Der er stadig forvirring: Forskellige, ofte meget enslydende, udtryk som skriftlig form, skrivning, formfrihed, håndskrift skaber forvirring, når det drejer sig om håndtering af kontrakter. Derfor bruges der desværre stadig ofte pen, papir og besværlige postruter, når der er noget, der skal underskrives.
I denne artikel forklarer vi, i hvilke tilfælde den digitale signatur er 100 % juridisk gyldig, og hvor den højeste bevisværdi og sporbarhed kan garanteres. En lille “spoiler”: Der er kun meget få undtagelsestilfælde, hvor den elektroniske signatur ikke er tilladt. Ellers “overtrumfer” den digitale signaturproces under alle omstændigheder den analoge signatur på grund af dens tekniske uforfalskelighed og den højeste bevisværdi.
Et overblik
Kun meget få kontraktformer er udelukket fra elektroniske signaturer i henhold til national lovgivning.
… alle andre kontrakter kan underskrives digitalt på en juridisk gyldig måde. Til dette formål er 3 standarder reguleret i eIDAS-forordningen, som er gyldig i hele Europa.
De fleste kontrakter er underlagt formfrihed. De kontraherende parter kan selv vælge (digital) signaturstandard.
Hvis national lovgivning kræver skriftlig form, kan den kvalificerede elektroniske signatur erstatte den håndskrevne underskrift 100%.
Ud over de juridiske rammer afhænger valget af den digitale signaturstandard af den individuelle vurdering af valgfrie risici afhængigt af ansvarsrisiko og kontraktvolumen.
Hvad er kontrakternes funktion?
Dybest set er det indlysende: Ved at underskrive en kontrakt accepterer alle involverede parter de vilkår og forpligtelser, der er fastsat i kontrakten. Indgåelsen af en kontrakt sikrer, at alle parter i kontrakten opfylder deres forpligtelser, og at deres rettigheder og interesser beskyttes. Desuden kan et underskrevet dokument tjene som bevis i tilfælde af en konflikt og hjælpe med at stå fast i retten. Den mest effektive måde at underskrive kontrakter på er at gøre det digitalt.
Uanset om det er analogt eller digitalt: Hvad betyder formfrihed i kontrakter?
I europæiske lande er kontrakter generelt gyldige uden en foreskrevet form. Der er derfor ingen regler for, hvordan kontrakterne skal underskrives. For eksempel er den elektroniske, skriftlige eller endda mundtlige form tilladt (jf. § 883 ABG). I sidste ende kan de kontraherende parter selv blive enige om en bestemt type underskrift.
“I Østrig og også i Tyskland gælder princippet om formfrihed i civilretten. I henhold til dette erstatter den digitale signatur allerede pennen på papiret i mange tilfælde.”
Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH
For uformelle kontrakter er der ingen juridiske krav til, hvordan man skal underskrive, men forsigtighed tilrådes til mange forretningsformål! Det ville være en fejltagelse at underskrive vigtige aftaler, der ikke er underlagt formelle krav, med en lav elektronisk signaturstandard. Hvis der er tale om kontrakter med høje forhandlingssummer eller en høj ansvarsrisiko, er det vigtigt at anvende en høj standard for digital signatur.
Nogle kontrakter kræver skriftlig form ved lov
I visse typer kontrakter er beskyttelsen af en af de kontraherende parter særlig vigtig, og derfor kræver loven en skriftlig form. Juridisk betegnes dette som den skriftlige form. For at overholde den skriftlige form kræves der ifølge loven en håndskreven underskrift fra begge kontraktparter. I Østrig er den skriftlige form reguleret i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 (1) BGB.
Her er de gode nyheder forankret i loven: I henhold til § 126a BGB (DE) kan den lovmæssigt foreskrevne skriftlige form erstattes af den elektroniske form, medmindre andet er angivet i loven. Generelt har eIDAS-forordningen, som har været gældende i hele Europa, reguleret de tekniske og indholdsrelaterede krav til e-signaturer siden 2016 og står over national lovgivning.
Hvis der decideret kræves “skriftlig form”, kan den kvalificerede elektroniske signatur (QES) bruges til juridisk korrekt underskrift.
Det er derfor vigtigt at forstå, at udtrykkene “skriftlig form” eller “skrivning”, som snarere indebærer håndskrift og papir, ikke udelukker digitale metoder på nogen måde. Den digitale signatur kan være 100% ækvivalent med “håndskrift”.
Testamenter & Co. I sjældne tilfælde er kun en “våd underskrift” nok
Det er kun nødvendigt at anvende en håndskrevet underskrift til indgåelse af kontrakter og underskrivelse af dokumenter, hvis dette udtrykkeligt (!) kræves af en lovbestemmelse eller en kontraktlig aftale mellem parterne.
Ud over nogle arveretlige dokumenter som f.eks. testamentet (det skal endda være håndskrevet) og nogle andre notarialforretninger er der nogle fremtrædende eksempler på dokumenttyper, især inden for HR, som kun må underskrives i hånden.
Et eksempel er opsigelse af ansættelsesforhold ved opsigelse eller opsigelsesaftale § 623 BGB i den tyske (!) Ret. Ingen form for e-signatur kan erstatte den skriftlige form; fordi den elektroniske form udtrykkeligt er udelukket ved lov i henhold til § 623 BGB.
