Цифровизацията напредва във всички области на ежедневието. Въпреки това много публични компании все още до голяма степен се намират в аналоговия свят.
Ситуацията с Федералната счетоводна агенция е различна! Компанията, която има 500 служители, работи на 7 места в цяла Австрия и разчита на съзнателна и дългосрочно планирана стратегия за цифровизация.
“Почти сме задължени да прилагаме процесите на цифровизация много бързо”, казва Маг. DI (FH) Александър Зелнер, ИТ мениджър на Федералната счетоводна агенция.
Последствието: въвеждането на платформа за цифров подпис като по-нататъшна стъпка към оптимизиране на процесите. Това значително улеснява един от най-важните оперативни процеси – сигурното и правно валидно подписване на документи.
Начална ситуация
Дигитализацията е на дневен ред за всички, както и за отговорните лица в публичните компании. Все повече компании вече залагат на безхартиения офис, свързват локациите си в мрежа или предлагат нови услуги онлайн. По този начин те подобряват преживяването на клиентите, но също така и сътрудничеството с партньори, доставчици и всички други заинтересовани страни.
Когато оценява по-нататъшните мерки за цифровизация на собствената си компания, висшето ръководство на федералната счетоводна агенция бързо осъзнава, че въвеждането на платформа за цифров подпис може да донесе огромни предимства. Тази форма на подписване е 100% еквивалентна на саморъчните подписи в цяла Европа и е подчинена на строгите насоки на Регламент (ЕС) № 910/2014 (Услуги за електронна идентификация и удостоверяване на автентичност).
Въпреки това много собственици на фирми не са наясно с ползите от общофирмена платформа за цифрово подписване на документи. Срещу въвеждането на платформа за подписване все още се поддържа едно много последователно “кредо”: “Имам подпис от мобилен телефон и вече мога да подписвам цифрово”.
Всъщност почти половината от австрийските граждани вече използват мобилния телефонен подпис като безплатна услуга на електронното правителство.
Въпреки това цифровият подпис сам по себе си обикновено е напълно недостатъчен в бизнес среда. Това, което липсва, са процесите; адаптирани работни процеси. Общо “табло за управление”, за да имате перфектен преглед на важните документи в компанията и много други.
Междувременно някои компании с международна дейност вече са избрали цифрова платформа, която може да картографира в цифров вид всички работни процеси и случаи на използване в компанията.
BHAG разчита на софтуер от Австрия.
На първия етап екипът на проекта BHAG, ръководен от Зелнер, оцени кои европейски и австрийски доставчици вече са се утвърдили и са предложили мощни инструменти на пазара.
“Не искаме да правим компромис със съхранението на поверителни документи. Тези данни трябва да се съхраняват 100% в Европа. Според нас sproof отговаря на тези критерии, като изрично избира центрове за данни, които са независими от американските корпорации.
Маг. DI (FH) Александър Зелнер
Федерална счетоводна агенция
В допълнение към сигурността и съответствието на съхранението на данни, платформата за подписване трябва да поддържа различни процеси на подписване, които са част от ежедневната дейност на Федералната счетоводна агенция.
Затова вниманието бързо се насочи към sproof. След интензивна фаза на тестване и одит младата сертифицирана от IÖB компания беше окончателно избрана. Облачното решение успя да се представи много добре като платформа “всичко в едно” с най-високи стандарти за сигурност и защита на данните. “За нас беше наистина особена чест, че бяхме избрани и че в крайна сметка успяхме да отговорим на много високите стандарти на федералната счетоводна агенция”, казва д-р Фабиан Книрш, съосновател и главен технически директор на sproof GmbH.
Цифровият подпис спестява значително ресурси от момента на въвеждането му.
Отзивите досега са много добри. Много от служителите, особено в ръководството, използват платформата за различни процеси на подписване и оттогава са спестили осезаемо време и ресурси. Вече не се налага документите да се разпечатват, подписват на ръка, сканират и изпращат по пощата, а могат да се подписват цифрово само с няколко кликвания.
Така че и околната среда е щастлива! 500 листа хартия изразходват 7,5 кг дървесина, 130 литра вода и 26,8 киловатчаса енергия. Положителен страничен ефект, който подтиква все повече предприемачи да въвеждат платформа за подписване.
В първата стъпка след въвеждането на платформата гладкото й интегриране в ИТ средата на компанията беше особено впечатляващо. Благодарение на облака въвеждането в експлоатация отне само няколко часа и беше съпроводено от sproof през цялото време.
Безпроблемната комуникация и гъвкавостта убедиха Александър Селнер. “sproof е отворена за обратна връзка и искания на клиентите и по този начин се стреми към постоянно подобряване на платформата”, обяснява Зелнер.
