Digitální podpis (neboli e-podpis, eSignature atd.) se stal pro firmy i jednotlivce nepostradatelným nástrojem pro efektivnější a ekologičtější správu dokumentů. V tomto článku vám poskytneme návod pro všechny, kteří chtějí starý proces – podepisování dokumentů – uvést do souladu s dobou.

Co je to digitální podpis?

Digitální podpis je bezpečný a efektivní způsob podepisování smluv v digitálním prostředí, který je alternativou k vlastnoručním podpisům.

Digitální podpis funguje jako otisk prstu člověka, protože každý dokument má svůj vlastní jedinečný elektronický otisk. Žádný jiný dokument nemůže mít stejný digitální podpis. Pokud je digitální dokument “zapečetěn” podpisem, lze to dokázat:

• soubor nebyl po podepsání změněn (integrita).
  
• dokument podepsala konkrétní osoba (ověření pravosti).
  
• signatář skutečně podepsal. Po vytvoření digitálního podpisu nemůže osoba popřít, že dokument podepsala.
  
• dokument není padělek.

Digitální podpisy se již používají v mnoha odvětvích pro nejrůznější případy použití.

Co není (platný) digitální podpis?

Pouze podpis, který lze zkontrolovat také schválenou online ověřovací službou (např. Acrobat Reader, RTR nebo přímo v programu sproof sign), lze označit za právně vyhovující.

Naskenovaný obraz vlastnoručního podpisu nevytváří právně platný podepsaný dokument a není právně platný!

Nařízení eIDAS upravuje pro Evropu způsob, jakým lze dokumenty podepisovat právně platným a ověřitelným způsobem. Více informací najdete zde.

Jak digitálně podepisovat dokumenty PDF

Použití platného digitálního podpisu na dokument (PDF) je technicky složitý proces, který při digitálním podpisu dokumentu probíhá nenápadně na pozadí.

Tím se správný digitální podpis velmi liší od pouhého vložení naskenovaného vlastnoručního podpisu.

Platný digitální podpis umožňuje zjistit následné změny dokumentu. To není případ pouhého vkládání obrázků.

Takto funguje digitální potvrzení záměru s podpisovou platformou:

Krok 1: Nahrání a konverze

Nejprve nahrajete dokument online prostřednictvím svého účtu s podpisovou platformou. Dokument se převede do formátu PDF.

Krok 2: Připojení digitálního podpisu

Pro samotný podpis budete potřebovat digitální certifikát, který prokáže vaši identitu jako podepisující osoby. Ten je pro vás vytvořen již při registraci na podpisové platformě. Pokud chcete podepisovat nejvyšším standardem, kvalifikovaným elektronickým podpisem, provádí se tento krok u státem uznávané certifikační autority.

V podpisové platformě máte možnost přizpůsobit si podpis (podobně jako u ručně psané verze) a vytvořit si vlastní styl podpisu.

Krok 3: Šifrování dokumentu a podpisů

V posledním kroku je celá smlouva včetně připojených podpisů kryptograficky zašifrována. Je vygenerována tzv. hash hodnota. Smlouva se tak stává odolnou proti padělání a ověřitelnou.

Přiložené podpisy mají nejvyšší důkazní hodnotu a nelze je již padělat.

Podepsané smlouvy lze samozřejmě stáhnout, odeslat nebo uložit na libovolném místě.

Mohu digitálně podepisovat také ve Wordu nebo jiných programech Office?

V zásadě lze digitálně podepsat i mnoho formátů souborů. Předpokladem neměnnosti připojeného digitálního podpisu je však to, že každý dokument je nejprve převeden do formátu PDF. Jak známo, dokumenty PDF již nelze měnit (na rozdíl například od dokumentů docx).
Platformy pro digitální podpis automaticky převádějí mnoho formátů souborů na správný dokument PDF, obvykle při nahrávání dokumentu.

Jak získám digitální podpis?

Digitální podpis lze získat několika způsoby.

1. Registrace v platformě pro digitální podpis (FES)

Jak již bylo vysvětleno, vytváření digitálního podpisu je ústředním prvkem platformy digitálního podpisu. Zavedená a známá řešení jsou např. DocuSign, AdobeSign nebo novější evropská řešení jako sproof sign nebo yousign, která se rovněž specializují na použití v evropských společnostech.

Při registraci je pro vás vytvořen zaručený elektronický podpis.

