eMoveUs nabízí řešení pro elektrické a elektromechanické systémy přeměny energie v hnacím ústrojí na úrovni elektronického hardwaru, softwaru, elektromagnetiky a mechaniky s cílem zajistit účinnou a udržitelnou mobilitu pro všechny. Díky integraci sproof sign společnost digitalizuje a zrychluje interní procesy zakázky.
Portrét
**Název společnosti:**eMoveUs GmbH
**Stručný popis projektu:**Digitalizace zpracování smluv a interních smluvních procesů za účelem efektivnějšího využití zdrojů a zvýšení rychlosti zpracování.
Proč sproof sign:"Zejména při zpracování smluv, dodavatelských smluv, NDA a interních schválení jsme si všimli, že tradiční papírová cesta je časově náročná a náchylná k chybám, zejména v době vzdálené práce. To vedlo ke zpožděním a další administrativní práci, proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat obchodní procesy."
Christopher Pizarro, Rozvoj obchodu a řízení projektů
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Jako malá, středně velká začínající společnost v automobilovém průmyslu jsme stáli před výzvou zefektivnit naše interní procesy a zkrátit dobu zpracování. Zejména při zpracování smluv, dodavatelských smluv, NDA a interních schválení jsme si všimli, že tradiční papírová cesta je časově náročná a náchylná k chybám, zejména v době práce na dálku. To často vedlo ke zpoždění, dodatečným nákladům a zvýšené administrativní náročnosti, proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat podnikové procesy.
Jak důležitá je pro vaši společnost digitální transformace? Jak se na ní podepsala dříve?
Digitální transformace hraje v naší společnosti ústřední roli, protože nám nabízí možnost efektivněji a pružněji reagovat na výzvy v automobilovém průmyslu. Pro nás jako začínající firmu je digitalizace rozhodující pákou pro zajištění naší konkurenceschopnosti a budoucnosti našeho podnikání. Pomocí digitálních technologií můžeme optimalizovat procesy, zlepšit spolupráci uvnitř společnosti i s externími partnery a zároveň snížit náklady.
Než jsme zavedli digitální podpisy, byly všechny podpisy prováděny tradičním způsobem: Smlouvy a důležité dokumenty se vytiskly, podepsaly ručně a pak se poslaly buď poštou, kurýrem nebo e-mailem, aby se získaly další podpisy. Tento proces byl časově náročný, neefektivní a náchylný ke zpoždění, zejména pokud bylo zapotřebí více podpisů nebo bylo nutné vyměnit dokumenty mezi různými místy. Kromě toho papírový přístup zvyšoval riziko chyb, ztrát a neúplných archivů.
Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?
Při výběru vhodného poskytovatele elektronického podpisu pro nás bylo rozhodujících několik kritérií. Zaprvé byla nejdůležitější bezpečnost, protože digitální podpisy se používají pro důležité smlouvy a dokumenty, které obsahují důvěrné informace. Poskytovatel s vysokými bezpečnostními standardy, jako jsou šifrovací technologie a soulad s předpisy o ochraně osobních údajů, jako je GDPR, byl proto nutností.
Kromě toho byla velmi důležitá uživatelská přívětivost. Poskytovatel musel nabízet intuitivní a snadno použitelnou platformu, aby naši zaměstnanci mohli začít pracovat ihned a bez dlouhého školení. Důležitým faktorem byla také kompatibilita s našimi stávajícími systémy a bezproblémová integrace do našich pracovních postupů.
V neposlední řadě hrála roli také cena a flexibilita nabídky. Záměrně jsme hledali evropského poskytovatele, který nabízí transparentní strukturu nákladů a škálovatelná řešení, která mohou růst spolu s naším podnikáním. Důležitým kritériem byla také podpora a zákaznický servis, abychom měli jistotu, že v případě dotazů nebo problémů dostaneme rychle podporu.
Zejména při zpracování smluv, dodavatelských smluv, NDA a interních schválení jsme si všimli, že tradiční papírová cesta je časově náročná a náchylná k chybám, zejména v době vzdálené práce. To často vedlo ke zpoždění, dodatečným nákladům a zvýšené administrativní náročnosti, proto jsme chtěli optimalizovat oběh dokumentů a modernizovat obchodní procesy.
Christopher PizarroRozvoj podnikání a řízení projektů
Pro jaké aplikace se digitální podpis používá?
Hlavní oblastí použití je zpracování smluv, zejména dodavatelských a servisních smluv, kupních smluv, NDA a rámcových dohod, které často vyžadují několik podpisů.
Jaké standardy zabezpečení dat a shody musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?
V naší společnosti musí softwarové řešení splňovat přísné normy z hlediska bezpečnosti dat a dodržování předpisů, aby byla zajištěna ochrana citlivých informací. To zahrnuje především dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), aby bylo zajištěno bezpečné a odpovědné zpracování osobních údajů. Šifrovací technologie, a to jak pro přenos, tak pro ukládání dat, jsou nezbytné, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu. Oceňujeme také vícefaktorovou autentizaci (MFA) a správu přístupu, abychom zajistili, že k našim systémům a datům budou mít přístup pouze oprávněné osoby.
Co se vám na značce sproof obzvlášť líbí?
Na sproof sign se nám líbí zejména kombinace vysoké bezpečnosti a uživatelské přívětivosti, stejně jako intuitivní uživatelské rozhraní, které našim zaměstnancům umožňuje rychle používat platformu bez velkého zaškolování. Integrace do našich stávajících systémů proběhla hladce a flexibilní možnosti přizpůsobení platformy sproof sign se dokonale přizpůsobují našim specifickým požadavkům a pracovním postupům.
Další příspěvky na blogu
Digitální podpis 2.0 - kvalifikované podepisování bez hranic v celé Evropě"sproof nám pomáhá spojit bezpečnost a efektivitu" - Dominik Engel, FH SalzburgJak podepisovat smlouvy digitálně a se zaručenou právní platnostíÚspěšný příběh PÖTTINGERNejvětší v oblasti hotelnictví a gastronomie: Hogast s nápisem sproof.
