Използване на форми и полета

Списък на всички полета на формуляра

sproof sign ви предлага богат избор от полета за формуляри, така че да нямате ограничения при изготвянето на вашите документи:

1. Подпис: Позиция на подписа, където документът се подписва с пълното име
2. Инициали: Позиция на подписа, където се подписват инициалите на името
3. Име: Име, фамилия или пълно име
4. Електронна поща: Имейл адрес
5. Организация: напр. дружество, работодател и др.
6. Адрес: Частичен или пълен адрес (напр. улица, номер на къща, врата,...)
7. Пощенски код: Пощенски код: Пощенски код
8. Държава: Информация за държавата
9. Дата: Дата
10. IBAN: международен номер на банкова сметка
11. Текст (фиксиран): текст само за четене, който се фиксира върху документа, без да е необходимо да се подписва документът
12. Текст: Текстово поле, което може да бъде попълнено с произволен текст
13. Поле за избор: Избирателно поле с една или повече опции за избор, които трябва да бъдат посочени от подателя
14. Поле за отметка: Полетата за отметка често се използват за въпроси с множествен избор или за даване на потвърждение или приемане на условия
15. Радиобукс: Радиобуксите често се използват за въпроси с един избор, при които от хората се иска да изберат отговор от група отговори
16. Поле за дата: Дата
17. Качване на файлове: Изпращачът може да определи до 3 файла (изображения и/или документи) за всеки получател, които той трябва да качи, преди да подпише документа

Поставяне и конфигуриране на полета за формуляри

Ето как можете да поставяте и конфигурирате полета за формуляри в sproof sign:

1. В дясната странична лента ще намерите списък на всички налични полета за формуляри. Страничната лента изглежда по различен начин в зависимост от това дали поставяте полета за себе си или за получателите си.
2. Плъзнете и пуснете поле върху документа, за да го поставите там. Можете да изберете дадено поле, като щракнете върху него. За да преместите поле, задръжте натиснат бутона на мишката и го плъзнете на друга позиция.
3. След като сте избрали поле, непосредствено над него се появява наслагване, което съдържа следните функции: Промяна на предназначението, Отваряне на настройките на полето, Дублиране на полето, Намаляване/увеличаване на шрифта и Изтриване на полето.
4. Щракнете върху иконата на молив, за да отворите настройките на полето в дясната странична лента: Тук можете например да промените заданието, да маркирате полето като задължително и да направите други настройки, които съответстват на полето.

Предварителен преглед

Предварителен преглед представлява, така да се каже, предварителен преглед за печат. То показва как ще изглежда документът, когато го изтеглите в този момент. Тази функция е важна, защото всички полета на формуляра и подписа, с изключение на полето "Текст (фиксиран)", се фиксират само след като документът е подписан. Това означава, че те НЕ се показват в предварителния преглед преди подписването. Можете да използвате предварителния преглед, за да проверите кои полета вече са фиксирани в документа и кои не.

1. В този пример можете да видите текст само за четене ("Text (fixed)" - поле), поле за име и позиция за подпис.
2. Можете да отворите предварителния преглед, като щракнете върху бутона за преглед в горната лента с менюта.

1. Текстът, предназначен само за четене, е видим в документа, тъй като е фиксиран при изтеглянето на документа, независимо от подписа.
2. Полето за име и позицията на подписа не се показват в предварителния преглед, тъй като са фиксирани върху документа само след като той е подписан.
3. Можете да изтеглите документа във вида, в който се намира.
4. Затворете предварителния преглед чрез бутона за затваряне в долната част или чрез иконата X в горния десен ъгъл

Панел за известия и бърз достъп

Разполагате с две възможности за преминаване през полетата на формуляра в документа и за попълването им: Или директно в документа, или чрез така наречената лента за известия.

