Χρήση φορμών και πεδίων

Λίστα όλων των πεδίων της φόρμας

Η sproof sign σας προσφέρει μια εκτεταμένη επιλογή πεδίων φόρμας, ώστε να μην υπάρχουν όρια κατά την προετοιμασία των εγγράφων σας:

1. Υπογραφή: Υπογραφή: Θέση υπογραφής όπου το έγγραφο υπογράφεται με το ονοματεπώνυμο
2. Αρχικά: Θέση υπογραφής όπου υπογράφονται τα αρχικά του ονόματος
3. Ονοματεπώνυμο: Όνομα, επώνυμο ή ονοματεπώνυμο
4. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
5. Οργανισμός: π.χ. εταιρεία, εργοδότης κ.λπ.
6. Διεύθυνση: Μερική ή πλήρης διεύθυνση (π.χ. οδός, αριθμός σπιτιού, πόρτα,...)
7. Ταχυδρομικός κώδικας: Ταχυδρομικός κώδικας
8. Χώρα: Πληροφορίες για τη χώρα
9. Ημερομηνία: Ημερομηνία
10. IBAN: Διεθνής αριθμός τραπεζικού λογαριασμού
11. Κείμενο (σταθερό): κείμενο μόνο για ανάγνωση που είναι σταθερό στο έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να υπογραφεί το έγγραφο
12. Κείμενο: Πεδίο κειμένου που μπορεί να συμπληρωθεί με οποιοδήποτε κείμενο
13. Choosebox: Ένα πτυσσόμενο πλαίσιο με μία ή περισσότερες επιλογές επιλογής, οι οποίες πρέπει να καθοριστούν από τον αποστολέα
14. Checkbox (πλαίσιο ελέγχου): Τα πλαίσια ελέγχου χρησιμοποιούνται συχνά για ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών ή για επιβεβαίωση ή αποδοχή όρων.
15. Radiobox: Radioboxes: Τα Radioboxes χρησιμοποιούνται συχνά για ερωτήσεις μονής επιλογής, όπου οι χρήστες καλούνται να επιλέξουν μια απάντηση από μια ομάδα απαντήσεων.
16. Πεδίο ημερομηνίας: Ημερομηνία
17. Ανέβασμα αρχείου: Ο αποστολέας μπορεί να ορίσει έως και 3 αρχεία (εικόνες ή/και έγγραφα) ανά παραλήπτη τα οποία πρέπει να φορτώσει πριν υπογράψει το έγγραφο.

Τοποθέτηση και διαμόρφωση πεδίων φόρμας

Έτσι μπορείτε να τοποθετήσετε και να διαμορφώσετε πεδία φόρμας στο sproof sign:

1. Θα βρείτε μια λίστα με όλα τα διαθέσιμα πεδία φόρμας στη δεξιά πλαϊνή μπάρα. Η πλευρική μπάρα έχει διαφορετική εμφάνιση ανάλογα με το αν τοποθετείτε πεδία για εσάς ή για τους παραλήπτες σας.
2. Σύρετε και αφήστε ένα πεδίο στο έγγραφο για να το τοποθετήσετε εκεί. Μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο κάνοντας κλικ πάνω του. Για να μετακινήσετε ένα πεδίο, κρατήστε πατημένο το κουμπί του ποντικιού και σύρετέ το σε άλλη θέση.
3. Αφού επιλέξετε ένα πεδίο, εμφανίζεται μια επικάλυψη ακριβώς πάνω από το πεδίο, η οποία περιέχει τις ακόλουθες λειτουργίες: Αλλαγή ανάθεσης, Άνοιγμα ρυθμίσεων πεδίου, Αντιγραφή πεδίου, Μείωση/μεγέθυνση γραμματοσειράς και Διαγραφή πεδίου.
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις πεδίου στη δεξιά πλαϊνή μπάρα: Εδώ μπορείτε, για παράδειγμα, να αλλάξετε την ανάθεση, να χαρακτηρίσετε το πεδίο ως υποχρεωτικό πεδίο και να κάνετε άλλες ρυθμίσεις που αντιστοιχούν στο πεδίο.

