Kontakte anlegen & verwalten

Schritt für Schritt Anleitung

Die Kontaktliste

Kontakte werden unterschieden in persönliche Kontakte und Plan Kontakte. Ihre persönlichen Kontakte sind jene, die Sie selbst hinzufügen oder hochladen und nur Sie sehen können. Plan Kontakte hingegen werden vom Plan Admin verwaltet und sind für alle Plan Mitglieder sichtbar. Sie können von Plan Mitgliedern nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

1. Um zu den Kontakten zu gelangen, klicken Sie links in der Sidebar auf den Eintrag "Kontakte und Workflows".
2. Dort sehen Sie mehrere Reiter: "Kontakte", "Gruppen" und "Workflows". Plan Admins haben zusätzlich einen vierten Tab "Plan Kontakte". Als Plan Mitglied sehen Sie im Tab "Kontakte" Ihre persönlichen Kontakte sowie Plan Kontakte in einer gemeinsamen Liste. Plan Kontakte sind mit einem Personen-Symbol gekennzeichnet.
3. Klicken Sie auf das 3-Punkte Icon ganz rechts in einem Listeneintrag, um einen Kontakt zu löschen, zu bearbeiten oder die Kontaktdetails einzublenden. Plan Kontakte können nur von Admins bearbeitet oder gelöscht werden.
4. Klicken Sie auf das Filter-Symbol rechts neben den Tabs, um weitere Spalten (z.B. Erstellungsdatum, Firma, Adresse,...) in der Kontaktliste ein-und auszublenden.
5. Im Suchfeld rechts oben können Sie nach bestehenden Kontakten suchen.
6. Klicken Sie auf den Button "Kontakte verwalten" links neben dem Suchfeld, um einen neuen Kontakt zu erstellen, eine Kontaktliste zu importieren oder ihre Kontakte zu exportieren. Diese Funktionen werden im Folgenden näher beschrieben.

Kontakte verwalten

Neuen Kontakt erstellen

Um einen neuen Kontakt in Ihrer Kontaktliste wählen Sie unter "Kontakte verwalten" die Option “Neuen Kontakt erstellen” aus. Ein Dialogfenster wird geöffnet.

1. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die primäre E-Mail Adresse der Person ein, die Sie als Kontakt speichern möchten. Diese drei Felder müssen verpflichtend ausgefüllt werden.
2. Optional können Sie den Reiter “Zusätzliche Kontaktinformationen” aufklappen, um weitere Kontaktdaten wie z.B. Firma, Berufsbezeichnung oder Adresse anzugeben.
3. Klicken Sie anschließend auf den grünen Button “Kontakt erstellen”, um den Eintrag zu speichern. Der Kontakt sollte nun in der Liste angezeigt werden.

Kontakte importieren

Ein schneller Weg, um alle Ihre Kontakte auf einmal in sproof sign anzulegen, ist der Import als CSV-Datei. Wählen Sie dazu unter "Kontakte verwalten" die Option “Kontakte als CSV importieren”. Ihr File-Browser wird geöffnet und Sie können nun eine vorbereitete CSV-Datei auswählen und hochladen. Eine CSV-Datei können Sie z.B. mit Microsoft Excel oder Google Spreadsheets erstellen.

Wichtig ist, dass die Spalten in Ihrer Tabelle den gleichen Namen haben, wie jene in der sproof Datenbank, damit das System Sie erkennt und richtig zuordnen kann. Verwenden Sie die folgenden Spaltennamen für Ihre CSV Tabelle:

• firstName
• lastName
• street
• zip
• city
• country
• workPhone
• company
• jobTitle
• department
• primaryEmail

Die Spalten “firstName”, “lastName” und “primaryEmail” müssen unbedingt ausgefüllt sein (diese sind Pflichtfelder). Die restlichen Spalten sind optional. Im folgenden Beispiel sehen Sie eine beispielhafte CSV-Tabelle.

Kontakte exportieren

Sie können entweder eine vollständige Liste aller Kontakte herunterladen oder einzelne Kontakte auswählen, die sie herunterladen möchten:

1. Um eine vollständige Liste aller Kontakte herunterzuladen, wählen Sie unter "Kontakte verwalten" die Option “Kontakte als CSV exportieren”. Ihre Kontaktliste wird als CSV-Datei heruntergeladen und lokal auf Ihrem Gerät abgelegt.
2. Um einzelne Kontakte herunterzuladen, wählen Sie diese in der Kontaktliste aus, indem Sie die Checkbox selektieren
3. Klicken Sie anschließend auf den Button “Herunterladen” rechts.