Δημιουργία & διαχείριση επαφών

Εισαγωγή βήμα προς βήμα

Ο κατάλογος επαφών

Οι επαφές χωρίζονται σε προσωπικές επαφές και επαφές προγράμματος. Οι προσωπικές σας επαφές είναι αυτές που προσθέτετε ή ανεβάζετε εσείς οι ίδιοι και μπορείτε να τις βλέπετε μόνο εσείς. Οι επαφές του προγράμματος, από την άλλη πλευρά, διαχειρίζονται από τον διαχειριστή του προγράμματος και είναι ορατές σε όλα τα μέλη του προγράμματος. Δεν μπορούν να επεξεργαστούν ή να διαγραφούν από τα μέλη του προγράμματος.

1. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις επαφές σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Επαφές και ροές εργασίας" στην πλαϊνή γραμμή στα αριστερά.
2. Εκεί θα δείτε διάφορες καρτέλες: "Επαφές", "Ομάδες" και "Ροές εργασίας". Οι διαχειριστές του προγράμματος έχουν επίσης μια τέταρτη καρτέλα "Επαφές προγράμματος". Ως μέλος του προγράμματος, μπορείτε να δείτε τις προσωπικές σας επαφές και τις επαφές του προγράμματος σε μια κοινή λίστα στην καρτέλα "Επαφές". Οι επαφές του σχεδίου επισημαίνονται με ένα εικονίδιο ομάδας.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες στο άκρο δεξιά μιας καταχώρησης στη λίστα για να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε μια επαφή ή για να εμφανίσετε τα στοιχεία της επαφής. Οι επαφές του προγράμματος μπορούν να επεξεργαστούν ή να διαγραφούν μόνο από τους διαχειριστές.
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο** φίλτρου** στα δεξιά για να εμφανίσετε και να αποκρύψετε πρόσθετες στήλες (π.χ. ημερομηνία δημιουργίας, εταιρεία, διεύθυνση, ...) στη λίστα επαφών.
5. Μπορείτε να αναζητήσετε υπάρχουσες επαφές στο πεδίο αναζήτησης που βρίσκεται πάνω δεξιά.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση επαφών" στα αριστερά του πεδίου αναζήτησης για να δημιουργήσετε μια νέα επαφή, να εισαγάγετε μια λίστα επαφών ή να εξάγετε τις επαφές σας. Αυτές οι λειτουργίες περιγράφονται λεπτομερέστερα παρακάτω.

Διαχείριση επαφών

Δημιουργία νέας επαφής

Για να προσθέσετε μια νέα επαφή στη λίστα επαφών σας, επιλέξτε την επιλογή "Δημιουργία νέας επαφής" στην ενότητα "Διαχείριση επαφών". Θα ανοίξει μια επικάλυψη.

1. Εισάγετε το όνομα, το επώνυμο και την κύρια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που θέλετε να αποθηκεύσετε ως επαφή. Αυτά τα τρία πεδία είναι υποχρεωτικά.
2. Προαιρετικά, μπορείτε να ανοίξετε την καρτέλα "Πρόσθετες πληροφορίες επαφής" για να εισαγάγετε περαιτέρω στοιχεία επαφής, όπως εταιρεία, τίτλο εργασίας ή διεύθυνση.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί "Δημιουργία επαφής" για να αποθηκεύσετε την καταχώρηση. Η επαφή θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται στη λίστα.

Εισαγωγή επαφών

Ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε όλες τις επαφές σας ταυτόχρονα στο sproof sign είναι να τις εισάγετε ως αρχείο CSV. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επιλογή "Εισαγωγή επαφών ως CSV" στην ενότητα "Διαχείριση επαφών". Θα ανοίξει το πρόγραμμα περιήγησης αρχείων και μπορείτε τώρα να επιλέξετε και να φορτώσετε ένα προετοιμασμένο αρχείο CSV. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο CSV χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel ή το Google Spreadsheets, για παράδειγμα.

Είναι σημαντικό οι στήλες του πίνακα σας να έχουν το ίδιο όνομα με αυτές της βάσης δεδομένων sproof, ώστε το σύστημα να τις αναγνωρίζει και να μπορεί να τις αντιστοιχίσει σωστά. Χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα ονόματα στηλών για τον πίνακα CSV σας:

• firstName
• lastName
• οδός
• zip
• πόλη
• country
• workPhone
• εταιρεία
• jobTitle
• τμήμα
• primaryEmail

Οι στήλες "firstName", "lastName" και "primaryEmail " πρέπει να συμπληρωθούν (πρόκειται για υποχρεωτικά πεδία). Οι υπόλοιπες στήλες είναι προαιρετικές. Το ακόλουθο παράδειγμα δείχνει ένα δείγμα πίνακα CSV.

Εξαγωγή επαφών

Μπορείτε είτε να κατεβάσετε μια πλήρη λίστα όλων των επαφών είτε να επιλέξετε μεμονωμένες επαφές που θέλετε να κατεβάσετε:

1. για να κατεβάσετε μια πλήρη λίστα όλων των επαφών, επιλέξτε την επιλογή "Εξαγωγή επαφών ως CSV" στην ενότητα "Διαχείριση επαφών". Η λίστα επαφών σας θα μεταφορτωθεί ως αρχείο CSV και θα αποθηκευτεί τοπικά στη συσκευή σας.
2. για να κατεβάσετε μεμονωμένες επαφές, επιλέξτε τις στη λίστα επαφών τσεκάροντας το πλαίσιο ελέγχου
3. και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη" στα δεξιά.