I mange medier er et stort tilbageskridt i den tyske digitaliseringspolitik for nylig blevet diskuteret kontroversielt. Siden 1995 har arbejdsgivere i Tyskland i henhold til Nachweisgesetz (NachwG) været forpligtet til at registrere de vigtigste kontraktvilkår skriftligt og overdrage dem til medarbejderen til underskrift: Dokumentationen af de væsentlige arbejdsvilkår (§2 NachwG). Selvom EU-direktivet (eIDAS-forordningen) tillader elektronisk overførsel, er det ikke tilladt at bevise de væsentlige kontraktvilkår i elektronisk form i Tyskland. Selv en kvalificeret elektronisk signatur opfylder ikke kravene i verifikationsloven.
Vores personlige vurdering: Det vil kun være et spørgsmål om tid, før de nødvendige digitaliseringsoffensiver, især inden for menneskelige ressourcer, også vil have en positiv indflydelse på lovgivningen, og at verifikationsloven meget snart vil blive tilpasset igen.
Derudover er der selv for dette særlige tilfælde allerede “workarounds” for at begrænse mængden af papir og den nødvendige tid så meget som muligt og for at holde medieforstyrrelser på et minimum. Dette fungerer f.eks. takket være ekstra skrifttyper, som underskrives analogt i overensstemmelse med loven, men en digital kopi administreres stadig centralt og opbevares i det digitale arkiv.
Risikofrit: Signerer digitalt og i overensstemmelse med de nødvendige formkrav
Uanset om det er analogt eller digitalt, regulerer den nationale lovgivning primært, om og hvordan en kontrakt er underlagt et formelt krav. Når du har overblik over dette og har besluttet dig for den digitale, tidsbesparende vej, gælder eIDAS-forordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som en gyldig ramme i alle EU/EØS-medlemslande. Denne juridiske ramme havde til formål at drive den digitale transformation i hele Europa, muliggøre forretningsprocesser uden mediebrud og muliggøre sikre elektroniske processer mellem 28 individuelle markeder.
En stor del af eIDAS regulerer emner som sikker digital identitet og sikker elektronisk signatur. Hvis en elektronisk signatur, som nævnt ovenfor, ikke er decideret udelukket af national lovgivning, kan kontrakter underskrives i henhold til retningslinjerne i eIDAS. Forordningen skelner grundlæggende mellem tre typer af elektroniske signaturer: simple, avancerede og kvalificerede.
Det er vigtigt for alle virksomhedsejere at få et godt overblik over kontraktprocesserne i virksomheden for at kunne beslutte, hvilken underskriftsstandard der er den rigtige til hvilken kontraktproces.
For detaljer anbefaler vi, at du læser vores oversigtsartikel om signaturstandarder. I kombination med denne artikel vil du kunne beslutte, hvilke af dine kontrakter du skal underskrive med hvilken standard.
Her er et almindeligt praktisk eksempel på en ikke-juridisk gyldig underskrift:
Eksempel på e-mail: Beslutninger, der udføres som tekst i en e-mail, er underlagt skriftlig form for at få juridisk gyldighed. Det betyder, at der skal vedlægges en skriftlig underskrift fra alle involverede parter. Her er det ofte tilfældet, at der ikke er tilstrækkelig digital signering. Følgende procedurer er ikke juridisk gyldige:
- Udskriv, underskriv, scan igen, send (medieafbrydelse)
- Placer et billede af en signatur på e-maildokumentet (simpel elektronisk signatur)
Kun den kvalificerede elektroniske signatur ville være den juridisk gyldige metode i dette tilfælde.
Resultat
På trods af alle digitaliseringsoffensiver og nye metoder til at afslutte transaktioner papirløst er vi overbeviste om, at underskriften altid vil være en vigtig del af beslutninger og godkendelser af enhver art. Derfor er det en forudsætning, især i den professionelle sektor, at vide, at sikkerhed og overensstemmelse er garanteret.
Det er her, styrken ved digitale signaturplatforme som sproof sign bliver tydelig: De teknisk komplekse processer håndteres i baggrunden. For eksempel behøver du kun at identificere dig én gang for at få en kvalificeret elektronisk signatur. Platformen vil guide dig gennem den 10 minutter lange proces.
Ekskurs: Hvad er funktionen af en signatur?
Ved at underskrive et dokument opfyldes perpetueringsfunktionen, som sikrer, at erklæringen er permanent og læseligt dokumenteret og kan gennemgås igen på et senere tidspunkt.
Identitets- og verifikationsfunktionen består i, at navnets personlige signatur kan bruges til at etablere en forbindelse til underskriverens person. Denne forbindelse kan verificeres ved at sammenligne signaturen.
Ægthedscertifikatets funktion er ved hjælp af en underskrift at sikre, at erklæringen stammer fra den person, der underskriver den, og at dette også kan fastslås med bindende virkning på et senere tidspunkt.
Den håndskrevne underskrift har en bevisfunktion. Et underskrevet dokument kan tjene som bevis for indholdet af en erklæring og for, hvem der har afgivet den. Jeg kan ikke køre en bevisfunktion, fordi jeg ikke er et matematikprogram.
Den håndskrevne underskrifts advarselsfunktion er, at den angiver erklæringens juridisk bindende og personlige ansvar. Underskriveren er således beskyttet mod uovervejede udtalelser.
Den afsluttende funktion udføres af en håndskrevet underskrift, hvorved en erklæring afsluttes rumligt. Det er vigtigt at bemærke, at kun den del af erklæringen, der går forud for underskriften, er gyldig og ikke indeholder nogen efterfølgende tilføjelser eller ændringer. En erklæring kan også skelnes fra et udkast ved underskrift.
Ved at bruge kontrolfunktionen kan tredjeparter nemt kontrollere indholdet af et dokument eller et dokument, hvilket gøres lettere ved at udstede passende formelle krav.
*Kilder:
Digitalisering af signaturen – WhitePaper
Bacheloropgave Krämer
