Energie AG Oberösterreich es un grupo líder en energía y servicios que ha desempeñado un papel clave en la configuración del suministro energético regional desde 1892. Con una amplia cartera de servicios de electricidad, gas, calefacción, agua, eliminación de residuos y TIC, la empresa es sinónimo de calidad y fiabilidad para clientes, proveedores, empleados y el público. A través de una extensa red y sus propias centrales eléctricas, Energie AG garantiza un suministro de energía sostenible y fiable para más de 450.000 clientes. Como socio de más de 1.000 municipios, también está activo en el campo del agua. Todo ello siempre bajo los más altos estándares ecológicos.

Nombre de la empresa: Energie AG Oberösterreich

Breve descripción del proyecto:
Implemente una solución de firma digital para respaldar procesos comerciales eficientes y flexibles y cumplir con los requisitos de protección de datos.

Por qué signo de prueba:
“Ya tenemos varias soluciones diferentes internamente, lo que nos ha enseñado qué características son más importantes para nosotros y cuáles no pueden darnos la flexibilidad que necesitamos. Por lo tanto, al evaluar a los proveedores potenciales, definimos requisitos específicos (…) sproof sign pudo proporcionarnos”.

¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?

Hamburguesa: “Decidimos implementar una solución de firma digital para abordar dos desafíos clave. Primero, notamos que a menudo nos encontrábamos con una ruptura de medios en nuestros procesos con los clientes finales. Se envió mucha información en papel, lo que llevó a procesos manuales de captura, archivo y procesamiento posterior que consumían mucho tiempo. Esta disrupción de los medios ralentizó considerablemente nuestros procesos. Al digitalizar estos procesos e introducir la firma digital, pudimos eliminar este cuello de botella y aumentar la eficiencia.

Además, la pandemia de COVID-19 nos obligó a adaptar nuestros procesos internos. El método tradicional de firmar documentos físicamente ya no era práctico debido a las restricciones de viaje y los arreglos de trabajo desde casa. La necesidad de implementar una solución digital se hizo evidente para mantener las operaciones comerciales. En este contexto, buscábamos una solución que pudiera proporcionarnos la flexibilidad necesaria”.

¿Para qué casos de uso se utiliza la firma digital?

Hamburguesa: “Usamos la firma digital para varias aplicaciones. Por un lado, lo utilizamos en el contacto con el cliente, por ejemplo, cuando un cliente quiere celebrar un contrato o necesita confirmar un servicio prestado. Otro caso de uso es el uso interno, especialmente en situaciones como la rápida implementación de nuevas regulaciones, como la regulación del home office. En tal caso, necesitábamos procesar documentos rápidamente para 1500 empleados, lo que no habría sido posible con los procesos tradicionales basados en papel. Para manejar este proceso, utilizamos soluciones internas que se integran a través de una aplicación especialmente desarrollada. Se implementó un proceso de liberación en el que los documentos fueron aprobados primero por los supervisores directos antes de enviarlos a los empleados con los marcadores de posición de firma predefinidos”.

¿Por qué elegiste una solución de firma europea y qué papel juega el RGPD?

Hamburguesa: “Operamos como un proveedor de energía con infraestructura crítica en un área altamente regulada. La privacidad es de suma importancia para nosotros, ya que trabajamos constantemente con datos personales. Por lo tanto, era crucial encontrar un proveedor en las inmediaciones, preferiblemente en Austria o al menos en Europa. Un proveedor estadounidense se habría asociado con demasiadas incertidumbres y desafíos, ya que no podemos correr ningún riesgo. Por lo tanto, nuestra política se centra claramente en los proveedores europeos para garantizar que cumplimos con los requisitos del RGPD y minimizamos los riesgos de protección de datos”.

¿Qué estándares en términos de seguridad de datos y cumplimiento debe cumplir una solución de software en su empresa?

Hamburguesa: “Además del RGPD, otras normas son de gran importancia para nosotros, como la ISO 271001. Esto es particularmente importante para nosotros porque estamos certificados y esperamos que nuestros proveedores puedan cumplir con el mismo estándar de seguridad que nosotros. También realizamos auditorías de seguridad periódicas para garantizar que nuestra infraestructura esté siempre protegida. Estas revisiones se llevan a cabo anualmente para identificar y remediar posibles vulnerabilidades de manera oportuna antes de que ocurran incidentes de seguridad, lo que puede ser costoso”.

“Se envió mucha información en papel, lo que resultó en procesos manuales que consumían mucho tiempo […] Led. Esta disrupción de los medios ralentizó considerablemente nuestros procesos. Al digitalizar estos procesos e introducir la firma digital, pudimos eliminar este cuello de botella y aumentar la eficiencia”.

Dr. Franz Burger
Consultor Gestión de contenido y colaboración

¿Cómo es el proceso de evaluación de las soluciones de firma digital en una empresa de tu tamaño?

Hamburguesa: “Ya tenemos varias soluciones diferentes internamente, lo que nos ha enseñado qué características son más importantes para nosotros y cuáles no pueden darnos la flexibilidad que necesitamos. Por lo tanto, al evaluar a los proveedores potenciales, definimos requisitos específicos, incluida la capacidad de mover el marcador de posición de firma según lo desee y ajustar el escalado, así como la capacidad de los usuarios para configurar de manera flexible su rol de firma. No encontramos eso en todas partes. También hemos puesto énfasis en la capacidad de integración con los procesos existentes, especialmente a través de la API REST, para garantizar una integración perfecta en nuestros flujos de trabajo. “

¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?

Hamburguesa: “Después de una encuesta a nuestros usuarios clave que usan el producto con frecuencia, el punto de usabilidad en particular se enfatizó de manera particularmente positiva. La interfaz de usuario está diseñada de forma intuitiva, lo que simplifica el proceso de firma para los usuarios. También funciona sin problemas sobre la marcha, lo que es muy apreciado por nuestros empleados. Además, necesitaban poca o ninguna capacitación para usar el producto. Esto minimizó significativamente el esfuerzo de entrenamiento y fue una gran ventaja para nosotros. Otro aspecto positivo es la posibilidad de configurar libremente los sellos de firma. Esto nos permite cubrir diferentes requisitos y apoyar procesos individuales. Otras soluciones emblemáticas simplemente no han logrado enfrentar este desafío”.

¿Hay alguna idea para futuros casos de uso de letreros a prueba?

Hamburguesa: “Actualmente estamos en la fase de prueba de una integración con SAP para el proceso de cotización. Aquí es donde se crean, aprueban y firman las cotizaciones antes de enviarlas al cliente. Esta integración ya se ha establecido y se implementará gradualmente a partir del verano. Algo que probablemente también tendría potencial es nuestro departamento interno de recursos humanos. Tenemos alrededor de 4.500 empleados que necesitan ser atendidos. Por supuesto, todo lo que funciona digitalmente y se aleja del papel es una palanca enorme”.