Stále dochází k nejasnostem: různé, často velmi podobné pojmy, jako je písemná forma, psaní, volná forma, rukopis, způsobují zmatek, pokud jde o nakládání se smlouvami. Z tohoto důvodu se bohužel stále často používá pero, papír a těžkopádné poštovní cesty, když je třeba něco podepsat.

V tomto článku vysvětlíme, pro které případy použití je digitální podpis 100% právně platný a lze zaručit nejvyšší důkazní hodnotu a dohledatelnost. Malý “spoiler”: Existuje jen velmi málo výjimečných případů, kdy elektronický podpis není povolen. Jinak proces digitálního podpisu “trumfne” analogový podpis v každém případě díky své technické nezfalšovatelnosti a nejvyšší důkazní hodnotě.

Přehledně

Vnitrostátní právní předpisy vylučují elektronický podpis pouze u několika málo smluvních forem .

… všechny ostatní smlouvy mohou být digitálně podepsány právně platným způsobem. Za tímto účelem jsou v nařízení eIDAS, které platí v celé Evropě, upraveny 3 standardy .

Na většinu smluv se vztahuje svoboda formy. Smluvní strany si mohou samy zvolit standard (digitálního) podpisu.

Pokud vnitrostátní právní předpisy vyžadují písemnou formu, může kvalifikovaný elektronický podpis 100% nahradit vlastnoruční podpis.

Kromě právního rámce závisí volba standardu digitálního podpisu na individuálním posouzení volitelných rizik v závislosti na riziku odpovědnosti a objemu zakázky.

Jaká je funkce smluv?

V podstatě je to jasné: podpisem smlouvy všechny zúčastněné strany souhlasí s podmínkami a povinnostmi stanovenými ve smlouvě. Uzavření smlouvy zajišťuje, že všechny smluvní strany plní své povinnosti a že jsou chráněna jejich práva a zájmy. Kromě toho může podepsaný dokument sloužit jako důkaz v případě konfliktu a pomoci obstát u soudu. Nejefektivnějším způsobem podepisování smluv je digitální podpis.

Ať už analogové, nebo digitální: Co znamená svoboda formy ve smlouvách?

V evropských zemích jsou smlouvy obecně platné bez předepsané formy. Neexistují tedy žádné předpisy týkající se způsobu, jakým musí být smlouvy podepsány. Přípustná je například elektronická, písemná nebo dokonce ústní forma (srov. § 883 ABG). Na určitém typu podpisu se nakonec mohou dohodnout i samotné smluvní strany.

“V Rakousku a také v Německu platí v občanském právu zásada svobody formy. V souladu s ní digitální podpis již v mnoha případech nahrazuje pero na papíře.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH

Pro neformální smlouvy neexistují žádné právní požadavky na způsob podepisování, ale pro mnoho obchodních účelů se doporučuje opatrnost! Bylo by chybou podepisovat důležité smlouvy, které nepodléhají formálním požadavkům, nízkým standardem elektronického podpisu. Pokud se jedná o smlouvy s vysokými sjednanými částkami nebo vysokým rizikem odpovědnosti, je nezbytné spoléhat na vysoký standard elektronického podpisu.

Některé smlouvy vyžadují ze zákona písemnou formu

U některých typů smluv je ochrana jedné ze smluvních stran obzvláště důležitá, a proto zákon vyžaduje písemnou formu. Z právního hlediska se tato forma označuje jako písemná. K dodržení písemné formy neboli písemné podoby je ze zákona vyžadován vlastnoruční podpis obou smluvních stran. V Rakousku je písemná forma upravena v § 886 ABGB, v Německu v § 126 odst. 1 BGB.

Zde je dobrá zpráva zakotvená v zákoně: Podle § 126a BGB (DE) lze zákonem předepsanou písemnou formu nahradit elektronickou formou, pokud zákon nestanoví jinak. Obecně platí, že nařízení eIDAS, které je platné v celé Evropě, upravuje od roku 2016 technické a obsahové požadavky na elektronické podpisy a stojí nad vnitrostátními zákony.

Pokud je rozhodně vyžadována “písemná forma”, lze pro právně vyhovující podepisování použít kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je proto důležité si uvědomit, že pojmy “písemná forma” nebo “písmo”, které spíše naznačují rukopis a papír, v žádném případě nevylučují digitální metody. Digitální podpis může být stoprocentně rovnocenný “rukopisu”.

Wills & Co. Ve výjimečných případech stačí pouze “mokrý podpis”.

Při uzavírání smluv a podepisování dokumentů je nutné použít vlastnoruční podpis v písemné formě pouze tehdy, pokud to výslovně (!) vyžaduje právní předpis nebo smluvní ujednání mezi stranami.

Kromě některých listin z dědického práva, jako je závěť (ta musí být dokonce vlastnoručně podepsána) a některých dalších notářských zápisů, existují některé význačné příklady typů dokumentů, zejména v oblasti lidských zdrojů, které mohou být podepsány pouze vlastnoručně.

Příkladem je ukončení pracovního poměru výpovědí nebo dohodou o ukončení pracovního poměru § 623 BGB v německém (!) právu. Žádná forma elektronického podpisu nemůže nahradit písemnou formu; elektronická forma je totiž podle § 623 BGB zákonem výslovně vyloučena.