2. Identifikace pomocí podpisové platformy (QES)

Mnoho poskytovatelů také poskytuje uživatelům kvalifikovaný elektronický podpis, který je hluboce integrován do samotné aplikace. Kromě vysoké důkazní hodnoty tohoto podpisového standardu můžete těžit z mnoha možností individuálního návrhu procesu podepisování.

3. Identifikace s vládní službou (QES; např. podpis mobilního telefonu)

V Rakousku má již více než 50 % občanů mobilní telefon s podpisem. Ten je vydáván úřady a odpovídá standardu kvalifikovaného elektronického podpisu.

Právní závaznost digitálního podpisu

Platná smlouva je uzavřena, když obě strany vyjádří svůj souhlas. Zákonodárce zpravidla ponechává na smluvních stranách, zda smlouvu uzavřou ústně, písemně nebo elektronicky. Tomu se říká svoboda formy.

Pokud se rozhodnete pro řešení digitálního podpisu, získáte výhodu, že všechny podpisy jsou integrovány do souboru PDF nezměnitelným a proti padělání odolným způsobem.

Existuje pouze několik výjimek, kdy je elektronický podpis i přes neustálé legislativní úpravy stále zákonem vyloučen. Jedním z příkladů je závěť.

V každém případě je nutné zvolit správný standard elektronického podpisu v závislosti na smlouvě.

Za tímto účelem byly stanoveny tři normy, které jsou definovány v nařízení eIDAS a slouží jako právní rámec.

• EES: jednoduchý elektronický podpis
  
• FES: zaručený elektronický podpis
  
• QES: kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) splňuje nejvyšší kritéria kvality a je z právního hlediska 100% rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Vzhledem k tomu, že právní důsledky se mohou značně lišit, rozhodují o tom, která metoda by měla být v dané situaci použita, obvykle faktory, jako jsou náklady na implementaci, snadnost použití (zkušenosti zákazníků), právní předpisy, firemní politiky a vyhodnocené obchodní riziko.

K tomu můžete použít následujícího průvodce rozhodováním.

Výběr správné normy pro elektronické podpisy proto ovlivňují dva faktory:

• Rizika odpovědnosti, provozní rizika
  
• Právní požadavky

Výhody platformy pro digitální podpis spočívají v tom, že můžete

• může kdykoli změnit standard elektronického podpisu v závislosti na typu smlouvy.
  
• mít možnost závazně určit požadovaný standard elektronického podpisu při pořizování externích podpisů.

Evropští poskytovatelé podpisů se většinou zaměřují na dva nejvyšší standardy digitálního podpisu.

sproof sign je odborníkem v oblasti kvalifikovaných elektronických podpisů (QES).

Je platný naskenovaný podpis nebo obraz podpisu?

Pojem “naskenovaný podpis” znamená, že se jedná o digitální obraz vlastnoručního podpisu. Za tímto účelem se původní papírový podpis převede do digitálního formátu (.jpg, .doc, .pdf atd.) pomocí skeneru nebo fotoaparátu.

Takto naskenované podpisy jsou v zásadě platné, pokud se pro příslušné prohlášení o záměru nevyžaduje písemná forma.

Podepsaná kopie není právně platná, protože není možné identifikovat podepisující osobu a souhlas nelze prokázat.

Naskenovaný podpis lze snadno zfalšovat, takže příjemce podepsané smlouvy si ji může snadno zkopírovat (#SnippingTool #Screenshot). Je zřejmé, že to není legální.

Naskenovaný podpis nemá u soudu žádnou důkazní hodnotu, protože se jedná pouze o kopii vašeho originálního podpisu. Bez důkazu o tom, jak byl podpis vytvořen, je považován za pouhou kopii, nikoli za pravý podpis. Z tohoto důvodu je neplatný, zejména v obchodních transakcích.

Rozdíl mezi digitálním a elektronickým podpisem?

Pojmy “elektronický podpis” a “digitální podpis” lze snadno zaměnit. Často se tyto pojmy používají zaměnitelně, ale přísně vzato se nejedná o totéž.

Elektronický podpis (neboli e-podpis) je způsob uzavření právní dohody v digitálním prostředí. Je to takříkajíc digitální ekvivalent podpisu na papírovém dokumentu.

