eMoveUs utiliza sproof sign para digitalizar los procesos documentales en la industria del automóvil

Como pequeña y mediana empresa de nueva creación del sector de la automoción, nos enfrentábamos al reto de hacer más eficientes nuestros procesos internos y acortar los tiempos de tramitación. Sobre todo a la hora de tramitar contratos, acuerdos con proveedores, acuerdos de confidencialidad y aprobaciones internas, nos dimos cuenta de que la vía tradicional del papel requería mucho tiempo y era propensa a errores, especialmente en tiempos de trabajo a distancia. Esto provocaba a menudo retrasos, costes adicionales y un mayor esfuerzo administrativo, por lo que queríamos optimizar el flujo de trabajo documental y modernizar los procesos empresariales.

La transformación digital desempeña un papel central en nuestra empresa, ya que nos ofrece la oportunidad de responder de forma más eficaz y ágil a los retos de la industria automovilística. Para nosotros, como empresa emergente, la digitalización es una palanca decisiva para asegurar nuestra competitividad y preparar nuestro negocio para el futuro. Mediante el uso de tecnologías digitales, podemos optimizar los procesos, mejorar la colaboración tanto interna como con socios externos y reducir los costes al mismo tiempo.

Antes de que introdujéramos la firma digital, todas las firmas se hacían de la forma tradicional: Los contratos y los documentos importantes se imprimían, se firmaban manualmente y luego se enviaban por correo postal, mensajería o correo electrónico para obtener otras firmas. Este proceso llevaba mucho tiempo, era ineficaz y propenso a retrasos, especialmente cuando se necesitaban varias firmas o había que intercambiar documentos entre distintas ubicaciones. Además, el enfoque basado en el papel aumentaba los riesgos de errores, pérdidas y archivos incompletos.

Varios criterios fueron decisivos para nosotros a la hora de elegir el proveedor de firma electrónica adecuado. En primer lugar, la seguridad era primordial, ya que las firmas digitales se utilizan para contratos y documentos importantes que contienen información confidencial. Por tanto, era imprescindible contar con un proveedor con altos estándares de seguridad, como tecnologías de encriptación y cumplimiento de normativas de protección de datos como el RGPD.

Además, la facilidad de uso era de gran importancia. El proveedor debía ofrecer una plataforma intuitiva y fácil de usar para que nuestros empleados pudieran empezar a utilizarla de inmediato sin necesidad de mucha formación. La compatibilidad con nuestros sistemas existentes y la perfecta integración en nuestros flujos de trabajo también era un factor importante.

Por último, pero no menos importante, el precio y la flexibilidad de la oferta también desempeñaron un papel. Buscamos deliberadamente un proveedor europeo que ofreciera estructuras de costes transparentes y soluciones escalables que pudieran crecer con nuestro negocio. La asistencia y el servicio de atención al cliente también fueron criterios importantes para asegurarnos de que recibiríamos ayuda rápidamente si teníamos alguna pregunta o problema.

El principal ámbito de aplicación es la tramitación de contratos, especialmente de contratos con proveedores y de servicios, acuerdos de compra, acuerdos de confidencialidad y acuerdos marco, que a menudo requieren varias firmas.

En nuestra empresa, una solución de software debe cumplir normas estrictas en materia de seguridad de datos y conformidad para garantizar la protección de la información sensible. Ante todo, esto incluye el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para garantizar que los datos personales se procesan de forma segura y responsable. Las tecnologías de encriptación, tanto para la transmisión como para el almacenamiento de datos, son esenciales para evitar el acceso no autorizado. También valoramos la autenticación multifactor (MFA) y la gestión de accesos para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a nuestros sistemas y datos.

Lo que nos gusta especialmente de sproof sign es la combinación de alta seguridad y facilidad de uso, así como la intuitiva interfaz de usuario, que permite a nuestros empleados utilizar la plataforma rápidamente sin necesidad de una gran formación. La integración en nuestros sistemas existentes se realizó sin problemas, y las flexibles opciones de personalización de sproof sign se adaptan perfectamente a nuestros requisitos y flujos de trabajo específicos.