LeasePlan es una empresa global especializada en la provisión de soluciones de arrendamiento de automóviles y gestión de flotas. LeasePlan gestiona una flota de más de 1,9 millones de vehículos y ofrece a empresas de todos los tamaños un servicio integral para sus vehículos comerciales. A la hora de elegir el proveedor adecuado para la digitalización de los procesos de firma, se utilizó el rótulo de prueba para un caso de uso especial.

Nombre de la empresa: Plan de arrendamiento

Breve descripción del proyecto:
Un caso especial nos impulsó a integrar una plataforma de firma digital para la interacción entre algunos de nuestros principales clientes”.

Por qué signo de prueba:
“Una de las ventajas del letrero de prueba es el manejo muy fácil de grandes volúmenes de
firma de documentos (carga de documentos y firma por lotes)”

Roland Woerle, Gerente de Proyectos de TI Externo

¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?

Woerle: “Ya teníamos una plataforma de firma en uso para firmas electrónicas y estábamos básicamente satisfechos con ella. Para una emisión de contratos necesaria de aproximadamente 4.000 contratos para 1.500 clientes B2B, tuvimos que encontrar una nueva solución para poder completar los contratos completamente electrónicamente, enviarlos y enviarlos a nuestros clientes en la circulación de firmas.

Nuestra tarea era encontrar un proveedor que pudiera manejar técnicamente estos volúmenes, habilitar el estándar técnico de firmas calificadas y responder de manera flexible a nuestros requisitos detallados.

Nos acercamos a varios proveedores con estos requisitos, pero encontramos la mejor solución en letreros a prueba “.

¿Por qué se utilizó la firma cualificada exclusivamente para el proyecto? ¿Qué criterios fueron decisivos para usted en su búsqueda del proveedor de firma electrónica adecuado?

Woerle: “Algunos de nuestros clientes o proveedores solo querían firmar los contratos a través de la firma electrónica cualificada, para otros bastaba con una firma avanzada. Por esta razón, tuvimos que reaccionar con flexibilidad a los requisitos”.

Hablan de “carreras de firmas complejas”. ¿Cómo se describe el caso de uso del rótulo a prueba de humo?

Woerle: “En LeasePlan, mantenemos un enfoque orientado al servicio a nuestros clientes y, siempre que sea posible, respondemos con flexibilidad a las diferentes necesidades de los clientes. Este también fue el caso de la recolección de firmas para los documentos del contrato. 
El objetivo era rellenar previamente los aproximadamente 4000 contratos con todos los datos de los contratos y prepararlos para los signatarios autorizados de tal manera que sólo pudieran ser comprobados, simplemente firmados y devueltos sin mucho esfuerzo”.

¿Entonces la firma de pila se usó muy intensamente?

Woerle: “La firma del lote fue utilizada principalmente por nuestros proveedores, que tuvieron que refrendar los contratos de los clientes. Aprecian si pudieras refrendar todos los contratos celebrados hasta ese momento con una firma calificada solo una vez a la semana.
Probamos esta función intensamente con anticipación y, siempre que los volúmenes de datos de los documentos individuales no fueran demasiado grandes, este proceso funcionó sin problemas”.

“Una de las ventajas del rótulo a prueba es el manejo muy sencillo de grandes volúmenes de documentos a firmar (carga de documentos y firma por lotes)”

Roland Woerle
Gerente de proyectos de TI

¿Cuál fue la respuesta del lado del cliente?

Woerle: “Nuestra base de clientes abarca desde pymes y medianas empresas hasta las mayores empresas nacionales e internacionales. Sin embargo, la aceptación de las firmas digitales ha variado ampliamente. Si bien algunas empresas estaban intrigadas por el buen manejo de las firmas sin papel, había otras empresas que no querían firmar contratos digitalmente o cuyas políticas internas no lo permitían. Aquí, los clientes podían descargar los contratos en formato PDF, firmarlos a mano y luego procesarlos nuevamente a través de Sproof para su refrendación.

Todavía veo que hay que ponerse al día para Austria y espero que empresas como Sproof con una solución nacional creen la confianza necesaria y permitan a nuestras empresas una solución segura, confiable y totalmente digitalizada para lograr muchas eficiencias de procesos, ahorro de tiempo y costos”.

¿Qué estándares en términos de seguridad de datos y cumplimiento debe cumplir una solución de software en su empresa?

Woerle: “Por supuesto, era importante que la solución de firma cumpliera con todos los requisitos de protección de datos. Como solución en la nube, tampoco tuvimos que preocuparnos por alojar los documentos”.

¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?

Woerle: “Además de las características técnicas, la rápida reacción e implementación de nuestros requisitos y la buena cooperación con el equipo de sproof fueron decisivos para nosotros.
Sproof fue muy dinámico y profesional en el manejo, que es lo que realmente apreciamos del proyecto. Al final, todo salió muy bien y quedamos muy satisfechos. “