Връзка с API и удобство за потребителя: Критериите за вземане на решение за знак sproof в Студентския съюз на FH Oberösterreich

В студентската организация има различни нива на представителство и администрация. Ежедневно се изисква издаването на различни документи и одобряването на плащания. Тези заявления изискват използването на квалифицирани подписи или, алтернативно, физически подписи и техните оригинални документи. Това е един наистина трудоемък процес, който отнема много време. Решихме да дигитализираме и модернизираме административните си процеси и задачи, за да можем да инвестираме повече време в същинската си задача за представителна работа. Поради тази причина свързахме sproof sign и с нашия вътрешен инструмент за управление на бюджета, за да може в бъдеще документите да бъдат цифрово подписани от 3-те необходими лица, без да се налага да отделяме време за размяната и изпращането им по електронна поща.

Няколко критерия бяха решаващи за нас, когато търсехме подходящия доставчик на електронни подписи. Един от ключовите аспекти беше API връзката, тъй като трябваше да я създадем от система на трета страна. Беше важно също така външните лица да могат лесно да бъдат поканени да подпишат по електронна поща. Друг критерий беше удобството и модерността на софтуера, които трябваше да се отразят в интуитивен потребителски интерфейс. Доставчик, който съчетава всички тези изисквания в един достъпен софтуер, е голямо предимство за нас и мисля, че това е много голям плюс за sproof sign. Поради тези причини ние също решихме да работим със sproof.

Използваме цифрови подписи за различни приложения. От една страна, ги използваме за одобряване на плащания, което позволява бързо и сигурно оторизиране на финансови транзакции. От друга страна, ги използваме за вътрешни документи, за да оптимизираме работните процеси и да намалим административните разходи. Използваме цифровия подпис и за документи от студенти в Университета за приложни науки в Горна Австрия. Тези документи потвърждават, че студентите имат определена функция в Австрийския студентски съюз (ÖH). Цифровият подпис ни позволява да създаваме и изпращаме тези потвърждения по неусложнен и правно сигурен начин. Благодарение на многобройните възможности за използване на цифровия подпис можем да работим по-ефективно и същевременно да гарантираме сигурността на нашите документи.

Интеграцията на облака беше осъществена за нас чрез партньор и премина гладко. Интеграцията на API работи добре и ни позволи безпроблемно да свържем съществуващите си системи с новото решение за подписване. Преобразуването на съответните процеси за служителите и въвеждането им в тези нови, модерни начини на работа обаче е процес, който отнема време.

Ние, като Съюз на студентите от Горна Австрия, също се подчиняваме на действащите разпоредби и закони. Поради това софтуерното решение, което използваме за цифрови подписи, трябва да отговаря на няколко стандарта по отношение на сигурността на данните и съответствието. От една страна, важно е решението за подписване да отговаря на регламента на ЕС eIDAS, тъй като той определя правната рамка за електронните подписи в Европейския съюз. Освен това софтуерът трябва да отговаря на действащите национални закони и разпоредби, така че да сме правно защитени. Да не говорим, че той трябва да е в съответствие с GDPR. Следователно нашето решение трябва основно да гарантира, че всички лични данни и документи се обработват и съхраняват в съответствие със строгите изисквания на GDPR.

Това, което особено ми харесва в sproof sign, е ясното и модерно представяне на всички приложения, както и практичната функция за филтриране, която бързо идентифицира отворените документи за подписване. Разбира се, полезна е и функцията за партиди, която дава възможност за ефективно подписване на големи количества документи едновременно. Особено при обработката на до 400 документа тази функция е истинско облекчение в ежедневната работа.

sproof sign предлага значително предимство за нас чрез възможността да поканим външни лица да се подпишат чрез електронна поща. След това тези лица могат лесно да подписват документи в целия ЕС, като използват най-различни методи за подписване.