Použití formulářů a polí

Seznam všech polí formuláře

Společnost sproof sign vám nabízí rozsáhlý výběr formulářových polí, takže při přípravě dokumentů se nemusíte omezovat:

1. Podpis: Podpisové místo, kde se dokument podepisuje celým jménem a příjmením.
2. Iniciály: Podpisová pozice, kde se podepisují iniciály jména.
3. Jméno: Jméno, příjmení nebo celé jméno
4. E-mail: E-mailová adresa
5. Organizace: např. společnost, zaměstnavatel atd.
6. Adresa: Adresa: částečná nebo úplná adresa (např. ulice, číslo domu, dveře,...).
7. Poštovní směrovací číslo: Poštovní směrovací číslo: Poštovní směrovací číslo
8. Stát: Země: Informace o zemi
9. Datum: Datum
10. IBAN: Mezinárodní číslo bankovního účtu
11. Text (pevný ): text pouze pro čtení, který je na dokladu pevně uveden, aniž by bylo nutné doklad podepsat.
12. Text: Textové pole, které lze vyplnit libovolným textem
13. Pole pro výběr: Rozbalovací pole s jednou nebo více možnostmi výběru, které musí zadat odesílatel
14. Zaškrtávací políčko (Checkbox): Výběrové políčko, které umožňujevýběr znabídky: Zaškrtávací políčka se často používají pro otázky s výběrem odpovědi nebo pro potvrzení či přijetí podmínek.
15. Radiobox: Radioboxy se často používají pro otázky s jednou možností volby, kde mají lidé vybrat odpověď ze skupiny odpovědí.
16. Pole s datem: Datum
17. Nahrávání souborů: Odesílatel může definovat až 3 soubory (obrázky a/nebo dokumenty) pro každého příjemce, které musí před podpisem dokumentu nahrát.

Umístění a konfigurace polí formuláře

Takto můžete umístit a konfigurovat formulářová pole v nápisu sproof:

1. V pravém postranním panelu najdete seznam všech dostupných formulářových polí. Postranní panel vypadá jinak podle toho, zda pole umisťujete pro sebe, nebo pro příjemce.
2. Chcete-lipole umístit do dokumentu,přetáhněte je na něj a pusťte. Pole můžete vybrat kliknutím na něj. Chcete-li pole přesunout, podržte stisknuté tlačítko myši a přetáhněte jej na jiné místo.
3. Po výběru pole se přímo nad ním zobrazí překryvné okno, které obsahuje následující funkce: Změnit přiřazení, Otevřít nastavení pole, Duplikovat pole, Zmenšit/zvětšit písmo a Odstranit pole.
4. Klepnutím na ikonu tužky otevřete nastavení pole v pravém postranním panelu: Zde můžete například změnit přiřazení, označit pole jako povinné a provést další nastavení, která odpovídají danému poli.

Náhled

Náhled představuje takříkajíc náhled tisku. Ukazuje, jak bude dokument vypadat, když si jej v tomto okamžiku stáhnete. Tato funkce je důležitá, protože všechna pole formuláře a podpisu s výjimkou pole "Text (pevný)" se zafixují až po podepsání dokumentu. To znamená, že se NEZOBRAZUJÍ v náhledu před podpisem. Pomocí náhledu můžete zkontrolovat, která pole jsou v dokumentu již zafixována a která nikoli.

1. V tomto příkladu vidíte text pouze pro čtení ("Text (pevný)" pole), pole se jménem a pozici pro podpis.
2. Náhled otevřete klepnutím na tlačítko Náhled v horní liště nabídky.

1. Text určený pouze pro čtení je v dokumentu viditelný, protože je při stahování dokumentu pevně nastaven bez ohledu na podpis.
2. Pole se jménem a pozice podpisu se v náhledu nezobrazují, protože jsou na dokumentu pevně nastaveny až po jeho podepsání.
3. Dokument můžete stáhnout tak, jak je.
4. Náhled zavřete pomocí tlačítka zavřít v dolní části nebo pomocí ikony X v pravém horním rohu.

Panel oznámení a rychlý přístup

Máte dvě možnosti, jak procházet a vyplňovat pole formuláře v dokumentu: Buď přímo v dokumentu, nebo prostřednictvím tzv. oznamovacího panelu.

