Studentský svaz FH Oberösterreich zastupuje studenty vůči Vysoké škole aplikovaných věd v Horním Rakousku. Kromě zákonného pověření zastupovat studenty je ÖH FH OÖ veřejnoprávní korporací a podléhá mnoha předpisům, zákonům a kontrolnímu orgánu spolkového ministerstva.
Vysoká škola aplikovaných věd Horní Rakousko (ÖH FH OÖ) nabízí studijní programy zaměřené na praxi na čtyřech místech: Hagenberg (informatika, komunikace a média), Linec (zdravotnické inženýrství a sociální vědy), Steyr (obchod a management) a Wels (technické a přírodní vědy). Od svého založení v roce 1993 se Hornorakouská univerzita aplikovaných věd vyvinula v přední vzdělávací instituci, na níž bude v akademickém roce 2023/2024 zapsáno více než 5 000 studentů.
Portrét
Název organizace: Studentský svaz FH Oberösterreich (ÖH FH Oberösterreich)
Stručný popis projektu: Digitalizace studentského sboru: Zavedení digitálních podpisů pro zvýšení efektivity administrativních procesů.
Proč sproof sign: sproof sign nabízí významnou výhodu díky možnosti přizvat k podpisu externí osoby prostřednictvím e-mailu. Tyto osoby pak mohou snadno podepisovat dokumenty v celé EU pomocí nejrůznějších metod podepisování.
Sascha Bauer, předseda studentského svazu Vysoké školy aplikovaných věd v Horním Rakousku
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
V rámci studentského sboru existují různé úrovně zastoupení a správy. Vydávání různých dokumentů a schvalování plateb je vyžadováno denně. Tyto žádosti vyžadují použití kvalifikovaných podpisů, případně fyzických podpisů a jejich originálů. Jedná se o skutečně časově náročný proces. Rozhodli jsme se digitalizovat a modernizovat naše administrativní procesy a úkoly, abychom mohli investovat více času do skutečného úkolu reprezentativní práce. Z tohoto důvodu jsme také propojili sproof sign s naším interním nástrojem pro správu rozpočtu, abychom v budoucnu mohli mít dokumenty digitálně podepsané třemi potřebnými osobami a nemuseli trávit čas jejich výměnou a posíláním e-mailem.
Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?
Při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů pro nás bylo rozhodujících několik kritérií. Jedním z klíčových aspektů bylo připojení API, protože jsme ho museli vytvořit ze systému třetí strany. Důležité bylo také to, aby bylo možné externí osoby snadno vyzvat k podpisu e-mailem. Dalším kritériem byla uživatelská přívětivost a modernost softwaru, která se měla projevit v intuitivním uživatelském rozhraní. Poskytovatel, který všechny tyto požadavky spojuje v cenově dostupném softwaru, je pro nás velkou výhodou a myslím, že to je pro sproof sign velmi velký plusový bod. Z těchto důvodů jsme se také rozhodli pro spolupráci se společností sproof.
Pro jaké aplikace se digitální podpis používá?
Digitální podpisy používáme pro různé aplikace. Na jedné straně je používáme pro schvalování plateb, což umožňuje rychlou a bezpečnou autorizaci finančních transakcí. Na druhé straně je používáme pro interní dokumenty, abychom optimalizovali pracovní procesy a snížili administrativní náklady. Digitální podpis používáme také pro dokumenty studentů Vysoké školy aplikovaných věd v Horním Rakousku. Tyto dokumenty potvrzují, že studenti mají v Rakouském studentském svazu (ÖH) určitou funkci. Digitální podpis nám umožňuje vytvářet a odesílat tato potvrzení nekomplikovaným a právně bezpečným způsobem. Díky mnoha možnostem využití digitálního podpisu můžeme pracovat efektivněji a zároveň zaručit bezpečnost našich dokumentů.
Jak fungovala integrace cloudu?
Integrace cloudu byla pro nás realizována prostřednictvím partnera a proběhla hladce. Integrace API fungovala dobře a umožnila nám bezproblémově propojit naše stávající systémy s novým řešením pro podepisování. Převedení příslušných procesů pro zaměstnance a jejich zavedení do těchto nových, moderních způsobů práce je však proces, který vyžaduje čas.
Jaké standardy zabezpečení dat a shody musí softwarové řešení ve vaší organizaci splňovat?
I my jako hornorakouský studentský svaz podléháme platným předpisům a zákonům. Softwarové řešení, které používáme pro digitální podpisy, proto musí splňovat několik norem z hlediska bezpečnosti dat a shody. Na jedné straně je nezbytné, aby řešení pro podepisování splňovalo nařízení EU eIDAS, protože to definuje právní rámec pro elektronické podpisy v Evropské unii. Kromě toho musí být software v souladu s platnými vnitrostátními zákony a předpisy, abychom byli právně chráněni. Nemluvě o tom, že musí být v souladu s nařízením GDPR. Naše řešení by tedy mělo v zásadě zajistit, aby všechny osobní údaje a dokumenty byly zpracovávány a uchovávány v souladu s přísnými požadavky GDPR.
Co se vám na značce sproof obzvlášť líbí?
Na sproof sign se mi líbí především přehledná a moderní prezentace všech aplikací a praktická funkce filtru pro rychlou identifikaci otevřených dokumentů k podpisu. Užitečná je samozřejmě také dávková funkce, která umožňuje efektivně QES velké množství dokumentů najednou. Zejména při zpracování až 400 dokumentů je tato funkce skutečným ulehčením každodenní práce.
Užitečná je samozřejmě také dávková funkce, která umožňuje efektivně poskytovat velké množství dokumentů pomocí QES najednou. Tato funkce je skutečným ulehčením při každodenní práci, zejména při zpracování až 400 dokumentů.
Sascha BauerPředseda studentského svazu Univerzity aplikovaných věd v Horním Rakousku
Existují nějaké zvláštní výhody sproof sign, které jsou ve vašem oboru obzvláště přínosné?
sproof sign pro nás představuje významnou výhodu díky možnosti vyzvat externí osoby k podpisu prostřednictvím e-mailu. Tyto osoby pak mohou snadno podepisovat dokumenty v celé EU pomocí nejrůznějších způsobů podepisování.
Další příspěvky na blogu
Hendrickson: Pobočky ve Francii a Rakousku digitalizují své podpisové procesy.Digitální podepisování a udržitelnostÚspěšný příběh PÖTTINGERDigitální podpis 2.0 - kvalifikované podepisování bez hranic v celé EvropěJak podepisovat smlouvy digitálně a se zaručenou právní platností