V mnoha médiích se v poslední době kontroverzně diskutuje o zásadním kroku zpět v německé politice digitalizace. Od roku 1995 mají zaměstnavatelé v Německu podle zákona Nachweisgesetz (NachwG) povinnost písemně zaznamenávat nejdůležitější smluvní podmínky a předávat je zaměstnanci k podpisu: Záznam o podstatných pracovních podmínkách (§ 2 NachwG). Ačkoli směrnice EU (nařízení eIDAS) umožňuje elektronické předávání, v Německu není dovoleno prokazovat podstatné náležitosti smlouvy v elektronické podobě. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nesplňuje požadavky zákona o ověřování.

Naše osobní hodnocení: Je jen otázkou času, kdy se nutná digitalizace, zejména v oblasti lidských zdrojů, pozitivně projeví i v legislativě a kdy dojde k opětovné úpravě zákona o ověřování.

Navíc i pro tento zvláštní případ již existují “obchvaty”, které co nejvíce omezují množství potřebného papíru a času a omezují narušení médií na minimum. Funguje to například díky doplňkovým písmům, která jsou v souladu se zákonem podepsána analogově, ale digitální kopie je stále centrálně spravována a uložena v digitálním archivu.

Bez rizika: Podepisování digitálně a v souladu s požadovanými formulářovými požadavky

Bez ohledu na to, zda se jedná o analogovou nebo digitální smlouvu, vnitrostátní právní předpisy upravují především to, zda a jakým způsobem se na smlouvu vztahuje formální požadavek. Jakmile budete mít přehled a rozhodnete se pro digitální cestu, která šetří čas, platí ve všech členských státech EU/EHS nařízení eIDAS (elektronická identifikace, autentizace a důvěryhodné služby) jako platný rámec. Tento právní rámec měl podpořit digitální transformaci v celé Evropě, umožnit obchodní procesy bez mediální diskontinuity a umožnit bezpečné elektronické procesy mezi 28 jednotlivými trhy.

Velká část eIDAS upravuje témata bezpečné digitální identity a bezpečného elektronického podpisu. Pokud, jak bylo uvedeno výše, není elektronický podpis rozhodně vyloučen vnitrostátními právními předpisy, lze smlouvy podepisovat podle pokynů eIDAS. Nařízení v zásadě rozlišuje tři typy elektronických podpisů: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.

Pro všechny majitele firem je důležité získat dobrý přehled o smluvních procesech ve firmě, aby se mohli rozhodnout, která podpisová norma je pro ten který smluvní proces ta pravá.

Pro podrobnější informace doporučujeme přečíst si náš přehledový článek o podpisových standardech. V kombinaci s tímto článkem se budete moci rozhodnout, kterou ze svých smluv byste měli podepisovat jakým standardem.

Zde je běžný praktický příklad právně neplatného podpisu:

Příklad e-mailu: Rozhodnutí, která jsou provedena jako text v e-mailu, musí mít písemnou formu, aby nabyla právní moci. To znamená, že musí být připojen písemný podpis všech zúčastněných stran. Zde často dochází k nedostatečnému digitálnímu podepisování. Následující postupy nejsou právně platné:

• Tisk, podpis, opětovné skenování, odeslání (přerušení média)
  
• Umístění obrázku podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis).

Právně platným způsobem by v tomto případě byl pouze kvalifikovaný elektronický podpis.

Výsledek

Přes všechny digitalizační ofenzívy a nové způsoby bezpapírového uzavírání transakcí jsme přesvědčeni, že podpis bude vždy nezbytnou součástí rozhodnutí a schvalování všeho druhu. Zejména v profesním sektoru je proto nezbytným předpokladem, aby byla zaručena bezpečnost a shoda.

Zde se projevuje síla platforem pro digitální podpisy, jako je sproof sign: technicky složité procesy jsou řešeny na pozadí. Například u kvalifikovaného elektronického podpisu se stačí identifikovat pouze jednou. Platforma vás provede desetiminutovým procesem.

Exkurs: Jaká je funkce podpisu?*

Podpisem dokumentu je splněna funkce zvěcnění, která zajišťuje, že prohlášení je trvale a čitelně zdokumentováno a může být později znovu přezkoumáno.

Funkce identifikace a ověřování spočívá v tom, že osobní podpis jména může být použit k vytvoření spojení s osobou podepisujícího. Toto spojení lze ověřit porovnáním podpisu.

Úkolem osvědčení o pravosti je prostřednictvím podpisu zajistit, že prohlášení pochází od osoby, která jej podepsala, a že to lze závazně prokázat i později.

Vlastnoruční podpis plní funkci důkazu . Podepsaný dokument může sloužit jako důkaz obsahu prohlášení a toho, kdo jej učinil. Nemohu spustit funkci důkazu, protože nejsem matematický program.

Varovná funkce vlastnoručního podpisu spočívá v tom, že vyjadřuje právní závaznost a osobní odpovědnost za prohlášení. Podepsaná osoba je tak chráněna před neuváženými prohlášeními.

Uzavírací funkce se provádí vlastnoručním podpisem, kterým se prohlášení prostorově ukončí. Je důležité si uvědomit, že platná je pouze ta část prohlášení, která předchází podpisu a neobsahuje žádné následné dodatky nebo změny. Prohlášení lze od návrhu odlišit také podpisem.

Pomocí kontrolní funkce , mohou třetí strany snadno zkontrolovat obsah dokumentu nebo dokladu, což je usnadněno vydáním příslušných formálních požadavků.

*Zdroje:
Digitalizacepodpisu – WhitePaper
Bakalářská práce Krämer