La firma electrónica cualificada (QES) es 100% válida legalmente en toda Europa y es la única firma digital que equivale a una firma manuscrita. Este artículo responde de manera breve y concisa a todas las preguntas importantes de la introducción a la aplicación de QES.
¿Qué es una firma electrónica cualificada?
La firma electrónica cualificada, a menudo denominada QES, es un tipo de firma electrónica equivalente a una firma manuscrita según el Reglamento eIDAS (Reglamento UE n.º 910/2014).
Proporciona una forma legalmente válida y a prueba de manipulaciones de firmar documentos digitales y garantizar la integridad y autenticidad de la identidad del firmante a través de las fronteras.
A diferencia de las firmas electrónicas simples, que se basan en imágenes o texto y se pueden falsificar fácilmente, un QES se considera a prueba de falsificaciones. Lo emite una autoridad de certificación cualificada y utiliza técnicas criptográficas para confirmar la identidad del firmante y proteger el documento firmado de cambios posteriores.
Se recomienda precaución. Sobre todo, los contratos con un alto riesgo de responsabilidad o un alto valor de negociación deben firmarse electrónicamente de forma cualificada.
En 2021, el Tribunal Administrativo Federal declaró inválido un contrato de ÖBB con Stadler Rail por un valor estimado de 400 millones de euros. El razonamiento. La firma no estaba cualificada en el sentido del Reglamento eIDAS y, por lo tanto, no era legalmente válida. El caso más espectacular hasta ahora.
¿Cómo funciona la firma electrónica cualificada?
La firma electrónica cualificada funciona esencialmente como un sello de aprobación digital.
Cuando un documento se firma electrónicamente con un QES, se genera una huella digital única que es 100% única y a prueba de manipulaciones tanto para el documento como para usted como firmante.
Esta huella digital se adjunta al documento de forma encriptada junto con sus otros datos.
Cualquier manipulación del documento después de la firma dará como resultado una firma no válida.
Pero no se preocupe: el cifrado técnico se ejecuta de forma invisible en segundo plano para usted.
¿Te gustaría conocer en detalle cómo funciona técnicamente una firma electrónica cualificada? Entonces te recomendamos nuestro artículo: ¿Cómo funciona la firma electrónica cualificada?
¿Cómo funciona la firma electrónica cualificada en la aplicación?
Paso 1: Identificación con un proveedor de servicios de confianza (si aún no tiene un documento de identidad electrónico):
Muchas plataformas de firma (como el signo de prueba) incluyen la identificación para QES en su gama de servicios.
Paso 2: Adjunta la tarjeta de firma digital al documento a firmar:
Sube el documento que quieres firmar y personaliza tu tarjeta de firma digital.
Paso 3: Autenticación:
Libere la firma calificada con su segundo factor de verificación. Esto a menudo funciona con una aplicación adicional o un bronceado de SMS. Es posible que esté familiarizado con esto por la banca en línea.
Con la identificación, creas tu identidad digital una vez (válida por 5 años). Recibirá sus credenciales en una aplicación que le permite autenticar cada firma.
¿Cómo se obtiene una firma electrónica cualificada? En pocos minutos a su identificación.
Cualquier persona física puede obtener una firma electrónica cualificada simplemente identificándose ante un organismo reconocido por el Estado. Esto crea la llamada identidad digital, también conocida como eID o eIdentity.
Sus datos biométricos y personales están claramente vinculados a su persona.
Con una plataforma de firma como el signo de prueba, la identificación se puede realizar directamente a través de una videollamada y toma unos 10 minutos. Es llevado a cabo por personal capacitado. Todo lo que necesitas es tu
Recibirás tu clave digital, que ahora podrás utilizar para realizar importantes procesos digitales como la firma electrónica de documentos.
¡Te proteges del abuso de identidad y el robo de identidad en Internet!
Muchos ciudadanos alemanes ya tienen una identificación con D-Trust y muchos ciudadanos austriacos tienen una firma de teléfono móvil o ID-Austria. Con el signo de prueba, las identificaciones existentes se pueden utilizar directamente para el QES.
Europa tiene un gran interés en habilitar procesos comerciales a nivel nacional a través de una identidad digital segura. Por lo tanto, hay muchos proveedores gubernamentales y no gubernamentales diferentes de servicios fiduciarios. Más sobre esto en este estudio de referencia.
sproof sign ya ha integrado directamente a muchos de los proveedores europeos de identificación electrónica más importantes gracias a una interfaz especial. Puede encontrar una descripción general aquí →
¿Tiene sentido la Firma Electrónica Cualificada (QES) en su empresa? Hable con nuestros expertos →
Base jurídica de la firma electrónica cualificada
Las firmas electrónicas cualificadas están reguladas en toda Europa por el Reglamento eIDAS (nº 910/2014), que proporciona un marco legal estandarizado en toda la Unión Europea.
