Získávání podpisů (s pracovním postupem podepisování)

Nejprve důležité informace:

• Za podpisy platí vždy zvoucí osoba.
• Váš protějšek nemusí mít účet sproof sign a může jednoduše otevřít vaši pozvánku (např. e-mailem) pomocí jakéhokoli mobilního zařízení (chytrý telefon, počítač, stůl) a postupovat podle pokynů.

Pokyny krok za krokem

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí inteligentních pracovních postupů obarvit podpisy. Takzvaný pracovní postup vám pomůže zmapovat i složité podpisové procesy a zajistit jejich opakované použití. Více informací o pracovních postupech najdete v tutoriálu Vytváření a používání pracovních postupů .

Jakmile se přihlásíte, máte několik možností, jak nahrát jeden nebo více dokumentů do složky dokumentů. Můžete také začít se šablonou, kterou chcete odeslat k podpisu.

Dokument nebo dokumenty se otevřou v zobrazení editoru sproof sign. Otevřete záložku "Příjemci" na pravé straně.

Klikněte na vyhledávací pole v pravém postranním panelu v části "Přidat příjemce". Tento návod se zabývá použitím pracovního postupu k získání podpisů. Více informací o pracovních postupech najdete ve výukovém modulu [Vytváření a používání pracovních postupů](sproofacademyworkflowlink ). Chcete-li vybrat jeden z pracovních postupů, postupujte následovně:

1. v překryvném okně klikněte na ikonu knihy s textem "Vybrat z kontaktů a pracovních postupů". Nyní se otevře obrazovka, kde jsou uvedeny všechny vaše kontakty, skupiny a pracovní postupy.
2. V horní části můžete filtrovat podle kontaktů, skupin nebo pracovních postupů. Chcete-li snadněji najít svůj pracovní postup, klikněte na "Pracovní postupy".
3. Chcete-li vybrat pracovní postup, klikněte na zelené plus (+) v příslušné položce seznamu.
4. Poté můžete výběr potvrdit kliknutím na zelené tlačítko "Použít výběr".

Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko "Další".

Nastavení vybraného pracovního postupu byla nyní použita. Nastavení však můžete kdykoli upravit. Můžete například přidat další osoby nebo odebrat osoby, které jsou v pracovním postupu uloženy, ze seznamu příjemců. Obecně máte k dispozici následující možnosti:

1. Definovat pořadí, v jakém musí pozvané osoby provádět vaše interakce (podepisování, prohlížení, schvalování). Můžete také definovat, zda se mají příjemci podepisovat určitým podpisovým standardem (AES/QES). Pokud toto nastavení neprovedete, mají možnost volby samotné pozvané osoby. Pomocí sproof sign vy i vaše protistrana podepisujete 100% v souladu s eIDAS zaručeným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem. Díky integrovanému rozhraní pro všechny poskytovatele eID máte vy nebo přizvané osoby k dispozici všechny poskytovatele eID z celé Evropy. Například ID-Austria nebo německý občanský průkaz s online funkcí.
2. Níže vidíte seznam příjemců. Pokud jste zaškrtli políčko "Nastavit pořadí", můžete nyní přetáhnout jednotlivé osoby do požadovaného pořadí.
3. Kliknutím na ikonu 3 teček můžete provést nastavení příslušného kola. Můžete například určit, že pouze jedna osoba z tohoto kola musí podepsat/prohlédnout/schválit jménem ostatních osob.
4. Kliknutím na ikonu šipky (>) vedle příjemce se dostanete k nastavení pro příslušnou osobu. Ta jsou podrobněji vysvětlena na jiném obrázku.

V nastavení příjemce máte k dispozici následující možnosti:

1. kliknutím na ikonu tužky můžete přizpůsobit osobní údaje osoby (např. jméno).
2. definovat roli osoby: můžete si vybrat mezi "Signner", "Viewer" a "Approver". Podepisující osoba musí dokument podepsat. Prohlížeč může dokument pouze prohlížet a schvalovatel musí dát souhlas (schválit). Důležité: Podepisující a schvalující osoby ovlivňují průběh pracovního postupu. To znamená, že pokud osoba na určené pozici nepodepisuje nebo neschvaluje, nelze proces dokončit. V případě prohlížející osoby tomu tak není!
3. Zadejte individuální typ podpisu pro příslušnou osobu: Individuální typ podpisu přepíše nastavení obecného typu podpisu dokumentu. Informace: Pokud chcete, aby se váš protějšek podepsal kvalifikovaným elektronickým podpisem (KEP), ale tato osoba KEP nemá, můžete uhradit náklady na identifikaci. Více se o tom dozvíte v tutoriálu Podpisy na vyžádání .
4. Příjemce můžete odebrat kliknutím na červené tlačítko.

