Los hechos más importantes en resumen
- Una plataforma de firma es una solución centralizada y a prueba de auditorías para la firma electrónica, la gestión y la auditoría de documentos.
- Las plataformas modernas admiten varios niveles de firma eIDAS y permiten procesos automatizados de firma y aprobación.
- El origen del proveedor determina el control legal de tus datos: Las plataformas europeas están sujetas exclusivamente al GDPR y evitan los riesgos de leyes estadounidenses como la Ley CLOUD.
¿Qué es una plataforma de firmas?
Una plataforma de firma es un software centralizado y a prueba de auditorías que controla todo el proceso relacionado con la firma electrónica:
- Crear y cargar documentos
- Definir flujos de trabajo de firma
- Identificar a las partes interesadas
- Proporcionar firmas
- Registros de auditoría de documentos
- Archivo conforme a la ley
¿Qué distingue una plataforma de una herramienta de firma?
Las firmas digitales ya son estándar. Pero cómo se firma se firma determina la validez jurídica, la seguridad y la eficacia.
Una herramienta de firma normalmente sólo digitaliza la firma manuscrita. Una plataforma de firma, en cambio, controla todo el proceso de firma y garantiza su cumplimiento.
| Criterio | Herramienta de firma | Plataforma de firma profesional |
| Propósito | Firma digitalmente documentos individuales con rapidez | Controla todos los procesos de firma de forma segura y eficaz |
| Gama de funciones | Función de firma básica – normalmente sólo EES | Flujos de trabajo, verificación de identidad, archivo, pista de auditoría, automatización, todas las normas de firma eIDAS (EES, FES, QES) |
| Ámbito del sistema | Aplicación autónoma o pequeño módulo adicional | Plataforma empresarial centralizada con integraciones en CRM/ERP/HR |
| Ejemplo de uso | “Insertar firma” en un documento | Envío de documentos, definición de funciones de firma, seguimiento del estado, archivo conforme a la ley |
| Conformidad | Diferencias según el proveedor; por lo general, sólo simples efectos jurídicos | Soberanía jurídica de la UE, compatible con eIDAS y GDPR, a prueba de auditorías GoBD |
| Escalado | Adecuado para firmas ocasionales | Fiable incluso con grandes volúmenes y procesos complejos |
| Grupo destinatario | Usuario único, requisitos sencillos | Empresas, autoridades, industrias reguladas |
El núcleo estratégico: cumplimiento y conformidad eIDAS
Para las empresas europeas, las bases legales eIDAS y GoBD (normas comparables en Alemania y Austria) son las piedras de toque más duras. Para que las firmas digitales se utilicen de forma legalmente conforme, las plataformas de firma deben cumplir de forma fiable estos requisitos normativos:
1. la trinidad eIDAS: EES, FES y QES
El Reglamento eIDAS de la UE define tres niveles de firma. Una plataforma de firma debe ser capaz de proporcionar cada uno de estos niveles para el caso de uso respectivo.
*Los ejemplos pueden variar según el país y las directrices internas y, por lo tanto, solo deben servir como ayuda para la comprensión. Consulte asesoramiento legal o a nuestro departamento comercial para su caso concreto.
¡! El QES es la única forma de firma que es legalmente equivalente a una firma manuscrita. No todas las plataformas ofrecen QES – las empresas deben comprobarlo antes de hacer una selección para evitar interrupciones en los medios de comunicación en el proceso posterior.
2. auditar la seguridad mediante la pista de auditoría
Un documento firmado sólo tiene validez legal mientras todo el proceso sea totalmente rastreable. Una plataforma de firma compatible con eIDAS, como sproof sign, genera automáticamente una pista de auditoría: un registro a prueba de manipulaciones que documenta el momento, las partes implicadas, la prueba de identidad utilizada y la norma de firma. Esta es la clave para la seguridad de la auditoría y el cumplimiento de GoBD.
Profundiza en el conocimiento de la máxima validez jurídica. Qué es la firma electrónica reconocida en Europa →
¿Por qué es diferente que una plataforma de firmas proceda de la UE o de EEUU?
Los procesos de firma digital no son sólo una cuestión de comodidad, sino de fiabilidad:
- ¿Quién protege mis datos?
- ¿Qué leyes se aplican a los documentos almacenados?
- ¿Quién está autorizado a acceder a ella?
El GDPR se aplica en Europa: Los datos personales sólo pueden transmitirse con una base legal.
En EEUU también se aplica la Ley CLOUD: las autoridades estadounidenses pueden obligar a las empresas a entregar datos,
- independientemente de dónde se almacenen
- aunque estén situados en la UE
Esto da lugar a un conflicto de derechos:
| UE / DSGVO | EEUU / Ley CLOUD |
| Protección estricta de los datos personales | Acceso de las autoridades en determinadas condiciones legales |
| Objetivo: Privacidad y soberanía de datos | Objetivo: seguridad nacional e investigaciones |
| Acceso sólo con una base legal clara y dentro de unas condiciones marco definidas | Los proveedores de servicios con jurisdicción en EE.UU. pueden verse obligados a entregar datos en respuesta a una orden judicial, independientemente de que los datos estén almacenados en EE.UU. o en la UE. |
La plataforma sproof sign: flujos de trabajo inteligentes que hacen que tu equipo sea más rápido
La mayor ganancia de eficiencia reside en la automatización de los complejos procesos de aprobación y firma. Una plataforma moderna como sproof sign permite definir flujos de trabajo de firma (por ejemplo, secuenciales, paralelos, con pasos condicionales) que remiten automáticamente los documentos a las personas adecuadas (con el nivel de firma adecuado).
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