Este reglamento asegura la interoperabilidad de las firmas electrónicas y garantiza su reconocimiento legal.
Como se mencionó anteriormente, el QES utiliza medidas avanzadas de cifrado y autenticación para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos firmados.
El QES como alternativa a otros estándares de firma digital.
Básicamente, se hace una distinción entre tres estándares válidos para las firmas electrónicas en Europa.
Las firmas electrónicas (QES, FES y EES) tienen una validez legal diferente según el tipo de contrato y la ley.
El SES se utiliza para documentos de bajo riesgo y es adecuado para documentos informales. Legalmente, este formulario no es vinculante.
La FES se aplica a contratos informales como contratos de alquiler o compra.
La firma electrónica cualificada (QES) refuerza los contratos y cumple los requisitos de forma escrita, por ejemplo, en el caso de contratos de préstamo o de trabajo con cláusula de no competencia.
¿Cuándo se requiere la firma electrónica cualificada?
En principio, la firma electrónica cualificada siempre es necesaria si:
1. El Derecho nacional exigirá que la forma escrita:
La firma electrónica cualificada ofrece la posibilidad de sustituir completamente la firma manuscrita.
2. Existen riesgos operativos o comerciales:
Además de los requisitos legales, la decisión de un estándar de firma digital en particular depende de una evaluación individual de los posibles riesgos, que a su vez se realiza en función de las consideraciones de responsabilidad y el alcance del contrato.
Apoyo a la toma de decisiones: ¿Qué estándar de firma electrónica es el adecuado para cada documento?
1A. Riesgo moderado + libertad de forma:
Básicamente, usted decide por sí mismo qué estándar de firma electrónica desea usar para firmar si un contrato cumple con la “libertad de forma”. Siempre recomendamos firmar al menos con la firma electrónica avanzada (FES) para lograr un buen término medio de seguridad y vinculación. Por lo tanto, el contrato está firmado legalmente.
1B: Alto riesgo + libertad de forma:
Atención: Puede firmar el contrato prácticamente como desee, pero para contratos con un alto riesgo de responsabilidad, ¡recomendamos la firma electrónica calificada!
Solo el QES se equipara con la firma manuscrita por la ley de toda la UE.
2. Forma escrita:
Para ciertos contratos, la ley exige QES y no hay margen de maniobra en cuanto a qué estándar de firma electrónica puede elegir.
3: Se excluye la firma electrónica:
Una rareza: hay muy pocos contratos que todavía tengas que firmar a mano. QES tampoco se puede usar aquí.
Nuestra opinión: Es solo cuestión de tiempo antes de que las leyes se adapten de tal manera que todos los documentos puedan firmarse electrónicamente sin excepción en interés del medio ambiente y la economía.
Hemos resumido los requisitos legales y las condiciones marco en detalle en este artículo .
¿Para qué industrias es adecuado QES?
Para algunas industrias, como el sector legal y fiscal, la administración pública o la banca y las finanzas, pero también para el sector de la salud, la firma electrónica cualificada es un requisito previo fundamental para la necesaria vinculación de las decisiones tomadas.
A continuación, te mostramos algunos clientes conocidos de sproof sign con los más altos requisitos de seguridad y cumplimiento, que hablan de sus casos de uso con la firma cualificada:
Bank Gutmann (Banca)
Binder Grösswang (Bufete de abogados)
Kyocera (Compañía)
Agencia Federal de Contabilidad (Administración Pública)
Teleclínica (atención médica).
¿Cómo reconozco una firma electrónica cualificada? Verificabilidad y verificación.
Hay varias formas de verificar la validez de las firmas aplicadas (la suya, pero también la de las firmas obtenidas).
1. Verifique la validez del QES directamente con la herramienta de firma electrónica
Con algunas plataformas, como el signo de prueba, la verificación de la firma se integra directamente. Esto permite verificar directamente los siguientes criterios de calidad de una firma electrónica cualificada. Así es como puede validar las firmas electrónicas directamente en el signo de prueba.
Certificado de Prestador de Servicios de Confianza: La firma se basa en un certificado emitido por un proveedor de servicios de confianza reconocido. Este certificado confirma la identidad del firmante y la validez de la firma.
Sello de calidad y sello de tiempo: La firma suele ir acompañada de un sello de aprobación que contiene más información sobre la firma. Una marca de tiempo indica cuándo se creó la firma.
