Οι κουραστικές διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ανήκουν στο παρελθόν - αλλά πώς λειτουργεί η εύκολη και ασφαλής ηλεκτρονική υπογραφή συμβάσεων; Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς υπογράφονται οι συμβάσεις στο διαδίκτυο ή πώς μπορούν να ληφθούν υπογραφές στο διαδίκτυο. Τι είναι σημαντικό, ποια είναι τα κριτήρια ποιότητας; Αλλά ένα "spoiler" εκ των προτέρων: Το απλό & το ασφαλές μπορούν, αλλά δεν χρειάζεται να λειτουργούν μαζί.
Η ηλεκτρονική υπογραφή ήρθε για να μείνει
Είναι θέμα συμπεριφοράς. Η υπογραφή ενός εγγράφου έχει ένα συγκεκριμένο αισθητικό στοιχείο. Σφραγίζετε μια απόφαση με κάτι πολύ προσωπικό: τη δική σας χειρόγραφη υπογραφή. Αυτή η υπογραφή συχνά προβάλλεται και τελειοποιείται με την πάροδο ετών και, στις περισσότερες περιπτώσεις, παραμένει αμετάβλητη σε ολόκληρη την επαγγελματική ζωή. Συχνά, η αναλογική υπογραφή ενός εγγράφου συνδέεται με μια συνάντηση, υπάρχουν πολλά μέρη στη σύμβαση και συχνά έχει κάτι κοινωνικό. Οι άνθρωποι συναντιούνται, σφίγγουν τα χέρια, υπογράφουν ένα έγγραφο και στη συνέχεια το αρχειοθετούν σε ένα λιγότερο ή περισσότερο ασφαλές αρχείο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα μέρη είναι ικανοποιημένα και παίρνουν το δρόμο τους.
Η άλλη πλευρά του νομίσματος είναι προφανής. Ανεξάρτητα από το αν θέλετε να χαρτογραφήσετε εσωτερικές διαδικασίες υπογραφής ή εξωτερικές. Απαιτείται ένα πολύ υψηλό επίπεδο πόρων, το οποίο μπορεί να σπαταληθεί με τη βοήθεια της ψηφιακής υπογραφής. Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων έχει ήδη φθάσει ακόμη και σε πολύ "πατροπαράδοτους" κλάδους και επιχειρηματικούς τομείς. Στο ιδιωτικό πλαίσιο, η ηλεκτρονική υπογραφή συμβάσεων είναι ήδη ευρέως διαδεδομένη εδώ και αρκετό καιρό και υποστηρίζεται από κρατικούς παρόχους ηλεκτρονικής ταυτότητας σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες.
Κατά συνέπεια, η ενσωμάτωση λύσεων υπογραφής στο εταιρικό πλαίσιο ξεκινά πολύ συχνά από μεμονωμένες φωνές στην επιχείρηση που έχουν εξοικειωθεί εδώ και καιρό με τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών υπογραφών στον ιδιωτικό τομέα. Πολλές κυβερνητικές διαδικτυακές υπηρεσίες επιτρέπουν στους πολίτες να υπογράφουν συμβάσεις ψηφιακά. Τελικά, αυτό οδηγεί σε επιχειρηματίες που επιθυμούν τα οφέλη αυτών των λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής για τη διεκπεραίωση συμβάσεων και στις δικές τους εταιρείες.
Πώς λειτουργεί η ψηφιακή υπογραφή;
Κυκλοφορούν όλο και περισσότερα νέα, συχνά μικρά και δωρεάν δωρεάν εργαλεία υπογραφής στο διαδίκτυο, τα οποία συχνά διατηρούν πολύ χαμηλό κατώφλι εγγραφής και χρήσης. Λειτουργεί όπως ακριβώς και τα μεγαλύτερα εργαλεία: Έχετε αποθηκεύσει ο ίδιος ένα ψηφιακό έγγραφο τοπικά, το μεταφορτώνετε σε ένα εργαλείο περιήγησης στο διαδίκτυο και το υπογράφετε. Με ορισμένα εργαλεία, το έγγραφο μπορεί επίσης να μεταφορτωθεί και στη συνέχεια να αποσταλεί. Αντίθετα, υπάρχουν πολύπλοκες πλατφόρμες υπογραφής που συχνά ενσωματώνονται σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή σε ένα σύστημα CRM ή ERP. Αυτό επιτρέπει επίσης την πολύ πιο σύνθετη υπογραφή από τρίτους ή την απομακρυσμένη υπογραφή. Αυτό σημαίνει ότι μπορώ επίσης να αποδεσμεύσω ένα έγγραφο που έχει υπογραφεί μόνος μου για υπογραφή, να ορίσω σύνθετες ακολουθίες υπογραφών και ροές εργασίας κ.ο.κ.
