliselt on tegemist krüptograafilise meetodiga, mis põhineb asümmeetrilistel krüpteerimisalgoritmidel. See võimaldab kontrollida dokumendi autentsust ja allakirjutaja isikut. Lisateave. See, mis on tehniliselt keeruline ja väga turvaline taustal, on esiplaanile peidetud lihtsa kasutajaliidese abil. Lõppkokkuvõttes on õiguslikult kehtiv digitaalne allkirjastamine sama lihtne kui veebipangaülekande tegemine.
Erinevus õiguslikult kehtiva e-allkirja ja väärtusetu pealkirja vahel.
Tegelikult ei ole ärimaailmas veel laialdaselt aktsepteeritud, et digitaalallkirjade andmine ja saamine peab vastama rangetele suunistele. Seda seetõttu, et eIDASi määruses täpselt reguleeritud kõrgeimat turvataset ei paku lugematud veebitööriistad.
Pildiallkirjad kujutavad endast suurt probleemi. Oma allkirja digitaalne kujutis ei ole kehtiv digitaalallkiri ega vasta ühelegi standardile. Ei ole võimalik kontrollida allakirjutaja isikusamasust ega tagada dokumendi terviklikkust (dokumenti ei ole võltsitud). Pildiallkirja saab kergesti manipuleerida.
Täiustatud või kvalifitseeritud elektroonilise allkirja puhul on see teisiti. Need kaks e-allkirja standardit tagavad väga kõrge turvalisuse kõigile allkirja andmise protsessis osalevatele osapooltele. Paljud müüjad, eriti Euroopa tootjad, on keskendunud nendele kahele standardile. Lisateave
Kuid kuidas saab teada või kontrollida, millisele standardile saadud digitaalallkiri vastab või kas allkirja on üldse võltsitud?
Dr. Fabian Knirsch (tehnoloogiajuht, sproof GmbH)
"Põhimõtteliselt on erinevaid viise, kuidas digitaalselt allkirjastada: lihtne, edasijõudnud ja kvalifitseeritud. Hoolimata digitaalallkirjade pealiskaudselt identsest välimusest lõppdokumendil, on vastava digitaalallkirjatüübi staatus ja selle siduvus erinev".
QES, AES, EES: Kõik e-allkirja standardid lühidalt
On olemas eri tüüpi digitaalallkirju ja sõltuvalt rakendusest ja nõuetest tuleb valida konkreetne allkirjastamisstandard. ELi õiguslikuks aluseks on eIDASi määrus, milles on määratletud nõuded üksikutele vormidele. Selles artiklis selgitatakse kolme kõige olulisemat allkirjastamisstandardit ja nende erinevaid omadusi.Lihtsa elektroonilise allkirja või pildiallkirja puhul ei ole võimalik tuvastada manipuleerimist. Lühidalt öeldes saab õiguspäraseks liigitada ainult sellist allkirja, mida saab kontrollida avalikult heakskiidetud kontrolliteenuse abil. Sellised platvormid nagu sproof sign on spetsialiseerunud nii kõrgeima standardi kohaste allkirjade loomisele kui ka mis tahes dokumendi integreeritud kontrollimisele.
Lihtsa elektroonilise allkirja või pildiallkirja puhul ei ole võimalik tuvastada manipuleerimist. Lühidalt öeldes saab õiguspäraseks liigitada ainult sellist allkirja, mida saab kontrollida avalikult heakskiidetud kontrolliteenuse abil. Sellised platvormid nagu sproof sign on spetsialiseerunud mõlemale: kõrgeima standardi kohaste allkirjade loomisele ja mis tahes dokumendi integreeritud kontrollimisele.
Töökorralduse võimsus: Välise digitaalallkirja saamine vaid 5 sammuga
1) Lisage ärikontaktidLoomulikult! Kui ma tahan dokumendi allkirjastamiseks vabastada, on esimene samm teada kontaktandmeid. Enamasti käsitletakse allkirjastamise taotlusi postiaadressi kaudu, sest postiaadress annab juba hea aluse teise osapoole autentimiseks. Täiustatud elektroonilise allkirja (AES) puhul on isikusamasuse tõendamine otseselt seotud isikliku postiaadressiga. Sellest tulenevalt annab vastaspool digitaalallkirja välja sama postiaadressiga, mida kasutati allkirjastamistaotluse esitamisel.