1. V oznamovacím panelu* se zobrazuje, pro koho právě umísťujete formulářová pole, tj. buď 1) pro sebe, 2) pro příjemce, nebo 3) nepřiřazená (obecná) pole.
2. Informace v závorce ukazuje, kolik polí jste již pro tuto osobu umístili a kolik z nich již bylo vyplněno. Ikona zaškrtnutí je šedá, dokud nejsou vyplněna alespoň všechna povinná pole a dokud není možné dokument podepsat.
3. Pomocí šipek se můžete snadno a rychle pohybovat po polích pro příslušnou osobu.
4. Zelené tlačítko s ikonou tužky otevírá rychlý přístup.
5. V rychlém přístupu jsou uvedena všechna pole formuláře pro příslušnou osobu a lze je vyplnit najednou. Některá pole, například pole pro podpis, je však nutné zaškrtnout přímo v dokumentu. Pomocí ikony vpravo od pole můžete přejít přímo na příslušné pole v dokumentu.
6. Pole můžete filtrovat, abyste získali lepší přehled o polích, která již byla vyplněna, a o těch, která jsou stále otevřená.

Formulářová pole v praxi

Existuje pět případů použití formulářových polí:

• Nahrajete dokument a umístíte do něj obecná formulářová pole, která může vyplnit kdokoli.
• Nahrajete dokument a umístíte formulářová pole pro sebe, která lze předvyplnit.
• Nahrajete dokument, přidáte příjemce a umístíte pro ně přiřazená formulářová pole.
• Nahrajete dokument s existujícími formulářovými poli.
• Přijmete dokument a vyplníte v něm umístěná formulářová pole.

Těchto pět případů použití lze také kombinovat a jsou podrobněji popsány níže.

Případ použití 1: Nahrání dokumentu a umístění obecných formulářových polí

Jak je popsáno v části "Typy formulářových polí", obecná pole nejsou nikomu přiřazena, a proto je může vyplnit kdokoli. Avšak pouze do doby, než dokument podepíše první osoba, pak jsou na dokumentu pevně zafixována. Chcete-li umístit obecná pole, nahrajte dokument a v pravém postranním panelu vyberte možnost "Upravit dokument ".

1. Přetáhněte obecná pole z pravého postranního panelu na dokument.
2. V případě potřeby proveďte nastavení pole. To provedete kliknutím na ikonu tužky.
3. Počet obecných polí se zobrazí v oznamovacím panelu. Pomocí šipek se můžete pohybovat po polích nebo je přímo vyplnit v režimu rychlého vyplňování.

Vždy mějte na paměti, že obecná pole se zapisují, jakmile někdo dokument podepíše. Pokud tedy chcete, aby pole vyplnil kterýkoli příjemce, podepište dokument před umístěním polí nebo až poté, co některý z vašich kontaktů pole vyplní a dokument podepíše.

Případ použití 2: Nahrání dokumentu a umístění přiřazených polí formuláře

Pokud si formulářová pole umisťujete sami, nahrajte dokument a v pravém postranním panelu vyberte možnost "Podepsat se".

1. Formulářová pole najdete na třetí kartě. Je důležité, abyste předtím vybrali typ podpisu a styl podpisu, jinak nebudete moci na dokument umístit žádná pole.
2. Nyní přetáhněte na dokument libovolný počet formulářových polí. Jak již bylo popsáno v části "Typy formulářových polí", předdefinovaná pole jsou již vyplněna vašimi údaji, což vám ušetří čas při vyplňování polí. Jejich obsah můžete kdykoli upravit.
3. Počet nastavených polí se zobrazuje v oznamovacím panelu. Pomocí šipek se můžete pohybovat po polích nebo je přímo vyplnit v režimu rychlého vyplnění.
4. Poté dokument podepište, aby se do něj zaznamenal váš podpis a další formulářová pole.

Pokud chcete, můžete poté k podpisu přizvat kontakty. Více se o tom dozvíte v následující části "Případ použití 3: Nahrání dokumentu a umístění formulářových polí pro kontakty".

Případ použití 3: Nahrání dokumentu a umístění formulářových polí pro kontakty

Chcete-li umístit formulářová pole, která jsou výslovně přiřazena konkrétnímu příjemci, nahrajte dokument a v pravém postranním panelu vyberte možnost "Příjemci". Přidejte jeden nebo více kontaktů a v případě potřeby definujte pořadí podepisování, role atd. Kliknutím na "Další" přejděte k dalšímu kroku. Nyní můžete pro příjemce umístit formulářová pole. Upozorňujeme, že pro všechny podepisující osoby musí být nastavena alespoň jedna pozice pro podpis.