Ειδικά στο επαγγελματικό περιβάλλον, κερδίζουν ολοένα και περισσότερο την αποδοχή τους λύσεις που ειδικεύονται στην ολοκληρωμένη υπογραφή εγγράφων PDF και προσφέρουν τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας και, πάνω απ' όλα, πολύ απλή καθοδήγηση του χρήστη. Η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων PDF μέσω του προγράμματος περιήγησης στο διαδίκτυο μπορεί βασικά να χωριστεί σε τρία βασικά στοιχεία.
Διαχείριση συμβάσεων:
Εδώ, όπως αναφέρθηκε, το χάσμα είναι μεγάλο. Το ελάχιστο κριτήριο για ένα διαδικτυακό εργαλείο είναι η δυνατότητα μεταφόρτωσης εγγράφων (με τις περισσότερες εφαρμογές, τα αρχεία μετατρέπονται αυτόματα στο κοινό μορφότυπο PDF) και η εκ νέου λήψη τους μετά την υπογραφή ή η όσο το δυνατόν ασφαλέστερη αποθήκευσή τους. Τα ολοκληρωμένα εργαλεία επιτρέπουν επίσης την έξυπνη διαχείριση και επισκόπηση όλων των σημαντικών εγγράφων σε μια κεντρική τοποθεσία.
Η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων:
Το βασικό στοιχείο όλων των εργαλείων ηλεκτρονικής υπογραφής είναι η εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο σύμβασης. Η εφαρμογή έγκυρης ψηφιακής υπογραφής σε έγγραφο PDF είναι μια τεχνική διαδικασία που πρέπει να διακρίνεται σαφώς από την απλή εισαγωγή εικόνας χειρόγραφης υπογραφής χωρίς περαιτέρω τεχνικά μέτρα!
Ειδικότερα, μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή επιτρέπει τον εντοπισμό μεταγενέστερων αλλαγών στο έγγραφο. Αυτό δεν συμβαίνει με την απλή εισαγωγή εικόνων. Τεχνικά, για μια ψηφιακή υπογραφή, το περιεχόμενο του εγγράφου συνδέεται σταθερά με την εφαρμοζόμενη υπογραφή. Η οπτική εμφάνιση της υπογραφής στο έγγραφο είναι κυρίως πληροφοριακή και δεν έχει σημασία για την (τεχνική) εγκυρότητα. Η sproof sign, για παράδειγμα, υποστηρίζει την εισαγωγή εικόνων μιας υπογραφής ή τη χειρόγραφη υπογραφή στην οθόνη, αλλά δημιουργεί επίσης μια πλήρη ψηφιακή υπογραφή στο παρασκήνιο. Ένα άλλο επίπεδο ψηφιακών υπογραφών είναι οι αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές. Αυτές περιλαμβάνουν επαλήθευση του υπογράφοντος από έναν πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Πρόκειται για οργανισμούς που πραγματοποιούν εκτεταμένο έλεγχο ταυτότητας ενός προσώπου ή ενός οργανισμού και συνδέουν την ταυτότητα με την υπογραφή κατά τη διάρκεια της ψηφιακής υπογραφής. Οι αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές έχουν έτσι ένα ειδικό νομικό καθεστώς ισοδύναμο με αυτό των χειρόγραφων υπογραφών.
Διαχείριση υπογραφών & ροές εργασίας:
Οι πλήρεις δυνατότητες των πλατφορμών υπογραφών γίνονται εμφανείς όταν πρόκειται για την αποστολή ασφαλών και συμβατών αιτημάτων υπογραφής σε άλλους. Π.χ. το sproof sign καθιστά δυνατή την ανάθεση διαφορετικών εργασιών (π.χ. υπογραφή εγγράφων, προβολή εγγράφων, προώθηση εγγράφων) σε διαφορετικά άτομα. Η επικοινωνία γίνεται αφενός μέσα στην εφαρμογή WebApp και αφετέρου μέσω της κίνησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτόν τον τρόπο, τίποτα δεν μπορεί να χαθεί. Η αυτοματοποιημένη ανάθεση διευκολύνει επίσης τη διαχείριση των διαδικασιών υπογραφής και την τήρηση των προθεσμιών και των χρονικών ορίων. Επιπλέον, είναι δυνατός ο ορισμός αντικαταστατών, ο ορισμός σημειώσεων απουσίας, ο καθορισμός ακολουθιών υπογραφής και ο καθορισμός του προτύπου που πρέπει να χρησιμοποιείται για την υπογραφή.
