Právně platný elektronický podpis

Stále dochází k nejasnostem: různé, často velmi podobné pojmy, jako je písemná forma, písemná forma, volná forma, ručně psaná forma, způsobují zmatek při nakládání se smlouvami. Z tohoto důvodu se lidé bohužel stále často uchylují k tužce, papíru a těžkopádným poštovním kanálům, když je třeba něco podepsat.

V tomto článku vysvětlíme, pro které případy použití je digitální podpis 100% právně platný a zaručuje nejvyšší důkazní hodnotu a dohledatelnost. Malý "spoiler": Existuje jen velmi málo výjimečných případů, kdy elektronický podpis není povolen. Jinak proces digitálního podpisu "trumfne" analogový podpis ve všech případech díky technické nezfalšovatelnosti a nejvyšší důkazní hodnotě.

Jaká je funkce smluv?

V zásadě je to zřejmé: podpisem smlouvy všechny zúčastněné strany souhlasí s podmínkami a závazky stanovenými ve smlouvě. Uzavření smlouvy zajišťuje, aby všechny smluvní strany plnily své povinnosti a aby byla chráněna jejich práva a zájmy. Kromě toho může podepsaný dokument sloužit jako důkaz v případě konfliktu a pomoci obstát u soudu. Nejefektivnějším způsobem podepisování smluv je digitální podpis.

Ať už analogové, nebo digitální: Co znamená svoboda formy pro smlouvy?

V evropských zemích jsou smlouvy obecně platné bez předepsané formy. To znamená, že neexistují žádné předpisy týkající se způsobu, jakým musí být smlouvy podepsány. Přípustná je například elektronická, písemná nebo dokonce ústní forma (viz § 883 ABG). Na konkrétním typu podpisu se nakonec mohou dohodnout i samotné smluvní strany.

Ačkoli neexistují žádné právní požadavky na způsob podepisování smluv, které nepodléhají žádným formulářovým požadavkům, pro mnoho obchodních účelů se doporučuje opatrnost! Bylo by chybou podepisovat důležité smlouvy, které nepodléhají žádným formálním požadavkům, nízkým standardem elektronického podpisu. Pokud se jedná o smlouvy s vysokými sjednanými částkami nebo s vysokým rizikem odpovědnosti, měl by být rozhodně použit vysoký standard elektronického podpisu.

Některé smlouvy vyžadují ze zákona písemnou formu.

U některých typů smluv je důležitá zejména ochrana jedné ze smluvních stran, a proto je písemná forma vyžadována zákonem. V právní terminologii se tato forma označuje jako písemná. K naplnění písemné formy neboli písemné podoby je ze zákona vyžadován vlastnoruční podpis obou smluvních stran. V Rakousku je písemná forma upravena v § 886 ABGB, v Německu v § 126 odst. 1 BGB.

Zde je dobrá zpráva zakotvená v zákoně: Podle § 126a BGB (DE) lze zákonem předepsanou písemnou formu nahradit elektronickou formou, pokud zákon nestanoví jinak. Obecně platí, že nařízení eIDAS, které platí v celé Evropě od roku 2016, upravuje technické a obsahové požadavky na elektronické podpisy a má přednost před vnitrostátními právními předpisy.

Pokud je výslovně vyžadována "písemná forma", lze pro právně vyhovující podepisování použít kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je proto důležité si uvědomit, že pojmy "písemná forma" nebo "písemná forma", které obvykle implikují rukopis a papír, v žádném případě nevylučují digitální metody. Digitální podpis může být stoprocentně rovnocenný "vlastnoručnímu podpisu".

Wills & Co. Ve výjimečných případech stačí pouze "mokrý podpis".

Vlastnoruční podpis je vyžadován pouze při uzavírání smluv a podepisování dokumentů, pokud to výslovně (!) stanoví právní předpis nebo smluvní ujednání mezi stranami.

Kromě některých dokumentů z oblasti dědického práva, jako jsou závěti (které musí být dokonce vlastnoručně podepsány) a některé další notářské listiny, existují některé význačné příklady typů dokumentů, které mohou být ze zákona podepsány pouze vlastnoručně, zejména v oblasti lidských zdrojů.

