Juridisk gyldig elektronisk signatur

Der er stadig forvirring: Forskellige, ofte meget enslydende, udtryk som skriftlig form, skriftlig form, formfrihed, håndskreven form skaber forvirring, når det gælder håndtering af kontrakter. Derfor tyer folk desværre stadig ofte til pen, papir og besværlige postkanaler, når der er noget, der skal underskrives.

I denne artikel forklarer vi, i hvilke tilfælde den digitale signatur er 100 % juridisk gyldig og garanterer den højeste bevisværdi og sporbarhed. En lille "spoiler": Der er kun meget få undtagelsestilfælde, hvor den elektroniske signatur ikke er tilladt. Ellers "overtrumfer" den digitale signaturproces den analoge signatur i alle tilfælde på grund af teknisk uforfalskelighed og den højeste bevisværdi.

Hvad er kontraktens funktion?

Dybest set er det indlysende: Ved at underskrive en kontrakt accepterer alle involverede parter de betingelser og forpligtelser, der er fastsat i kontrakten. Indgåelsen af en kontrakt sikrer, at alle kontraherende parter opfylder deres forpligtelser, og at deres rettigheder og interesser beskyttes. Derudover kan et underskrevet dokument tjene som bevis i tilfælde af en konflikt og hjælpe med at stå fast i retten. Den mest effektive måde at underskrive kontrakter på er at gøre det digitalt.

Uanset om det er analogt eller digitalt: Hvad betyder formfrihed for kontrakter?

I europæiske lande er kontrakter generelt gyldige uden en foreskrevet form. Det betyder, at der ikke er nogen regler for, hvordan kontrakter skal underskrives. For eksempel er elektronisk, skriftlig eller endda mundtlig form tilladt (se § 883 ABG). I sidste ende kan de kontraherende parter selv blive enige om en bestemt type underskrift.

Selvom der ikke er nogen juridiske krav til, hvordan man underskriver kontrakter, der ikke er underlagt nogen formkrav, tilrådes forsigtighed til mange forretningsformål! Det ville være en fejl at underskrive vigtige aftaler, som ikke er underlagt nogen formkrav, med en lav standard for elektronisk signatur. Hvis der er tale om kontrakter med høje forhandlingssummer eller en høj ansvarsrisiko, bør der absolut anvendes en høj standard for digital signatur.

Nogle kontrakter kræver skriftlighed ifølge loven.

For visse typer af kontrakter er beskyttelsen af en af de kontraherende parter særlig vigtig, og derfor kræver loven en skriftlig form. I juridiske termer kaldes dette for den skriftlige form. For at opfylde den skriftlige form kræves der ifølge loven en håndskreven underskrift fra begge kontraktparter. I Østrig er den skriftlige form reguleret i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 stk. 1 BGB.

Her er de gode nyheder, der er nedfældet i loven: I henhold til § 126a BGB (DE) kan den lovmæssigt foreskrevne skriftlige form erstattes af en elektronisk form, medmindre andet er fastsat ved lov. Generelt regulerer eIDAS-forordningen, som har været i kraft i hele Europa siden 2016, de tekniske og indholdsmæssige krav til e-signaturer og har forrang for national lovgivning.

Hvis der specifikt kræves "skriftlig form", kan den kvalificerede elektroniske signatur (QES) bruges til at underskrive i overensstemmelse med lovgivningen.

Det er derfor vigtigt at forstå, at udtrykkene "skriftlig form" eller "skriftlig form", som har tendens til at antyde håndskrift og papir, på ingen måde udelukker digitale metoder. Den digitale signatur kan være 100% ækvivalent med "håndskrift".

Testamenter & Co. I sjældne tilfælde er kun en "våd underskrift" tilstrækkelig.

En håndskreven underskrift er kun påkrævet ved indgåelse af kontrakter og underskrivelse af dokumenter, hvis dette udtrykkeligt (!) er foreskrevet i en lovbestemmelse eller en kontraktlig ordning mellem parterne.

Ud over nogle arveretlige dokumenter som testamenter (som endda skal være håndskrevne) og nogle andre notarialdokumenter er der nogle fremtrædende eksempler på typer af dokumenter, som ifølge loven kun må underskrives i hånden, især inden for menneskelige ressourcer.