1. Лентата с известия* показва за кого в момента поставяте полетата на формуляра, т.е. или 1) за себе си, 2) за получател, или 3) непосочени (общи) полета.
2. Информацията в скобите показва колко полета вече сте поставили за това лице и колко от тях вече са попълнени. Иконата за проверка е сива, докато не бъдат попълнени поне всички задължителни полета и документът не може да бъде подписан.
3. Можете да използвате стрелките, за да се придвижвате бързо и лесно из полетата за съответното лице.
4. Зеленият бутон с икона на молив отваря бързия достъп.
5. Всички полета на формуляра за съответното лице са изброени в бързия достъп и могат да бъдат попълнени наведнъж. Някои полета обаче, като например полетата за подпис, трябва да се отбележат директно в документа. Можете да използвате иконата вдясно от дадено поле, за да преминете директно към съответното поле в документа.
6. Можете да филтрирате полетата, за да получите по-добър преглед на полетата, които вече са попълнени, и тези, които все още са отворени.

Формулярни полета на практика

Съществуват пет случая на използване на полетата за формуляри:

• Качвате документ и поставяте общи полета на формуляра, които могат да бъдат попълнени от всеки.
• Качвате документ и поставяте полета за формуляри за себе си, които могат да бъдат предварително попълнени.
• Качвате документ, добавяте получатели и поставяте зададени полета за формуляри за тях.
• Качвате документ със съществуващи полета за формуляри.
• Получавате документ и попълвате поставените в него полета за формуляри.

Тези пет случая на употреба могат също така да се комбинират и са описани по-подробно по-долу.

Случай на употреба 1: Качване на документ и поставяне на общи полета за формуляри

Както е описано в раздел "Видове полета на формуляри", общите полета не са присвоени на никого и следователно могат да бъдат попълнени от всеки. Обаче само докато първото лице подпише документа, след което те се фиксират върху документа. За да поставите общи полета, качете документ и изберете "Редактиране на документа " в дясната странична лента.

1. Плъзнете и пуснете общите полета от дясната странична лента върху документа.
2. Ако е необходимо, направете настройки за полето. За да направите това, щракнете върху иконата на молив.
3. Броят на общите полета се показва в лентата за известия. Използвайте стрелките, за да навигирате през полетата или ги попълнете директно в режим на бързо попълване.

Винаги имайте предвид, че общите полета се записват веднага след като някой подпише документа. Така че, ако искате полетата да бъдат попълнени от всеки получател, или подпишете документа, преди да поставите полетата, или само след като някой от вашите контакти е попълнил полетата и е подписал документа.

Случай на употреба 2: Качване на документ и поставяне на зададени от вас полета на формуляра

Ако поставяте полетата на формуляра за себе си, качете документ и изберете "Подпиши се сам" в дясната странична лента.

1. Ще намерите полетата на формуляра в третия раздел. Важно е предварително да сте избрали тип подпис и стил на подписване, в противен случай няма да можете да поставите никакви полета в документа.
2. Сега плъзнете и пуснете произволен брой полета на формуляра върху документа. Както вече беше описано в раздела "Видове формулярни полета", предварително дефинираните полета вече са попълнени с вашите данни, което ви спестява време при попълването на полетата. Можете да редактирате съдържанието им по всяко време.
3. Броят на зададените за вас полета се показва в лентата за известия. Използвайте стрелките, за да навигирате през полетата, или ги попълнете директно в режим на бързо попълване.
4. След това подпишете документа, за да запишете подписа си и другите полета на формуляра върху документа.

Ако желаете, можете да поканите контакти да подпишат документа. Можете да научите повече за това в следващия раздел "Случай на употреба 3: Качване на документ и поставяне на полета на формуляра за контакти".

Случай на употреба 3: Качване на документ и поставяне на полета на формуляра за контакти

За да поставите полетата на формуляра, които са изрично определени за конкретен получател, качете документ и изберете "Получатели" в дясната странична лента. Добавете един или повече контакти и определете реда за подписване, ролите и т.н., ако е необходимо. Щракнете върху "Напред", за да преминете към следващата стъпка. Сега можете да поставите полетата на формуляра за вашите получатели. Моля, обърнете внимание, че за всички подписващи лица трябва да бъде зададена поне една позиция за подписване.

