"Ние водим счетоводството на Австрия". Федералната счетоводна агенция (BHAG) се подписва цифрово.

Цифровизацията напредва във всички области на ежедневието. Въпреки това много публични компании все още са в аналоговия свят за голяма част от тях. Ситуацията е различна във Федералната счетоводна агенция! Компанията с 500 служители работи на 7 места в цяла Австрия и разчита на съзнателна и дългосрочно планирана стратегия за цифровизация. "Почти сме задължени да прилагаме процесите на цифровизация много своевременно", казва Александър Зелнер, ръководител на ИТ отдела във Федералната счетоводна агенция.

Последицата: въвеждането на платформа за цифров подпис като по-нататъшна стъпка към оптимизиране на процесите. По този начин един от най-важните оперативни процеси - сигурното и правно валидно подписване на документи - е значително улеснен.

Първоначална ситуация

Цифровизацията е на дневен ред, включително и в главите на отговорните лица в публичните компании. Все повече компании преминават към безхартиено управление, свързват локациите си в мрежа или предлагат нови услуги онлайн. По този начин те подобряват преживяването на клиентите, но също така и сътрудничеството с партньорите, доставчиците и всички други заинтересовани страни.

При оценката на по-нататъшните мерки за цифровизация на собствената си компания висшето ръководство на федералната счетоводна агенция бързо осъзна, че въвеждането на платформа за цифров подпис може да донесе огромни ползи. Тази форма на подписване е 100% еквивалентна на саморъчните подписи в цяла Европа и е подчинена на строгите насоки на Регламент (ЕС) № 910/2014 (Услуги за електронна идентификация и удостоверяване на автентичност).

Въпреки това много предприемачи не са наясно с предимствата на общофирмена платформа за цифрово подписване на документи. Все още се поддържа едно много последователно "кредо" срещу въвеждането на платформа за подписване: "Имам подпис на мобилния телефон и вече мога да се подписвам цифрово.

Всъщност почти половината от австрийските граждани вече използват подписа на мобилния телефон като безплатна услуга на електронното правителство.

Въпреки това цифровият подпис сам по себе си обикновено е напълно недостатъчен в бизнес средата. Това, което липсва, са процеси; персонализирани работни потоци. Общо "табло за управление", за да имате перфектен преглед на важните документи в компанията, и много други.

Междувременно редица международно активни компании вече са избрали цифрова платформа, която може да картографира в цифров вид всички работни процеси и случаи на използване на подписа в компанията.

Процедура

Като първа стъпка екипът на проекта BHAG около Селнер оцени кои европейски или австрийски доставчици вече са се утвърдили и са предложили мощни инструменти на пазара.

В допълнение към сигурността и съответствието на съхранението на данни, платформата за подписване е предназначена да поддържа различни подкритерии, които са част от ежедневната дейност на федералната счетоводна агенция.

Така вниманието бързо падна върху sproof. След интензивна фаза на тестване и одит изборът най-накрая пада върху младата сертифицирана от IÖB компания. Облачното решение се представи много добре като платформа "всичко в едно" с най-високи стандарти за сигурност и защита на данните. "За нас беше истинска чест, че изборът падна върху нас и че в крайна сметка успяхме да отговорим на много високите изисквания на Федералната счетоводна агенция", казва д-р Фабиан Книрш, съосновател и главен технически директор на sproof GmbH.

Резултат и добавена стойност

Отзивите досега са много добри. Много от служителите, особено в ръководството, използват платформата за различни процеси на подписване и оттогава са спестили осезаемо време и ресурси. Вече не е необходимо да се разпечатват документи, да се подписват на ръка, да се сканират и изпращат по пощата, а могат да се подписват цифрово само с няколко кликвания.

Това е полезно и за околната среда! За 500 листа хартия се изразходват 7,5 килограма дървесина, 130 литра вода и 26,8 киловатчаса енергия. Това е положителен страничен ефект, който подтиква все повече компании да въвеждат платформа за подписване.

Плавното интегриране на платформата в ИТ средата на компанията е особено впечатляващо в първата стъпка след въвеждането. Благодарение на облака въвеждането в експлоатация отне само няколко часа и през цялото време беше подпомагано от sproof.

Гладката комуникация и гъвкавостта убедиха Александър Зелнер. "sproof е отворена за обратна връзка и искания на клиентите и по този начин следва подхода за постоянно подобряване на платформата", обяснява Зелнер.