1. V tomto výběrovém poli vidíte, který příjemce je aktuálně vybrán. Kliknutím na pole vyberete ze seznamu další osobu. Pokud chcete umístit obecná pole, můžete také vybrat možnost "Kdokoli".
2. Nyní přetáhněte na dokument libovolný počet formulářových polí pro vybranou osobu.
3. Počet polí pro vybranou osobu se zobrazí v oznamovací liště. Pomocí šipek se můžete pohybovat po polích nebo je přímo vyplnit pro příslušnou osobu v režimu rychlého vyplnění.
4. Poté přejděte na další osobu - buď pomocí výběrového pole v horní části postranního panelu, nebo pomocí tlačítka ve spodní části.

Tento postup opakujte, dokud neumístíte potřebná pole formuláře pro všechny kontakty. Poté můžete nastavit pozvánku.

Případ použití 4: Nahrávání dokumentu s existujícími formulářovými poli

Pokud nahrajete dokument s existujícími formulářovými poli, budou rozpoznána pomocí sproof sign a vy se můžete rozhodnout, jak postupovat:

1. Převzít pole: Formulářová pole jsou převzata a umístěna do dokumentu jako obecná pole. Později je lze někomu přiřadit nebo je přímo vyplnit.
2. Uložení dat formuláře: Uložení dat formuláře: Pokud byla formulářová pole již vyplněna v jiném nástroji (např. Adobe Acrobat Reader), můžete zadaná data uložit přímo do dokumentu. Poté je již nelze upravovat.
3. Odstranění formulářových polí: Všechna rozpoznaná pole a jejich obsah se z dokumentu odstraní.

Pokud jste zvolili možnost 1, budou rozpoznaná pole formuláře umístěna do dokumentu jako obecná pole. Můžete je vyplnit sami nebo je někomu přidělit. To provedete tak, že přejdete do části "Příjemci " a pozvete kontakty. Pokud kliknete na "Další", budete v dalším kroku dotázáni, zda chcete pole někomu přiřadit. Vyberte jednoho z příjemců.

Tip: V tomto kroku můžete přiřadit pouze všechna pole najednou. Pokud chcete jednotlivá pole přiřadit někomu jinému, přiřaďte nejprve všechna pole jedné osobě a poté změňte přiřazení příslušných polí přímo v dokumentu.

Případ použití 5: Přijetí dokumentu a vyplnění existujících polí

Pokud jste od někoho obdrželi dokument k podpisu, otevřete jej jako obvykle prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo na svém řídicím panelu sproof a přejděte na "Podepsat se".

1. Na třetí kartě postranního panelu se zobrazí seznam všech pro vás relevantních polí formuláře.
2. V tomto příkladu jsou nastavena obecná pole (šedá), pole přiřazená vám (modrá) a pole pro ostatní příjemce (jiné barvy, poloprůhledné ). Povinná pole přiřazená vám a obecná povinná pole musí být vyplněna, abyste mohli dokument podepsat.
3. V oznamovacím panelu také vidíte, kolik polí je pro vás nastaveno. Pomocí šipek se můžete pohybovat po polích a vyplnit je v dokumentu nebo přejít do režimu rychlého vyplnění a pole vyplnit.
4. Po vyplnění všech požadovaných polí formuláře můžete dokument podepsat.

Pokud pro vás odesílatel nastavil pole pro odesílání souborů, můžete požadované soubory odeslat přímo při vyplňování polí formuláře:

1. Které soubory máte nahrát, vidíte přímo vedle pole pro nahrávání na dokumentu a také v postranním panelu.
2. Nyní začněte nahrávat soubory jednotlivě. To provedete tak, že kliknete do příslušného pole a v prohlížeči souborů vyberete správný soubor. Upozorňujeme, že odesílatel určil, které formáty jsou povoleny (dokumenty a/nebo obrázky). Každý soubor může mít velikost maximálně 5 MB.
3. Vybraný soubor lze odstranit kliknutím na symbol odpadkového koše a poté jej znovu nahrát.
4. Soubory lze také odesílat pomocí režimu rychlého vyplnění.

Důležité: Dokument podepište až po vyplnění všech polí a nahrání souborů.