Η eMoveUs χρησιμοποιεί το sproof sign για την ψηφιοποίηση των διαδικασιών εγγράφων στην αυτοκινητοβιομηχανία

Ως μια μικρή, μεσαίου μεγέθους νεοσύστατη εταιρεία στον κλάδο της αυτοκινητοβιομηχανίας, αντιμετωπίσαμε την πρόκληση να καταστήσουμε τις εσωτερικές μας διαδικασίες πιο αποτελεσματικές και να μειώσουμε τους χρόνους επεξεργασίας. Ιδιαίτερα κατά την επεξεργασία συμβάσεων, συμφωνιών με προμηθευτές, NDA και εσωτερικών εγκρίσεων, παρατηρήσαμε ότι η παραδοσιακή διαδρομή σε χαρτί ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη, ιδίως σε περιόδους απομακρυσμένης εργασίας. Αυτό συχνά οδηγούσε σε καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και αυξημένη διοικητική προσπάθεια, γι' αυτό και θέλαμε να βελτιστοποιήσουμε τη ροή εργασιών εγγράφων και να εκσυγχρονίσουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός διαδραματίζει κεντρικό ρόλο στην εταιρεία μας, καθώς μας προσφέρει την ευκαιρία να ανταποκριθούμε πιο αποτελεσματικά και ευέλικτα στις προκλήσεις της αυτοκινητοβιομηχανίας. Για εμάς, ως νεοφυής επιχείρηση, η ψηφιοποίηση είναι ένας αποφασιστικός μοχλός για τη διασφάλιση της ανταγωνιστικότητάς μας και τη διασφάλιση του μέλλοντος της επιχείρησής μας. Με τη χρήση ψηφιακών τεχνολογιών, μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε τις διαδικασίες, να βελτιώσουμε τη συνεργασία τόσο εσωτερικά όσο και με εξωτερικούς συνεργάτες και να μειώσουμε ταυτόχρονα το κόστος.

Πριν εισαγάγουμε τις ψηφιακές υπογραφές, όλες οι υπογραφές γίνονταν με τον παραδοσιακό τρόπο: Οι συμβάσεις και τα σημαντικά έγγραφα εκτυπώνονταν, υπογράφονταν χειροκίνητα και στη συνέχεια αποστέλλονταν είτε ταχυδρομικώς, είτε με ταχυμεταφορά είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για τη λήψη περαιτέρω υπογραφών. Η διαδικασία αυτή ήταν χρονοβόρα, αναποτελεσματική και επιρρεπής σε καθυστερήσεις, ιδίως όταν απαιτούνταν πολλαπλές υπογραφές ή όταν έπρεπε να ανταλλαγούν έγγραφα μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών. Επιπλέον, η χάρτινη προσέγγιση αύξανε τους κινδύνους σφαλμάτων, απωλειών και ελλιπών αρχείων.

Διάφορα κριτήρια ήταν καθοριστικά για εμάς όταν επιλέξαμε τον κατάλληλο πάροχο ηλεκτρονικών υπογραφών. Πρώτον, η ασφάλεια ήταν υψίστης σημασίας, καθώς οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται για σημαντικές συμβάσεις και έγγραφα που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες. Επομένως, ένας πάροχος με υψηλά πρότυπα ασφαλείας, όπως τεχνολογίες κρυπτογράφησης και συμμόρφωση με κανονισμούς προστασίας δεδομένων όπως ο ΓΚΠΔ, ήταν απαραίτητη προϋπόθεση.

Επιπλέον, η φιλικότητα προς τον χρήστη είχε μεγάλη σημασία. Ο πάροχος έπρεπε να προσφέρει μια διαισθητική και εύχρηστη πλατφόρμα, ώστε οι υπάλληλοί μας να μπορούν να ξεκινήσουν αμέσως χωρίς μεγάλη εκπαίδευση. Η συμβατότητα με τα υπάρχοντα συστήματά μας και η απρόσκοπτη ενσωμάτωση στις ροές εργασίας μας ήταν επίσης σημαντικός παράγοντας.

Τέλος, η τιμή και η ευελιξία της προσφοράς έπαιξαν επίσης ρόλο. Αναζητήσαμε σκόπιμα έναν ευρωπαϊκό πάροχο που να προσφέρει διαφανείς δομές κόστους και κλιμακούμενες λύσεις που θα μπορούσαν να αναπτυχθούν μαζί με την επιχείρησή μας. Η υποστήριξη και η εξυπηρέτηση πελατών ήταν επίσης σημαντικά κριτήρια για να διασφαλίσουμε ότι θα λαμβάναμε γρήγορα υποστήριξη σε περίπτωση που είχαμε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή προβλήματα.

Ο κύριος τομέας εφαρμογής είναι η επεξεργασία συμβάσεων, ιδίως για συμβάσεις προμηθευτών και υπηρεσιών, συμφωνίες αγοράς, NDA και συμφωνίες-πλαίσια, οι οποίες συχνά απαιτούν πολλές υπογραφές.

Στην εταιρεία μας, μια λύση λογισμικού πρέπει να πληροί αυστηρά πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση, ώστε να διασφαλίζεται η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών. Πρώτα απ' όλα, αυτό περιλαμβάνει τη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), ώστε να διασφαλίζεται ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται με ασφάλεια και υπευθυνότητα. Οι τεχνολογίες κρυπτογράφησης, τόσο για τη μετάδοση όσο και για την αποθήκευση των δεδομένων, είναι απαραίτητες για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Εκτιμούμε επίσης τον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA) και τη διαχείριση πρόσβασης για να διασφαλίσουμε ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στα συστήματα και τα δεδομένα μας.

Αυτό που μας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι ο συνδυασμός υψηλής ασφάλειας και φιλικότητας προς τον χρήστη, καθώς και το διαισθητικό περιβάλλον εργασίας χρήστη, το οποίο επιτρέπει στους υπαλλήλους μας να χρησιμοποιούν την πλατφόρμα γρήγορα χωρίς μεγάλη εκπαίδευση. Η ενσωμάτωση στα υπάρχοντα συστήματά μας κύλησε ομαλά και οι ευέλικτες επιλογές προσαρμογής του sproof sign προσαρμόζονται τέλεια στις συγκεκριμένες απαιτήσεις και ροές εργασίας μας.