Време е! Време е да адаптирате бизнес процесите, за да работите по-ефективно и сигурно. В света на бизнеса за това помагат все по-добрите цифрови работни процеси. Съществуват все повече платформи и решения, които могат да помогнат за всичко - от абсолютно стандартни процеси до нишови специални приложения. Един от тези стандартни процеси, който може да бъде значително подобрен благодарение на цифровите решения, е получаването на подписи.
В тази статия обясняваме какво е цифров "работен процес за подписване" и как ще помогнете на вас, на вашата компания или на вашата мрежа, ако разчитате на разумна цифровизация за този случай на употреба.
Аналогов срещу цифров: Как се получават подписите?
Разбира се, има и "старата школа": подписване с химикалка върху хартия. Погледнато отделно, това също не струва много - особено ако вие сте лицето, което подписва - и понякога изглежда "по-фантастично" или дори по-официално. Особено когато е съчетано с физическа среща. Собственоръчният подпис така или иначе е правно валиден.
Вторият поглед разкрива "опашката на плъха": много сложен, трудоемък и ресурсоемък процес (отпечатване, сканиране, подпечатване, изпращане по пощата, чакане на връщане и т.н.). Това също така означава: прекъсвания на носителите, които размиват доказателствената стойност, отнемащо време архивиране и, не на последно място: получаването или чакането на подписан и върнат договор отнема много време.
Добре познатата вече алтернатива: цифровият или електронният подпис: Технически погледнато, това е криптографски метод, основан на асиметрични алгоритми за криптиране. Това дава възможност да се провери автентичността на документа и самоличността на подписалия го. Научете повече. Това, което на заден план е технически сложно и изключително сигурно, на преден план се прикрива от лесен за използване потребителски интерфейс. Правно валидното цифрово подписване в крайна сметка е толкова просто, колкото и извършването на онлайн банков превод.
Д-р Фабиан Книрш (главен технически директор, sproof GmbH)
По принцип има различни начини за цифрово подписване: прост, усъвършенстван и квалифициран. Въпреки повърхностно еднаквия вид на цифровите подписи върху крайния документ, статутът на съответния вид цифров подпис и неговият задължителен характер са различни"
С обикновен електронен подпис или надпис на изображение не е възможно да се открие фалшифициране. Накратко: само подпис, който може да бъде проверен от публично одобрена услуга за проверка, може да бъде класифициран като законосъобразен. Платформи като sproof sign са специализирани както в създаването на подписи по най-висок стандарт, така и в интегрираната проверка на всеки документ.
Безграничен, прост, цифров. Получаване на подписи с платформа за електронен подпис (в корпоративен контекст).
Платформите за подписване дават възможност за повече или по-малко изчерпателно картографиране на процесите на цифрово подписване, известни също като работни потоци за подписване. Това е особено важно, когато става въпрос за получаване на подписи. sproof sign е специализирана на 100% в издаването и получаването на подписи и се отличава в тези работни потоци.
Но какво представлява работният процес в контекста на подписването на документи?
Най-общо казано, работният процес е структурирана последователност от работни стъпки за постигане на конкретна цел или резултат. Отделните работни стъпки, тяхната последователност, отговорностите и зависимостите са определени, за да се извърши работата ефикасно и ефективно.
Същото се отнася и за получаването на подписи. Добрият инструмент за електронен подпис дава възможност да се набележат всички възможни процеси на одобрение, за да се спестят време и човешки ресурси. Всичко това се прави, като се гарантират най-високите стандарти за сигурност и съответствие в компанията.
Силата на работния процес: Получаване на външни цифрови подписи само в 5 стъпки
1) Добавяне на бизнес контактиОсвентова! Ако искам да одобря даден документ за подпис, първата стъпка е да знам данните за контакт. В повечето случаи заявките за подпис се обработват чрез имейл адреса, тъй като имейл адресът вече е добра основа за удостоверяване на другата страна. В случая на усъвършенствания електронен подпис (AES) доказването на самоличността е пряко свързано с личния имейл адрес. Това означава, че другата страна издава електронен подпис със същия имейл адрес, който е използван за искането за подпис.