Η προεπισκόπηση

Η προεπισκόπηση αντιπροσωπεύει μια προεπισκόπηση εκτύπωσης, κατά κάποιο τρόπο. Δείχνει πώς θα φαίνεται το έγγραφο όταν το κατεβάσετε σε αυτό το σημείο. Αυτή η λειτουργία είναι σημαντική επειδή όλα τα πεδία φόρμας και υπογραφής, εκτός από το πεδίο "Κείμενο (σταθερό)", σταθεροποιούνται μόνο αφού υπογραφεί ένα έγγραφο. Αυτό σημαίνει ότι ΔΕΝ εμφανίζονται στην προεπισκόπηση πριν από την υπογραφή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπισκόπηση για να ελέγξετε ποια πεδία είναι ήδη σταθερά στο έγγραφο και ποια όχι.

1. Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ένα κείμενο μόνο για ανάγνωση ("Text (fixed)"-πεδίο), ένα πεδίο ονόματος και μια θέση υπογραφής.
2. Μπορείτε να ανοίξετε την προεπισκόπηση κάνοντας κλικ στο κουμπί προεπισκόπησης στην επάνω γραμμή μενού.

1. Το κείμενο μόνο για ανάγνωση είναι ορατό στο έγγραφο, επειδή είναι σταθερό κατά τη λήψη του εγγράφου, ανεξάρτητα από την υπογραφή.
2. Το πεδίο ονόματος και η θέση υπογραφής δεν εμφανίζονται στην προεπισκόπηση, καθώς είναι σταθερά στο έγγραφο μόνο όταν αυτό έχει υπογραφεί.
3. Μπορείτε να κατεβάσετε το έγγραφο ως έχει.
4. Κλείστε την προεπισκόπηση μέσω του κουμπιού κλεισίματος στο κάτω μέρος ή μέσω του εικονιδίου X επάνω δεξιά

Γραμμή ειδοποίησης και γρήγορη πρόσβαση

Έχετε δύο επιλογές για τη μετάβαση και τη συμπλήρωση των πεδίων της φόρμας στο έγγραφό σας: Είτε απευθείας στο έγγραφο είτε μέσω της λεγόμενης μπάρας ειδοποίησης.

1. Η μπάρα ειδοποίησης* δείχνει για ποιον τοποθετείτε αυτή τη στιγμή πεδία φόρμας, δηλαδή είτε 1) για εσάς, 2) για έναν παραλήπτη ή 3) μη αντιστοιχισμένα (γενικά) πεδία.
2. Οι πληροφορίες στις αγκύλες δείχνουν πόσα πεδία έχετε ήδη τοποθετήσει για το συγκεκριμένο άτομο και πόσα από αυτά έχουν ήδη συμπληρωθεί. Το εικονίδιο ελέγχου είναι γκρίζο μέχρι να συμπληρωθούν τουλάχιστον όλα τα υποχρεωτικά πεδία και το έγγραφο να μπορεί να υπογραφεί.
3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βέλη για να πλοηγηθείτε γρήγορα και εύκολα στα πεδία για το εκάστοτε πρόσωπο.
4. Το πράσινο κουμπί με το εικονίδιο μολυβιού ανοίγει τη γρήγορη πρόσβαση.
5. Όλα τα πεδία του εντύπου για το αντίστοιχο πρόσωπο παρατίθενται στη γρήγορη πρόσβαση και μπορούν να συμπληρωθούν με μία κίνηση. Ωστόσο, ορισμένα πεδία, όπως τα πεδία υπογραφής, πρέπει να ελεγχθούν απευθείας στο έγγραφο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο στα δεξιά ενός πεδίου για να μεταβείτε απευθείας στο αντίστοιχο πεδίο στο έγγραφο.
6. Μπορείτε να φιλτράρετε τα πεδία για να έχετε μια καλύτερη επισκόπηση των πεδίων που έχουν ήδη συμπληρωθεί και εκείνων που είναι ακόμη ανοικτά.