Zatímco elektronický podpis prokazuje souhlas podepisující osoby s dokumentem, digitální podpis je důkazem pravosti samotného dokumentu. To znamená, že kombinace dokumentu a podpisu byla technicky navržena a zašifrována tak, aby smlouva byla odolná proti padělání. Tímto způsobem se podmínky spojují nebo fungují dohromady tak, že se digitální smlouva stává ověřitelnou a právně vymahatelnou.

Výhody digitální (evropské) podpisové platformy

Vysoce zabezpečený cloud připravený k provozu ihned po vybalení z krabice

sproof sign je webové řešení pro digitální podepisování smluv, které funguje na všech mobilních zařízeních (stolní počítač, chytrý telefon, tablet).Společnost sproof sign sídlí v Rakousku a všechna data jsou zálohována výhradně v datových centrech v EU. Zaručujeme soulad s GDPR na všech úrovních, a to jak pro nás, tak pro naše subdodavatele. Tyto záruky nabízíme našim zákazníkům ve smlouvě o zpracování údajů (DPA), která vychází ze standardních smluvních doložek EU, a nabízí tak také nejvyšší úroveň právní jistoty.

Rozhraní a stávající systémy

• sproof sign se snadno integruje s vašimi stávajícími systémy.
  
• Přímé přihlášení do oblíbených nástrojů, jako je MS Teams, Word, Disk Google atd. (seznam všechintegrací).
  
• Jednotné přihlášení
  
• Jednoduché rozhraní API pro přizpůsobené případy použití (dokumentace API)

Ukládání dokumentů a sledování pokroku

Důležité smlouvy jsou uloženy centrálně, přehledně, vysoce bezpečně a šifrovaně. Přesto je přístup k dokumentům možný kdykoli a odkudkoli. Kromě toho lze kdykoli sledovat průběh podpisových procesů a v případě potřeby zasílat upomínky.

Kvalifikované (QES) a pokročilé (FES) elektronické podepisování včetně identifikace

sproof sign podporuje všechny typy elektronických podpisů (jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný) podle nařízení eIDAS i mnoha dalších celosvětově používaných podpisových standardů (např. shoda s FDA). Podepisují se jak v rámci vaší organizace, tak s externími partnery, dodavateli nebo zákazníky.

Dávkový podpis: Podepisujte smlouvy najednou

Pomocí dávkového podpisu lze digitálně a legálně podepsat nespočet dokumentů během jediné operace. To je obrovská úspora času.

Složka dokumentů: Odesílejte smlouvy najednou

Digitálně sešijte několik dokumentů a pošlete je společně k podpisu. Ušetříte tak spoustu času sobě i příjemcům.

Značka společnosti, firemní razítka a styly podpisu

Ať už jste velký tým, nebo individuální uživatel. V programu sproof sign lze uložit vlastní firemní logo jako firemní razítko. Můžete také vytvářet různé styly podpisu pro různé účely.

eID Hub: Sběr podpisů po celé Evropě

Kvalifikovaný podpis je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu v celé Evropě.
Díky svému jedinečnému rozhraní umožňuje sproof sign podepisovat smlouvy s různými poskytovateli kvalifikovaného podpisu. To představuje obrovskou výhodu při pořizování a vydávání právně platných podpisů.
Zde najdete přehled všech integrovaných poskytovatelů důvěryhodných služeb →

Ověření podpisů a stažení zkušebních protokolů

Platnost připojených elektronických podpisů můžete zkontrolovat přímo v aplikaci sproof sign jedním kliknutím myši. Můžete si také stáhnout zprávu o auditu každého spuštěného podpisu a zjistit, kdo a kdy se podepsal jakým certifikátem.

Řízení týmu a náhradní opatření

sproof sign umožňuje snadnou správu uživatelů a jejich práv v rámci jednoho plánu. Kromě toho lze centrálně spravovat kvótu podpisů a provádět různá důležitá nastavení pro celý plán.

Podpora a akademie

Společnost sproof sign je známá svou rychlou a flexibilní podporou. Akademie sproof sign je bezplatný školicí portál, který vám i vašim zaměstnancům pomůže rychle začít pracovat.

Transparentní ceny bez skrytých nákladů

Naším cílem je být bezkonkurenčně nejlepší nabídkou při hledání vhodného poskytovatele podpisu. Přitom klademe velký důraz na férovost a transparentnost. Dvě hodnoty, které utvářejí naši firemní kulturu. Tyto hodnoty také určují ceny našeho řešení v podnikovém segmentu.