Πρώτα η ποιότητα. - Τα κριτήρια ποιότητας των διαδικτυακών εργαλείων υπογραφής
Τα οφέλη των ψηφιακών υπογραφών είναι πολλά και ποικίλα. Ακολουθεί ένας κατάλογος με τα σημαντικότερα ποιοτικά χαρακτηριστικά των προηγμένων εργαλείων ηλεκτρονικών υπογραφών:
Διαθεσιμότητα και ασφάλεια του νέφους:.
Οι ηλεκτρονικές συμβάσεις είναι διαθέσιμες ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε, αρκεί να έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Η διαθεσιμότητα 24 ώρες το 24ωρο είναι το μεγάλο πλεονέκτημα των ασφαλών λύσεων cloud. Ωστόσο, θα πρέπει να λαμβάνεται πολύ αυστηρή μέριμνα ώστε να βασιστείτε σε ένα ασφαλές και ασφαλές περιβάλλον αποθήκευσης που προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια και κακή χρήση. Για τις εφαρμογές νέφους, θα πρέπει να λαμβάνεται ιδιαίτερη μέριμνα ώστε να διασφαλίζεται ότι το εργαλείο φιλοξενείται 100% σε ευρωπαϊκούς διακομιστές.
Αξιοπιστία των ψηφιακών υπογραφών:
Επιπλέον, θα πρέπει να δοθεί προσοχή στον τρόπο με τον οποίο μπορεί ή πρέπει να αποδείξει κανείς την ταυτότητά του. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) δεν προσφέρει καμία νομική προστασία και δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείται για υπογραφές σε εταιρικό πλαίσιο. Για το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, θα πρέπει να χρησιμοποιείται η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES), η οποία αποτελεί το σημείο αναφοράς στην Ευρώπη σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS. Στην πραγματικότητα, η επιλογή του παρόχου υπογραφών έχει ιδιαίτερη σημασία και απαιτείται μια ορισμένη βασική γνώση των τριών διαφορετικών προτύπων υπογραφών, προκειμένου να μπορέσει κανείς να χαρτογραφήσει τις περιπτώσεις χρήσης στη δική του εταιρεία με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Επαλήθευση των εφαρμοζόμενων ηλεκτρονικών υπογραφών:
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν να επαληθεύονται για πάντα. Οι πληροφορίες σχετικά με κάθε βήμα της διαδικασίας υπογραφής - από την αρχή έως το τέλος - συμπεριλαμβανομένων των εφαρμοζόμενων υπογραφών και της μοναδικής ταυτότητας του/των υπογράφοντος/ων είναι αδιαχώριστα αγκυρωμένες στο έγγραφο pdf για πάντα. Οι ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικών υπογραφών (όπως η sproof sign) επιτρέπουν την επαλήθευση απευθείας στην πλατφόρμα.
Συνεργασία:
Η υπογραφή είναι μια ομαδική προσπάθεια. Υπογράψτε εσωτερικά ή λάβετε εγκρίσεις από εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Είναι σημαντικό να μπορείτε να διαχειρίζεστε την ομάδα σας πολύ εύκολα με έναν λογαριασμό διαχειριστή. Θα πρέπει να μπορείτε να προσθέτετε πολύ εύκολα νέους χρήστες και να μπορείτε να αυξάνετε πολύ εύκολα το σύνολο των διαθέσιμων μονάδων υπογραφής.
Συμμόρφωση:
Ειδικά όσον αφορά την ασφαλή και νομικά συμβατή αποθήκευση εγγράφων και δεδομένων στον ευρωπαϊκό χώρο. Ορισμένα εργαλεία (π.χ. sproof sign) βασίζονται στο πολύ υψηλό πρότυπο εγγράφων PDF/A.
Συμπέρασμα:
Ώρα να υπογράψουμε. Οι διαδικτυακές υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής αποτελούν έναν ενδιαφέροντα και χρήσιμο τρόπο για την απλούστευση των επιχειρηματικών διαδικασιών και την εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας. Σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο, είναι σημαντικό να πληροί όλες τις σχετικές απαιτήσεις για τη συγκεκριμένη περίπτωση χρήσης.
Περισσότερες καταχωρήσεις στο blog
Τι είναι ο κανονισμός eIDAS; Βασικά στοιχεία και πλεονεκτήματα με μια ματιάΨηφιακή βιωσιμότητα στον κλάδο των ξενοδοχείων και της εστίασης: HOGAST εξοικονομεί μετρήσιμους πόρους με το sproof signQES, AES, EES: με μια ματιάΔημιουργία ψηφιακής υπογραφής - Πώς να αποκτήσετε μια (ειδική) ηλεκτρονική υπογραφή (QES)Το καλύτερο και από τους δύο κόσμους. Linde & sproof.