Kliknutím na ikonu X v pravém horním rohu se vrátíte k příjemcům.

Ve druhém kroku můžete umístit zástupné znaky podpisu a další pole formuláře pro příjemce. Pokud jste je již definovali v pracovním postupu, budou použity automaticky. Důležité: Pro každého signatáře musíte nastavit alespoň jedno místo pro podpis.

1. Zde vidíte, pro kterého signatáře definujete pozici podpisu a formulářová pole. Mezi příjemci můžete přepínat pomocí rozbalovací nabídky.
2. umístěte na dokument alespoň jeden zástupný symbol pro každého příjemce, abyste definovali jeho podpisovou pozici, a pokračujte. Můžete si vybrat mezi podpisem (celým jménem) nebo iniciálami (např. A.B.). Obojí jsou rovnocenné podpisy.
3. zde najdete další pole formuláře, která jsou přiřazena příjemci a může je vyplnit pouze tato osoba. Umístěte je na dokument pomocí funkce drag & drop (přetáhni a pusť). (Poznámka: Pole bez přiřazení - tzv. obecná pole - která může vyplnit kterýkoli příjemce, lze přidat v nabídce v části "Upravit dokument" nebo pokud při pozvání kontaktů vyberete jako příjemce možnost "Nepřiřazeno").

Velikost a polohu lze upravit u všech zástupných znaků podpisu a formulářových polí. Kliknutím na zelené X pole opět odeberete. V miniaturním zobrazení vlevo vidíte, na které stránce jste umístili formulářová pole a zástupné symboly podpisu pro které příjemce. Malé indikátory mají pro každou osobu jinou barvu.

Po dokončení přípravy dokumentu klikněte na tlačítko "Další".

Ve třetím kroku můžete nastavit e-mailovou pozvánku. Správce vašeho plánu (nebo vy jako správce) můžete nastavit výchozí texty pro e-maily. Ty si můžete přizpůsobit. Více informací o tom, jak můžete jako správce předdefinovat texty e-mailů, najdete v modulu Možnosti značky .

1. definovat předmět: Vyberte jedinečný předmět, který se bude zobrazovat pozvaným jako "název" e-mailu.
2. Obecný text pozvánky je pro všechny příjemce stejný. Sestavte zprávu nebo vyberte z předchozích zpráv.
3. Můžete také sestavit individuální zprávu pro každého příjemce, která se zobrazí pouze pro příslušnou osobu. Zde můžete přidat například personalizované informace a vysvětlení.

Další nastavení můžete provést ve čtvrtém a posledním kroku:

1. datum upomínky a/nebo datum splatnosti: Datum upomínky určuje čas, od kterého budou zasílány automatické upomínky. Datum splatnosti definuje datum, do kterého musí pozvané osoby dokončit své akce.
2. V dalších nastaveních můžete například povolit přeposílání dokumentu. Pokud přizvaná osoba dokument přepošle, opravňuje to někoho jiného, aby dokument podepsal místo skutečné osoby. Můžete také určit, zda se má na konci odeslat dokončený dokument. Můžete také definovat jazyk pozvánky v e-mailu.
3. Nakonec klikněte na zelené tlačítko "Odeslat pozvánku" a odešlete pozvánky příjemcům.

O odeslání pozvánek vás informuje překryvná zpráva. Pokud jste ve vybraném pracovním postupu provedli změny, můžete jej aktualizovat. To provedete kliknutím na zelené tlačítko "Aktualizovat pracovní postup".

Jakmile je dokument odeslán, můžete sledovat průběh podepisování v dokumentu v části "Příjemci" a na ovládacím panelu.

Po odeslání pozvánky můžete v dokumentu upravit nastavení připomenutí, zobrazit obecná nastavení a dodatečně do dokumentu přidat další příjemce.

Kliknutím na šipku (>) vedle osoby, pokud ještě nepodepsala, můžete upravit pole nastavená pro tuto osobu, znovu odeslat pozvánku nebo příjemce zcela odstranit.