Et eksempel er opsigelse af ansættelsesforhold ved opsigelse eller en opsigelsesaftale i henhold til § 623 i den tyske borgerlige lovbog (BGB) i tysk (!) lov. Her kan ingen form for e-signatur erstatte den skriftlige form, da den elektroniske form udtrykkeligt er udelukket ved lov i henhold til § 623 BGB.

Et stort tilbageslag i den tyske digitaliseringspolitik har for nylig været genstand for en kontroversiel diskussion i mange medier. Siden 1995 har arbejdsgivere i Tyskland været nødt til at registrere de vigtigste kontraktlige betingelser skriftligt og overdrage dem til medarbejderen til underskrift i overensstemmelse med den tyske lov om bevismateriale (NachwG): Registrering af væsentlige arbejdsvilkår (§2 NachwG). Selvom EU-direktivet (eIDAS-forordningen) tillader elektronisk overførsel, er det ikke tilladt i Tyskland at fremlægge bevis for de væsentlige kontraktvilkår i elektronisk form. Selv en kvalificeret elektronisk signatur opfylder ikke kravene i verifikationsloven.

Vores personlige vurdering: Det vil kun være et spørgsmål om tid, før de nødvendige digitaliseringsoffensiver, især i HR-sektoren, også vil have en positiv indvirkning på lovgivningen, og verifikationsloven vil blive ændret igen meget snart.

Desuden er der allerede "workarounds" selv for dette særlige tilfælde for at begrænse mængden af papir og den nødvendige tid så meget som muligt og holde medieforstyrrelser på et minimum. Dette fungerer f.eks. takket være yderligere dokumenter, der underskrives analogt i overensstemmelse med loven, men en digital kopi administreres og opbevares stadig centralt i det digitale arkiv.

Helt risikofrit: Underskriv digitalt og i overensstemmelse med de nødvendige formelle krav.

Uanset om det er analogt eller digitalt, er det primært national lovgivning, der regulerer, om og hvordan en kontrakt er underlagt formkrav. Når du har fået et overblik over dette og besluttet dig for at gå den digitale, tidsbesparende vej, gælder eIDAS-forordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som en gyldig ramme i alle EU/EØS-medlemslande. Denne juridiske ramme skal fremme den digitale transformation i hele Europa, muliggøre forretningsprocesser uden mediebrud og lette sikre elektroniske processer mellem 28 individuelle markeder.

En stor del af eIDAS regulerer spørgsmål om sikker digital identitet og sikre elektroniske signaturer. Så hvis en elektronisk signatur, som nævnt ovenfor, ikke udtrykkeligt er udelukket af national lovgivning, kan kontrakter underskrives i overensstemmelse med eIDAS-retningslinjerne. Forordningen skelner grundlæggende mellem tre typer elektroniske signaturer: simple, avancerede og kvalificerede.

Det er vigtigt for alle forretningsdrivende at få et godt overblik over kontraktprocesserne i virksomheden for at kunne beslutte, hvilken signaturstandard der er den rigtige til hvilken kontraktproces.

Vi anbefaler, at du læser vores oversigtsartikel om signaturstandarder i detaljer. I kombination med denne artikel vil du være i stand til at beslutte, hvilke af dine kontrakter du skal underskrive med hvilken standard.

Her er et almindeligt praktisk eksempel på en ikke-juridisk gyldig underskrift:

Eksempel påe-mail: Beslutninger, der udføres som tekst i en e-mail, er underlagt den skriftlige form for at være juridisk gyldige. Det betyder, at der skal være en skriftlig underskrift fra alle parter i kontrakten. Her er det ofte tilfældet, at digitale signaturer er utilstrækkelige. Følgende procedurer er ikke juridisk gyldige:

• Print ud, underskriv, scan igen, send (mediebrud)
• Placering af et billede af en underskrift på e-maildokumentet (simpel elektronisk signatur)

Kun den kvalificerede elektroniske signatur ville være den juridisk gyldige metode i dette tilfælde.

Konklusion

På trods af alle digitaliseringsoffensiver og nye metoder til at gøre forretninger papirløse er vi overbeviste om, at underskriften altid vil være en vigtig del af beslutninger og godkendelser af alle slags. Det betyder, at sikkerhed og compliance skal garanteres, især i den professionelle sektor.

Det er her, styrken ved digitale signaturplatforme som sproof sign kommer ind i billedet: De teknisk komplekse processer håndteres i baggrunden. For eksempel behøver du kun at identificere dig én gang for at få en kvalificeret elektronisk signatur. Platformen guider dig gennem den 10 minutter lange proces.