Πεδία φόρμας στην πράξη

Υπάρχουν πέντε περιπτώσεις χρήσης για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία φόρμας:

• Ανεβάζετε ένα έγγραφο και τοποθετείτε γενικά πεδία φόρμας που μπορούν να συμπληρωθούν από οποιονδήποτε.
• Ανεβάζετε ένα έγγραφο και τοποθετείτε πεδία φόρμας για τον εαυτό σας, τα οποία μπορούν να προσυμπληρωθούν.
• Ανεβάζετε ένα έγγραφο, προσθέτετε παραλήπτες και τοποθετείτε καθορισμένα πεδία φόρμας γι' αυτούς.
• Ανεβάζετε ένα έγγραφο με υπάρχοντα πεδία φόρμας.
• Λαμβάνετε ένα έγγραφο και συμπληρώνετε τα πεδία φόρμας που έχουν τοποθετηθεί σε αυτό.

Αυτές οι πέντε περιπτώσεις χρήσης μπορούν επίσης να συνδυαστούν και περιγράφονται λεπτομερέστερα παρακάτω.

Περίπτωση χρήσης 1: Ανέβασμα εγγράφου και τοποθέτηση γενικών πεδίων φόρμας

Όπως περιγράφεται στην ενότητα "Τύποι πεδίων φόρμας", τα γενικά πεδία δεν αντιστοιχίζονται σε κανέναν και επομένως μπορούν να συμπληρωθούν από οποιονδήποτε. Ωστόσο, μόνο μέχρι το πρώτο άτομο να υπογράψει το έγγραφο, οπότε και σταθεροποιούνται στο έγγραφο. Για να τοποθετήσετε γενικά πεδία, μεταφορτώστε ένα έγγραφο και επιλέξτε "Επεξεργασία εγγράφου" στη δεξιά πλευρική γραμμή.

1. Σύρετε και αφήστε τα γενικά πεδία από τη δεξιά πλαϊνή μπάρα στο έγγραφο.
2. Εάν είναι απαραίτητο, προβείτε σε ρυθμίσεις για το πεδίο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι.
3. Ο αριθμός των γενικών πεδίων εμφανίζεται στη γραμμή ειδοποίησης. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να πλοηγηθείτε στα πεδία ή συμπληρώστε τα απευθείας στη λειτουργία γρήγορης συμπλήρωσης.

Έχετε πάντα υπόψη σας ότι τα γενικά πεδία γράφονται μόλις κάποιος υπογράψει το έγγραφο. Επομένως, αν θέλετε να συμπληρωθούν τα πεδία από οποιονδήποτε παραλήπτη, είτε υπογράψτε το έγγραφο πριν τοποθετήσετε τα πεδία είτε μόνο αφού μία από τις επαφές σας συμπληρώσει τα πεδία και υπογράψει το έγγραφο.

Περίπτωση χρήσης 2: Ανέβασμα εγγράφου και τοποθέτηση πεδίων φόρμας που σας έχουν ανατεθεί

Εάν τοποθετείτε πεδία φόρμας για τον εαυτό σας, ανεβάστε ένα έγγραφο και επιλέξτε "Υπογράψτε μόνοι σας " στη δεξιά πλευρική γραμμή.

1. Θα βρείτε τα πεδία φόρμας στην τρίτη καρτέλα. Είναι σημαντικό να έχετε επιλέξει προηγουμένως έναν τύπο υπογραφής και ένα στυλ υπογραφής, διαφορετικά δεν θα μπορείτε να τοποθετήσετε πεδία στο έγγραφο.
2. Τώρα σύρετε και αποθέστε οποιονδήποτε αριθμό πεδίων φόρμας στο έγγραφο. Όπως έχει ήδη περιγραφεί στην ενότητα "Τύποι πεδίων φόρμας", τα προκαθορισμένα πεδία είναι ήδη συμπληρωμένα με τα δεδομένα σας, εξοικονομώντας σας χρόνο κατά τη συμπλήρωση των πεδίων. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το περιεχόμενό τους ανά πάσα στιγμή.
3. Ο αριθμός των πεδίων που έχουν οριστεί για εσάς εμφανίζεται στη γραμμή ειδοποίησης. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να πλοηγηθείτε στα πεδία ή συμπληρώστε τα απευθείας στη λειτουργία γρήγορης συμπλήρωσης.
4. Στη συνέχεια, υπογράψτε το έγγραφο προκειμένου να καταγράψετε την υπογραφή σας και άλλα πεδία της φόρμας στο έγγραφο.