Едно от предимствата на платформата за електронен подпис е лесното управление на данните за контакт още в началото на искането за подпис. По правило често използваните контакти се предлагат автоматично по време на процесите на събиране и всички данни за контакт се въвеждат автоматично в опростена система за управление на контактите, където могат да се преглеждат и редактират.
2) Определяне на стандарт за подписКактовече беше подробно описано, стандартът за подпис е от съществено значение по отношение на желаната доказателствена стойност на искания подпис. Важно е да се знае, че стандартът на подписа може да бъде определен за подписващия контрагент, но не е задължително да бъде. Например, ако става въпрос за договор с голямо формално значение, може да се приеме квалифицираният електронен подпис или технически да се изключат други видове подписи. Ако другата страна няма възможност да се подпише с квалифициран подпис, инструментът за електронен подпис автоматично ще ви преведе през процеса на идентификация
3) Дефиниране на последователности и ролиИмаразлични случаи на употреба, при които искате да избегнете получаването на документ за подпис от няколко контакта едновременно. Един от случаите на употреба може да бъде, че ръководството трябва да подпише, след като представители на два други отдела и накрая секретариатът получи документа за преглед или за окончателно изтегляне.
4) Определяне на позицията на подписаЕднаот най-важните характеристики на всяка платформа за подписи е "определянето на места за подписи". Можете да определите точно на коя страница, кой трябва да се подпише и къде. При sproof sign може да се регулира и размерът на картата за подпис.
5) Задаване на краен срок за подписване и изпращане на напомнянияВпоследната стъпка от работния процес най-всеобхватните решения за подписване "всичко в едно" ви позволяват да зададете краен срок, да напишете приятелски (или специфичен) текст на поканата и, най-важното, автоматично да напомняте на получателя за крайния срок. Това значително увеличава процента на успеваемост на получаването на подписания документ навреме. Да не говорим за факта, че този работен процес така или иначе значително минимизира "времето за вземане на решение".
6) (По избор:) Проверете получените подписи директно в sproof signКактовече споменахме, важно е да се разбере, че квалифицираните и усъвършенствани електронни подписи гарантират най-високо ниво на сигурност, тъй като тяхната валидност може да бъде проверена много лесно. Директно интегрираният механизъм за проверка - какъвто е наличен в sproof sign - позволява пълна проследимост и сигурност във важните процеси на одобрение.
Цифровият подпис от гледна точка на поканеното лице
От съществено значение за поканеното лице е всички подписи да бъдат върнати навреме. Достъпът до платформата за подписване с нисък праг е от решаващо значение. sproof sign е оптимизирал този процес:
- Както е описано, канещото лице изпраща документа за подписване по имейл
- Поканеното лице получава имейла, кликва върху връзката и може да подпише документа директно, без да се регистрира (!).
- Ако се изисква квалифициран подпис и поканеното лице все още няма съществуваща идентификация QES (възможност за подписване с квалифициран подпис), поканеното лице се превежда директно през процеса на идентификация след регистрация.
- Поканеното лице никога (!) не заплаща никакви разходи.
- Ако вече сте потребител на sproof sign:in, можете, разбира се, да подадете документа или, ако желаете, да го препратите за по-нататъшно подписване, да го поставите в стек, да делегирате искания за подпис и т.н.
Искате да започнете? Регистрирайте се сега безплатно и получете първия си подпис
Това ще намерите само в sproof sign. Постарали сме се да улесним максимално нашите потребители да започнат работа в света на цифровите подписи. С безплатен личен акаунт можете да използвате платформата веднага и сами да направите първите си цифрови подписи или да ги получите без бариери в цяла Европа.
Още записи в блога
Връзка с API и удобство за потребителя: Критериите за вземане на решение за знак sproof в Студентския съюз на FH OberösterreichЦифровите подписи според FDA (част 11) създават проследимост в индустриите, регулирани от FDAСъздаване на цифров подпис - как да получите (квалифициран) електронен подпис (КЕП)Team Axess избира решение за цифров подпис от sproof signЛегално подписване на договори онлайн (и тяхното подписване) - какво трябва да знаете