Příkladem je ukončení pracovního poměru výpovědí nebo dohodou o ukončení pracovního poměru podle § 623 německého občanského zákoníku (BGB) v německém (!) právu. Žádná forma elektronického podpisu zde nemůže nahradit písemnou formu, protože elektronická forma je podle § 623 BGB zákonem výslovně vyloučena.

Velký zádrhel v německé politice digitalizace byl nedávno předmětem kontroverzních diskusí v mnoha médiích. Od roku 1995 musí zaměstnavatelé v Německu zaznamenávat nejdůležitější smluvní podmínky písemně a předávat je zaměstnanci k podpisu v souladu s německým zákonem o dokazování (NachwG): Záznam o podstatných pracovních podmínkách (§ 2 NachwG). Ačkoli směrnice EU (nařízení eIDAS) povoluje elektronické předávání, v Německu není povoleno poskytovat evidenci podstatných smluvních podmínek v elektronické podobě. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nesplňuje požadavky zákona o ověřování.

Naše osobní hodnocení: Bude jen otázkou času, kdy se nezbytná ofenzíva digitalizace, zejména v oblasti lidských zdrojů, pozitivně projeví i v legislativě a zákon o ověřování bude velmi brzy opět novelizován.

Navíc i pro tento speciální případ již existují "workaroundy", aby se co nejvíce omezilo množství papíru a času a mediální narušení bylo co nejmenší. Funguje to například díky dalším dokumentům, které se podepisují analogicky v souladu se zákonem, ale digitální kopie se stále spravuje a ukládá centrálně v digitálním archivu.

Zcela bez rizika: podepisujte digitálně a v souladu s požadovanými formálními požadavky.

Bez ohledu na to, zda se jedná o analogový nebo digitální podpis, upravují vnitrostátní právní předpisy především to, zda a jakým způsobem se na smlouvu vztahují formální požadavky. Jakmile získáte přehled a rozhodnete se jít digitální cestou, která šetří čas, platí ve všech členských státech EU/EHS nařízení eIDAS (elektronická identifikace, autentizace a důvěryhodné služby) jako platný rámec. Tento právní rámec by měl urychlit digitální transformaci v celé Evropě, umožnit obchodní procesy bez mediální diskontinuity a usnadnit bezpečné elektronické procesy mezi 28 jednotlivými trhy.

Velká část eIDAS upravuje problematiku bezpečné digitální identity a bezpečných elektronických podpisů. Pokud tedy, jak bylo uvedeno výše, není elektronický podpis vnitrostátními právními předpisy výslovně vyloučen, lze smlouvy podepisovat v souladu s pokyny eIDAS. Nařízení v zásadě rozlišuje tři typy elektronických podpisů: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.

Pro všechny podnikatelské subjekty je důležité získat dobrý přehled o smluvních procesech ve firmě, aby se mohly rozhodnout, který podpisový standard je pro ten který smluvní proces ten správný.

Doporučujeme si podrobně přečíst náš přehledový článek o podpisových standardech. V kombinaci s tímto článkem se budete moci rozhodnout, kterou ze svých smluv byste měli podepisovat jakým standardem.

Zde je běžný praktický příklad právně neplatného podpisu:

Příklad e-mailu: Rozhodnutí, která jsou provedena jako text v e-mailu, podléhají písemné formě, aby byla právně platná. To znamená, že písemný podpis musí připojit všechny strany smlouvy. Často se zde stává, že digitální podpisy jsou nedostatečné. Tyto postupy nejsou právně platné:

• Vytisknout, podepsat, znovu naskenovat, odeslat (přerušení média).
• Umístění obrázku podpisu na e-mailový dokument (prostý elektronický podpis).

Právně platným způsobem by v tomto případě byl pouze kvalifikovaný elektronický podpis.

Závěr

I přes veškeré digitalizační ofenzívy a nové metody bezpapírového podnikání jsme přesvědčeni, že podpis bude vždy nezbytnou součástí rozhodnutí a schvalování všeho druhu. To znamená, že musí být zaručena bezpečnost a dodržování předpisů, zejména v profesním sektoru.

Právě zde se projevuje síla platforem pro digitální podpis, jako je sproof sign: technicky složité procesy jsou řešeny na pozadí. Například pro kvalifikovaný elektronický podpis se stačí identifikovat pouze jednou. Platforma vás provede celým desetiminutovým procesem.