Signos visibles: En algunos casos, la firma electrónica cualificada puede mostrarse visualmente en el documento, por ejemplo, a través de un campo de firma especial.
Referencia a las disposiciones legales: En el documento o en la comunicación que lo acompaña, se hace referencia al reconocimiento legal de la firma electrónica cualificada de conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes.
2. Comprobación del QES en Acrobat Reader
El lector de pdf de Acrobat es probablemente una de las herramientas de oficina más utilizadas en el mercado. Por supuesto, Acrobat Reader permite una verificación directamente integrada de las firmas aplicadas digitalmente. No importa qué herramienta de firma haya utilizado para aplicar sus firmas electrónicas.
3. Auditoría de QES en RTR
El servicio de verificación de firmas de RTR también está establecido en países de habla alemana.
Ventajas de la firma cualificada para las empresas europeas
Integrar firmas electrónicas cualificadas en sus procesos de negocio es fácil. Las plataformas de firma integrales y fáciles de usar se especializan tanto en la creación como en la gestión de firmas digitales. Puede firmar contratos internos y externos en línea de forma segura e intercambiarlos con clientes, socios y autoridades supervisoras.
1. Mayor seguridad: El QES ofrece un alto nivel de seguridad y minimiza el riesgo de falsificación o acceso no autorizado.
2. Legalmente vinculante: Los documentos firmados con un QES tienen el mismo estatus legal que sus contrapartes en papel y, por lo tanto, son ejecutables.
3. Ahorro de tiempo y costes: Di adiós a la impresión, el escaneo y el envío de documentos. QES acelera los procesos y reduce los costos operativos.
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4. Impacto ambiental: La adopción de QES contribuye a las operaciones sin papel y reduce su huella ambiental. Según un estudio reciente e inédito de Swisscom Trust Services Ltd , la firma digital causa solo 0,001 kg de CO2 por contrato. En comparación con la firma húmeda (0,087 kg de CO2 por contrato), las emisiones totales perjudiciales para el clima pueden reducirse en un factor de 50.
5. Reconocimiento global: QES es reconocido en toda la Unión Europea y en muchos otros países, lo que simplifica las transacciones transfronterizas.
5 preguntas cruciales a la hora de elegir una plataforma de firma (QES)
Las plataformas europeas de firma electrónica se han especializado principalmente en firmas electrónicas cualificadas. Por un mayor compromiso y certidumbre en las decisiones críticas en el espacio judicial europeo.
Estas son las preguntas que los responsables de la toma de decisiones de tu empresa deben hacerse a la hora de introducir la firma electrónica cualificada.
1. ¿La identificación QES está incluida en la licencia?
Una opción de identificación simple garantiza un comienzo sin problemas con la firma calificada. Sproof Sign trabaja con socios confiables y ofrece su propia firma electrónica calificada directamente en la aplicación.
El proveedor de identificación electrónica está profundamente integrado y permite muchas funciones importantes de potencia, como la firma legalmente válida de varios documentos con solo unos pocos clics (firma por lotes).
2. ¿Están integrados otros proveedores de identificación electrónica?
Si un documento confidencial debe ser calificado por socios comerciales, es un enorme ahorro de tiempo si las identificaciones existentes con proveedores de servicios de confianza como ID Austria, D-Trust o QES de Swisscom están disponibles directamente para su selección.
3. ¿Se puede equipar opcionalmente a los miembros del equipo con el QES?
El administrador de un plan debe poder proporcionar a los miembros del equipo una identificación más una firma electrónica calificada según sea necesario. Sproof Sign es especialmente flexible en este caso y la gestión de derechos es posible directamente en la plataforma.
4. ¿Está directamente integrada la verificación de firma QES?
Le ahorra mucho tiempo si usted y los miembros de su Plan pueden verificar directamente la validez legal de las firmas emitidas y obtenidas.
5. ¿Es posible descargar un informe de prueba?
Una vez finalizado el proceso de firma y aprobación, un informe de auditoría permite la máxima transparencia.
Conclusión: Ya era hora. Firme sus documentos de manera legalmente válida con la firma electrónica calificada.
En un mundo moldeado por la digitalización, las firmas electrónicas cualificadas son un signo de progreso tecnológico e innovación legal.
A medida que se embarca en su viaje hacia el mundo de la firma electrónica calificada, recuerde que adoptar esta tecnología transformadora no solo es un paso hacia la eficiencia, sino también un compromiso con un futuro más sostenible y respetuoso con el medio ambiente.