Εάν επιθυμείτε, μπορείτε στη συνέχεια να προσκαλέσετε τις επαφές σας να υπογράψουν. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό στην επόμενη ενότητα "Περίπτωση χρήσης 3: Ανέβασμα εγγράφου και τοποθέτηση πεδίων φόρμας για επαφές".

Περίπτωση χρήσης 3: Ανέβασμα εγγράφου και τοποθέτηση πεδίων φόρμας για επαφές

Για να τοποθετήσετε πεδία φόρμας που αντιστοιχούν ρητά σε συγκεκριμένο παραλήπτη, ανεβάστε ένα έγγραφο και επιλέξτε "Παραλήπτες" στη δεξιά πλευρική γραμμή. Προσθέστε μία ή περισσότερες επαφές και ορίστε τη σειρά υπογραφής, τους ρόλους κ.λπ. εάν είναι απαραίτητο. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα. Μπορείτε τώρα να τοποθετήσετε πεδία φόρμας για τους παραλήπτες σας. Λάβετε υπόψη ότι πρέπει να οριστεί τουλάχιστον μία θέση υπογραφής για όλα τα άτομα που υπογράφουν.

1. Σε αυτό το πεδίο επιλογής, μπορείτε να δείτε ποιος παραλήπτης είναι αυτή τη στιγμή επιλεγμένος. Κάντε κλικ στο πεδίο για να επιλέξετε ένα άλλο πρόσωπο από τη λίστα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Όλοι" αν θέλετε να τοποθετήσετε γενικά πεδία.
2. Τώρα σύρετε και αποθέστε οποιονδήποτε αριθμό πεδίων φόρμας για το επιλεγμένο πρόσωπο στο έγγραφο.
3. Ο αριθμός των πεδίων για το επιλεγμένο πρόσωπο εμφανίζεται στη γραμμή ειδοποίησης. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να πλοηγηθείτε στα πεδία ή συμπληρώστε τα απευθείας για το αντίστοιχο άτομο στη λειτουργία γρήγορης συμπλήρωσης.
4. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο επόμενο πρόσωπο - είτε μέσω του πεδίου επιλογής στο επάνω μέρος της πλαϊνής γραμμής είτε μέσω του κουμπιού στο κάτω μέρος.

Επαναλάβετε το ίδιο μέχρι να τοποθετήσετε τα απαραίτητα πεδία φόρμας για όλες τις επαφές. Στη συνέχεια, μπορείτε να ρυθμίσετε την πρόσκλησή σας.

Περίπτωση χρήσης 4: Ανέβασμα εγγράφου με υπάρχοντα πεδία φόρμας

Εάν ανεβάσετε ένα έγγραφο με υπάρχοντα πεδία φόρμας, αυτά θα αναγνωριστούν από το sproof sign και μπορείτε να αποφασίσετε πώς θα προχωρήσετε:

1. Να αναλάβετε τα πεδία: Τα πεδία φόρμας υιοθετούνται και τοποθετούνται στο έγγραφο ως γενικά πεδία. Μπορούν να ανατεθούν σε κάποιον αργότερα ή να συμπληρωθούν απευθείας.
2. Αποθήκευση δεδομένων της φόρμας: Εάν τα πεδία της φόρμας έχουν ήδη συμπληρωθεί σε άλλο εργαλείο (π.χ. Adobe Acrobat Reader), μπορείτε να αποθηκεύσετε τα καταχωρημένα δεδομένα απευθείας στο έγγραφο. Στη συνέχεια, δεν μπορούν πλέον να επεξεργαστούν.
3. Διαγραφή πεδίων φόρμας: Όλα τα αναγνωρισμένα πεδία και το περιεχόμενό τους αφαιρούνται από το έγγραφο.