1. В това поле за избор можете да видите кой получател е избран в момента. Щракнете върху полето, за да изберете друго лице от списъка. Можете също така да изберете "Всеки", ако искате да поставите общи полета.
2. Сега плъзнете и пуснете произволен брой полета на формуляра за избраното лице върху документа.
3. Броят на полетата за избраното лице се показва в лентата за известия. Използвайте стрелките, за да преминете през полетата, или ги попълнете директно за съответното лице в режим на бързо попълване.
4. След това преминете към следващото лице - или чрез полето за избор в горната част на страничната лента, или чрез бутона в долната част.

Повтаряйте това, докато поставите необходимите полета на формуляра за всички контакти. След това можете да настроите поканата си.

Случай на употреба 4: Качване на документ със съществуващи полета на формуляра

Ако качите документ със съществуващи полета за формуляри, те ще бъдат разпознати от sproof sign и ще можете да решите как да продължите:

1. Поемете полетата: Полетата на формуляра се приемат и се поставят в документа като общи полета. Те могат да бъдат възложени на някого по-късно или да бъдат попълнени директно.
2. Запазване на данните на формуляра: Ако полетата на формуляра вече са били попълнени в друг инструмент (напр. Adobe Acrobat Reader), можете да запазите въведените данни директно в документа. След това те вече не могат да бъдат редактирани.
3. Изтриване на полетата на формуляра: Всички разпознати полета и тяхното съдържание се премахват от документа.

Ако сте избрали опция 1, разпознатите полета на формуляра се поставят в документа като общи полета. Можете да ги попълните сами или да ги възложите на някого. За да направите това, отидете в "Получатели" и поканете контакти. Ако щракнете върху "Напред", в следващата стъпка ще бъдете попитани дали искате да възложите полетата на някого. Изберете един от получателите си.

Съвет: В тази стъпка можете да присвоите всички полета само наведнъж. Ако искате да присвоите отделни полета на някой друг, първо присвоете всички полета на един човек и след това променете присвояването на съответните полета директно в документа.

Случай на употреба 5: Получаване на документ и попълване на съществуващите полета

Ако сте получили от някого документ за подпис, отворете го както обикновено чрез връзката в имейла или чрез таблото за управление на sproof и преминете към "Подпиши се".

1. В третия таб на страничната лента ще видите списък с всички полета на формуляра, които са от значение за вас.
2. В този пример са зададени общи полета (сиво), полета, определени за вас (синьо ), и полета за други получатели (други цветове, полупрозрачни ). Задължителните полета, определени за вас, и общите задължителни полета трябва да бъдат попълнени, преди да можете да подпишете документа.
3. Можете също така да видите колко полета са зададени за вас в лентата с известия. Използвайте стрелките, за да преминете през полетата и да ги попълните в документа, или преминете в режим на бързо попълване, за да попълните полетата.
4. След като сте попълнили всички задължителни полета на формуляра, можете да подпишете документа.

Ако изпращачът е задал поле за качване на файлове, можете да качите необходимите файлове директно при попълване на полетата на формуляра:

1. Можете да видите кои файлове трябва да качите непосредствено до полето за качване в документа, както и в страничната лента.
2. Сега започнете да качвате файловете поотделно. За да направите това, щракнете върху съответното поле и изберете правилния файл в браузъра си за файлове. Моля, обърнете внимание, че изпращачът е посочил кои формати са разрешени (документи и/или изображения). Всеки файл може да бъде с максимален размер от 5 MB.
3. Избраният файл може да бъде премахнат, като щракнете върху символа за кошче за боклук, и след това да бъде качен отново.
4. Файловете могат да се качват и чрез режима за бързо попълване.

Важно: Подпишете документа само след като сте попълнили всички полета и сте качили файлове.