Üks e-allkirjaplatvormi eelis on juba allkirjastamisnõude algusest peale lihtne kontaktandmete haldamine. Reeglina soovitatakse sageli kasutatavaid kontakte automaatselt kogumisprotsesside käigus ning kõik kontaktandmed sisestatakse automaatselt lihtsustatud kontaktide haldamise süsteemi, kus neid saab vaadata ja muuta.
3) Määrake allkirjastamisjärjekorrad ja rollid. On mitmeid kasutusjuhtumeid, kus soovite vältida, et mitu kontakti saavad dokumendi allkirjastamiseks korraga. Üks kasutusjuhtum võib olla, et juhtkond peaks allkirjastama pärast kahe teise osakonna esindajaid ja lõpuks saab sekretär dokumendi vaatamiseks või lõplikuks allalaadimiseks.
4) Allkirjade positsioonide määratlemine. Üks olulisemaid funktsioone mis tahes allkirja platvormil on "allkirja paigutajate määratlemine". Sellega saate täpselt määratleda, millisel leheküljel, kes, kus peab allkirjastama. Sproof sign'i abil saab reguleerida ka allkirjakaardi suurust.
5) Määrake allkirjastamise tähtaeg ja saatke meeldetuletusi. Tööprotsessi viimases etapis võimaldab enamik terviklikke allkirja andmise lahendusi määrata tähtaja, kirjutada sõbraliku (konkreetsele isikule suunatud) kutseteksti ja mis kõige tähtsam, tuletada vastuvõtjatele automaatselt meelde seda tähtaega. Vastasallkirjastatud dokumendi õigeaegse kättesaamise edukuse määr suureneb märkimisväärselt. Rääkimata sellest, et selline töövoog vähendab niikuinii oluliselt "aega otsustamiseni".
6) (Valikuline:) saadud allkirjade kontrollimine otse sproof sign'is. Nagu eespool mainitud, on oluline luua arusaam sellest, et kvalifitseeritud ja täiustatud elektrooniline allkiri tagab kõrgeima turvalisuse taseme, sest selle kehtivust saab väga lihtsalt kontrollida. Otse integreeritud kontrollimehhanism - nagu see on olemas sproof signis - võimaldab olulistes heakskiitmisprotsessides täielikku jälgitavust ja turvalisust.
Digitaalne allkiri kutsuja seisukohast vaadatuna
Kutsuva isiku jaoks on oluline, et kõik allkirjad tagastatakse õigeaegselt. Allkirjaplatvormile sisenemise madal künnis on ülioluline. sproof sign on selle protsessi optimeerinud:
- Nagu kirjeldatud, saadab kutsuv isik dokumendi allkirjastamiseks posti teel.
- Kutsutud isik saab posti kätte, klikib lingile ja saab dokumendi allkirjastada otse ilma registreerimata (!).
- Kui on vaja kvalifitseeritud allkirja ja kutsutud isikul ei ole veel olemasolevat QES-tunnistust (võimalus kvalifitseeritud allkirjastamiseks), viiakse kutsutud isik pärast registreerimist otse läbi identifitseerimisprotsessi.
- Kutsutud isikule ei teki kunagi (!) mingeid kulusid.
- Kui inimene on juba sproof sign kasutaja, võib ta loomulikult dokumendi esitada või soovi korral edastada selle edasiseks allkirjastamiseks, panna selle virna, delegeerida allkirjastamistaotlusi jne.
Tahad alustada? Registreeru nüüd tasuta ja saada oma esimene allkiri
Seda leiad ainult sproof sign. Oleme teinud kõik endast oleneva, et anda meie kasutajatele võimalikult lihtne algus digitaalallkirjade maailmas. Tasuta erakontoga saate platvormi kohe kasutada ja teha oma esimesed digitaalallkirjad ise või saada neid takistusteta kogu Euroopas.
Rohkem blogi sissekandeid
Elektrooniliste allkirjade ja käsitsi allkirjastamise kombinatsioon PDF-dokumentidelKuidas toimib kvalifitseeritud digitaalallkiri?"sproof aitab meil ühendada turvalisuse ja tõhususe" - Dominik Engel, FH SalzburgTeam Axess valib sproof signi digitaalallkirja lahenduse"sproof märk veenis meid". LeasePlan integreerib suurprojektile sproof sign.