Εάν έχετε επιλέξει την επιλογή 1, τα αναγνωρισμένα πεδία φόρμας τοποθετούνται στο έγγραφο ως γενικά πεδία. Μπορείτε να τα συμπληρώσετε μόνοι σας ή να τα αναθέσετε σε κάποιον. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα "Παραλήπτες " και προσκαλέστε επαφές. Αν κάνετε κλικ στο "Επόμενο", θα ερωτηθείτε στο επόμενο βήμα αν θέλετε να αναθέσετε τα πεδία σε κάποιον. Επιλέξτε έναν από τους παραλήπτες σας.

Συμβουλή: Μπορείτε να εκχωρήσετε όλα τα πεδία ταυτόχρονα μόνο σε αυτό το βήμα. Αν θέλετε να αναθέσετε μεμονωμένα πεδία σε κάποιον άλλο, αναθέστε πρώτα όλα τα πεδία σε ένα άτομο και στη συνέχεια αλλάξτε την ανάθεση των αντίστοιχων πεδίων απευθείας στο έγγραφο.

Περίπτωση χρήσης 5: Λήψη ενός εγγράφου και συμπλήρωση των υφιστάμενων πεδίων

Εάν έχετε λάβει ένα έγγραφο από κάποιον για υπογραφή, ανοίξτε το ως συνήθως μέσω του συνδέσμου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω του ταμπλό του sproof και μεταβείτε στο "Sign yourself" (Υπογράψτε μόνοι σας).

1. Στην τρίτη καρτέλα της πλαϊνής μπάρας, θα δείτε μια λίστα με όλα τα πεδία του εντύπου που σας αφορούν.
2. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουν οριστεί τα γενικά πεδία (γκρι), τα πεδία που έχουν ανατεθεί σε εσάς (μπλε) και τα πεδία για άλλους παραλήπτες (άλλα χρώματα, ημιδιαφανή). Τα υποχρεωτικά πεδία που έχουν ανατεθεί σε εσάς και τα γενικά υποχρεωτικά πεδία πρέπει να συμπληρωθούν προτού μπορέσετε να υπογράψετε το έγγραφο.
3. Μπορείτε επίσης να δείτε πόσα πεδία έχουν οριστεί για εσάς στη γραμμή ειδοποίησης. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να πλοηγηθείτε στα πεδία και να τα συμπληρώσετε στο έγγραφο ή μεταβείτε στη λειτουργία γρήγορης συμπλήρωσης για να συμπληρώσετε τα πεδία.
4. Μόλις συμπληρώσετε όλα τα απαιτούμενα πεδία της φόρμας, μπορείτε να υπογράψετε το έγγραφο.

Εάν ο αποστολέας έχει ορίσει ένα πεδίο μεταφόρτωσης αρχείων για εσάς, μπορείτε να μεταφορτώσετε τα απαιτούμενα αρχεία απευθείας κατά τη συμπλήρωση των πεδίων της φόρμας:

1. Μπορείτε να δείτε ποια αρχεία πρέπει να φορτώσετε απευθείας δίπλα στο πεδίο φόρτωσης στο έγγραφο καθώς και στην πλευρική γραμμή.
2. Τώρα αρχίστε να ανεβάζετε τα αρχεία ξεχωριστά. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο αντίστοιχο πεδίο και επιλέξτε το σωστό αρχείο στο πρόγραμμα περιήγησης αρχείων. Λάβετε υπόψη ότι ο αποστολέας έχει καθορίσει ποιες μορφές επιτρέπονται (έγγραφα ή/και εικόνες). Κάθε αρχείο μπορεί να έχει μέγιστο μέγεθος 5 MB.
3. Ένα επιλεγμένο αρχείο μπορεί να αφαιρεθεί κάνοντας κλικ στο σύμβολο του κάδου απορριμμάτων και στη συνέχεια να μεταφορτωθεί ξανά.
4. Τα αρχεία μπορούν επίσης να μεταφορτωθούν χρησιμοποιώντας τη λειτουργία γρήγορης συμπλήρωσης.

Σημαντικό: Υπογράψτε το έγγραφο μόνο αφού συμπληρώσετε όλα τα πεδία και ανεβάσετε τα αρχεία.